Einen Bastelnachmittag Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Bastelnachmittag steht und fällt mit der Vorbereitung der einzelnen Stationen. Lege zuerst Projekte, Zielgruppe und Teilnehmerzahl fest, reserviere den Raum und verschicke die Einladungen. Danach prüfst du den Materialbestand, fertigst Beispielstücke an und kaufst Fehlendes rechtzeitig nach. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Arbeitsplätze, geschützte Tische, verständliche Anleitungen und einen Empfang, der Anmeldungen und besondere Ernährungswünsche berücksichtigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Bastelprojekte ausarbeiten
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerliste abschließen
- 7
Materialbestand prüfen
2 Personen
- 8
Werkstückbeispiele anfertigen
2 Personen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Materialien abholen
2 Personen
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Arbeitsbeschreibungen drucken
- 13
Bastelmaterialien sortieren
3 Personen
- 14
Geschirr und Materialien abwaschen
2 Personen
- 15
Raum und Schlüssel überprüfen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Tische schützen
2 Personen
- 19
Bastelstationen einrichten
4 Personen
- 20
Getränke- und Snacktisch aufbauen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Anmeldetisch vorbereiten
Event
- 23
Besucher empfangen
3 Personen
- 24
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
- 25
Bastelaktivität betreuen
5 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 27
Snacks servieren
2 Personen
- 28
Werkstücke trocknen lassen
2 Personen
- 29
Abendprogramm betreuen
4 Personen
- 30
Abfall zwischendurch trennen
2 Personen
- 31
Werkstücke sicher verpacken
2 Personen
Nachbereitung
- 32
Bastelmaterial sammeln
4 Personen
- 33
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 34
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 35
Raum reinigen
3 Personen
- 36
Dekoration entfernen
2 Personen
- 37
Übrig gebliebene Materialien einpacken
2 Personen
- 38
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 39
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 40
Restbestände ordentlich verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Serviertisch
- Garderobenständer
Bastelmaterial
- TischhussenAnz. 6
- SchneidemattenAnz. 30
- KinderschereAnz. 30
- LeimflaschenAnz. 15
- BuntpapierAnz. 8
- KartonAnz. 5
- MaltsetsAnz. 10
- PinselAnz. 30
- MischpalettenAnz. 10
- SchürzenAnz. 30
- WasserbecherAnz. 30
- FilzstifteAnz. 10
- BuntstifteAnz. 10
- BleistifteAnz. 30
- RadiergummisAnz. 15
- LinealeAnz. 15
- TackerAnz. 4
- LocherAnz. 4
- SeilrollenAnz. 8
- PerlenboxenAnz. 6
- Holz-EisstieleAnz. 4
- WollknäuelAnz. 8
- StickerbögenAnz. 10
- TrockengestelleAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 35
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServierschalenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
Dekoration
- WimpelketteAnz. 3
- NamensschildhalterAnz. 30
- KlebebandhalterAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane pro Bastelprojekt mindestens eine fertige Vorlage ein. So können sich die Teilnehmenden schnell entscheiden und du erklärst nicht jede Arbeitsschrittfolge von vorn.
- Prüfe das Material spätestens 7 Tage vorher und kaufe Verbrauchsmaterial mit Reserve ein. Bei Scheren, Leim, Papier und Farben verhindert ein zusätzlicher Satz Engpässe an einzelnen Stationen.
- Richte die Bastelstationen vor dem Einlass vollständig ein: Schneidematten, Scheren, Leim, Papier und Werkzeuge gehören an jeden Tisch. Rechne mit einem freien Arbeitsplatz als Puffer, falls mehr Angemeldete erscheinen als erwartet.
- Schütze die Tische, bevor Wasserbecher, Pinsel und Maltsets verteilt werden. Trockengestelle und Aufbewahrungsboxen solltest du bereits vor Beginn aufstellen, damit fertige Werkstücke nicht zwischen Materialien liegen.
- Gib die Sicherheitsanweisungen vor dem Start und halte gedruckte Arbeitsbeschreibungen bereit. Besonders bei Tackern, Lochern und Scheren sollte klar sein, wo diese Werkzeuge benutzt und nach der Nutzung abgelegt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Bastelnachmittag planen?
- Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Projekten, Raum und Einladungen. Schließe die Teilnehmerliste 7 Tage vor dem Termin ab, damit du Material und Sitzplätze passend vorbereiten kannst.
- Wie viel Bastelmaterial braucht man pro Person?
- Plane pro Person mindestens ein vollständiges Projekt plus etwa 10 bis 15 Prozent Ersatzmaterial. Bei Papier, Karton, Leim und Farben ist diese Reserve besonders sinnvoll, weil beim Zuschneiden und Ausprobieren mehr verbraucht wird.
- Wie viele Personen können an einer Bastelstation arbeiten?
- Rechne mit 4 bis 6 Personen pro Tisch, abhängig vom Projekt und der Tischgröße. Für Arbeiten mit Schneidematten oder vielen Werkzeugen sind 4 Personen meist übersichtlicher als eine größere Gruppe.
- Was muss am Bastelnachmittag vor dem Einlass fertig sein?
- Etwa 30 Minuten vorher sollten Tische und Stühle stehen, Oberflächen geschützt, Stationen bestückt und der Getränke- und Snacktisch aufgebaut sein. Namensschilder, Anmeldetisch und gedruckte Anleitungen müssen ebenfalls bereitliegen.
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