Windsurfmarathon organiseren: checklist en planning
Een windsurfmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en deelnemers. Je regelt vooraf de wedstrijdlocatie, vergunning, verzekering en reddingscapaciteit, en legt vast wie tijdens de wedstrijd welke taak uitvoert. Daarna volgen inschrijvingen, wedstrijdregels, deelnemersinformatie en materiaalcontrole. In de laatste dagen draait alles om het weer, de veiligheid op het water en een duidelijke start- en finishopstelling. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in een vaste volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Reddingsboten vastleggen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijdregels publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Start- en finishlocatie bepalen
3 personen
Materiaal bestellen
Deelnemersinformatie versturen
Startnummers toewijzen
2 personen
Weersverwachting controleren
Parcours opnieuw controleren
3 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Wedstrijdmateriaal inspecteren
3 personen
Radiobatterijen opladen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routeborden klaarzetten
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
3 personen
Parcoursboeien uitzetten
4 personen
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
Reddingsboten positioneren
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Opening aankondigen
Marathon starten
4 personen
Parcours en deelnemers volgen
6 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Wedstrijdresultaten controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluiting aankondigen
Parcoursboeien binnenhalen
4 personen
Reddingsmateriaal terugbrengen
4 personen
Nazorg
Tenten afbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Wedstrijdgegevens archiveren
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Materialen reinigen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Parcoursboeienaantal 12
- Start- en finishboeienaantal 4
- Ankergewichtenaantal 16
- Ankerlijnenaantal 16
- Signaalvlaggenaantal 8
- Reddingsboeienaantal 6
- Werplijnenaantal 6
- Reddingsvestenaantal 12
- Reddingsplankenaantal 2
- Thermische dekensaantal 12
- Startnummersaantal 100
- Startnummerbandenaantal 100
- Stopwatchesaantal 4
- Klembordenaantal 6
Apparatuur
- Marifoonsaantal 8
- Megafoon
- Draagbare luidsprekersaantal 2
- Wedstrijdklok
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonladersaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Serveerschalenaantal 10
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterdispensersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Afzetlintaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 6
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- LED-lantaarnsaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en verzekering. Reddingsboten en EHBO-bezetting kunnen niet op het laatste moment beschikbaar zijn.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de marathon als je startnummers, startpakketten en deelnemersinformatie vooraf wilt voorbereiden. Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding.
- Maak één veiligheidsplan met het parcours, de reddingsposities, communicatiekanalen en de procedure bij slecht weer. Test marifoons, portofoonladers en radiobatterijen uiterlijk de dag ervoor.
- Controleer het parcours twee keer: eerst na het uitzetten en opnieuw op de wedstrijddag vóór de briefing. Let daarbij vooral op boeien, ankergewichten, ankerlijnen, start- en finishmarkering en routeborden.
- Plan op de wedstrijddag extra tijd voor de opbouw. Zet partytenten, tafels, wedstrijdklok en luidsprekers minstens 2 uur vóór de start klaar, zodat er nog tijd is voor een geluids- en veiligheidscontrole.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een windsurfmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je de locatie, vergunning, verzekering, reddingsboten, vrijwilligers en inschrijving; controleer de actuele vergunningstermijn bij de bevoegde instantie.
- Wanneer moet de inschrijving voor een windsurfmarathon sluiten?
- Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vóór de wedstrijd als je startnummers en startpakketten vooraf wilt maken. Houd daarnaast minimaal 2 dagen over om deelnemersinformatie, dieetwensen en vrijwilligersindeling te verwerken.
- Hoeveel reddingsboten heb ik nodig voor een windsurfmarathon?
- Er is geen vast aantal zonder informatie over parcours, deelnemers en lokale veiligheidsregels. Leg de benodigde capaciteit uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast in het veiligheidsplan en laat die controleren door de verantwoordelijke veiligheidscoördinator.
- Hoe laat moet ik het parcours en de start klaarzetten?
- Zet het parcours en de start- en finishlocatie minimaal 2 uur vóór de start op. Controleer daarna alle boeien, ankerlijnen, signalering, communicatieapparatuur en de wedstrijdklok voordat deelnemers worden gebrieft.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!