Zo organiseer je een wijnreis zonder last-minute gedoe

Een wijnreis staat of valt met de volgorde van regelen: eerst deelnemers en budget, daarna proeverij, restaurant, bus en route. Verzamel dieetwensen en contactgegevens meteen bij de aanmelding, zodat je reserveringen in één keer goed doorgeeft. Plan reistijden ruim tussen de onderdelen en stuur het programma vooraf naar iedereen. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke vertreklocatie, gekoelde spullen, proefnotitiebladen en een actuele deelnemerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemersgegevens controleren
5
Wijnproeverij reserveren
6
Restaurant reserveren
7
Bus reserveren
8
Route en reistijden uitwerken
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Betalingen controleren
11
Openstaande betalingen herinneren
12
Dieetwensen doorgeven
13
Deelnemerslijst afronden
14
Vertrektijden bevestigen
15
Proeverij en restaurant bevestigen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Routekaarten en naamkaartjes printen
18
Proefnotitiebladen voorbereiden
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Reisbenodigdheden inpakken
2 personen
21
Deelnemerslijst uitdelen
22
Vertreklocatie controleren

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Programma en veiligheidsregels toelichten
26
Snacks en water uitdelen
2 personen
27
Deelnemers naar de bus begeleiden
2 personen
28
Aanwezigheid bij vertrek controleren
29
Dranken uitdelen tijdens de rit
30
Groep naar de wijngaard begeleiden
2 personen
31
Rondleiding bij de wijngaard volgen
32
Wijnproeverij begeleiden
2 personen
33
Water en brood bijvullen
34
Groepsfoto maken
35
Deelnemers naar restaurant begeleiden
2 personen
36
Diner en dieetmaaltijden controleren
37
Diner begeleiden
2 personen
38
Aanwezigheid voor terugreis controleren
39
Deelnemers naar de bus begeleiden
2 personen
40
Dranken bijvullen voor terugreis
41
Deelnemers veilig laten uitstappen
2 personen

Nazorg

42
Overgebleven boodschappen sorteren
2 personen
43
Koelboxen en servies schoonmaken
2 personen
44
Afval verzamelen en weggooien
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
46
Facturen en bonnetjes verwerken
47
Foto's met deelnemers delen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Powerbanksaantal 2
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Servettenhoudersaantal 4

Keuken

Schenkkannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Kantoor

Naamkaartjesaantal 36
Balpennenaantal 36
Proefnotitiebladenaantal 36
Deelnemersmappenaantal 36
Routekaartenaantal 36
Klembordenaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 2
Zaklampenaantal 2

Schoonmaak

Handgelaantal 4
Reinigingsdoekjesaantal 2
Keukenrolaantal 4
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Zet een uiterste aanmelddatum op minimaal 4 weken voor vertrek. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, telefoonnummers en betalingen tegelijk te controleren; losse lijstjes zorgen snel voor fouten.
Reserveer de wijnproeverij, het restaurant en de bus voordat je het programma definitief maakt. Houd per verplaatsing extra tijd vrij voor instappen, parkeren en uitlopen van een proeverij.
Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf met vertrektijd, vertreklocatie, route en veiligheidsregels. Bevestig proeverij, restaurant en bus nogmaals 48 uur voor vertrek.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf definitief en geef dieetwensen dan door aan het restaurant. Print daarnaast routekaarten, naamkaartjes en proefnotitiebladen; vertrouw niet alleen op telefoons tijdens de reis.
Vul koelboxen met koelelementen en controleer drank-, glas- en keukenbenodigdheden de avond ervoor. Leg ook powerbanks, oplaadkabels, een EHBO-set, reflecterende hesjes en zaklampen klaar voor vertraging of een late terugkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijnreis organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken voor vertrek met deelnemers en reserveringen. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk 2 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd moet er tussen een wijnproeverij en het restaurant zitten?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten tussen het einde van de proeverij en de reservering in het restaurant. Daarmee houd je ruimte voor afronden, instappen en reistijd.
Wanneer stuur ik het programma van een wijnreis naar de deelnemers?: Stuur het programma uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Bevestig vertrektijd, locatie en reserveringen daarna nog een keer 48 uur vooraf.
Wat moet ik meenemen naar een wijnreis?: Neem naast koelboxen en koelelementen ook wijnglazen, waterglazen, kurkentrekkers, proefnotitiebladen en balpennen mee. Leg routekaarten, een actuele deelnemerslijst, powerbanks en een EHBO-set uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.