Weefworkshop organiseren: checklist en planning
Een weefworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen weefgetouwen en garen klaarzetten. Leg eerst datum, locatie, docent en programma vast; daarna werk je de deelnemers, materialen en catering uit. Reserveer per deelnemer een vaste werkplek en controleer vooraf of alle getouwen, scharen en garens compleet zijn. Op de workshopdag zelf draait alles om een rustige ontvangst, logisch ingerichte tafels en materialen die per tafel klaarliggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopdatum bevestigen
Locatie reserveren
Docent vastleggen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weeftechniek en programma bepalen
2 personen
Werkplekken indelen
Materialen controleren
2 personen
Ontbrekende materialen inkopen
Boodschappen doen
Garens sorteren
2 personen
Weefgetouwen voorbereiden
2 personen
Werkbladen voorbereiden
Catering gekoeld opslaan
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Weefwerkplekken inrichten
3 personen
Materialen per tafel klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Ontvangsttafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Weefgetouw demonstreren
Deelnemers laten starten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Werkstukken bespreken
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
Werkruimte schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering opruimen
Deelnemers werkstukken nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 3
Apparatuur
- Tafelweefgetouwenaantal 20
- Verlengsnoerenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
Verlichting
- Bureaulampenaantal 6
Weefmateriaal
- Katoenen garenaantal 20
- Wollen garenaantal 20
- Linnen garenaantal 10
- Katoenen inslaggarenaantal 20
- Voorbereide scheringdradenaantal 20
- Weefnaaldenaantal 24
- Weefspoelenaantal 24
- Weefkammenaantal 20
- Inslaglattenaantal 20
- Vilten onderleggersaantal 20
Gereedschap
- Textielscharenaantal 12
- Meetlintenaantal 12
- Potlodenaantal 24
- Linialenaantal 12
- Punaisesaantal 2
Presentatie
- Demonstratiestukaantal 3
- Naambadgesaantal 24
- Programmaflyersaantal 24
Servies
- Mokkenaantal 30
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Keuken
- Koffiekannenaantal 2
- Theepottenaantal 2
- Serveerbladenaantal 4
- Schaaltjesaantal 8
Schoonmaak
- Afwasborstelsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Vuilniszakhouderaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de materiaalcontrole minimaal 7 dagen voor de workshop. Tel de tafelweefgetouwen, weefnaalden, spoelen en scharen en leg per deelnemer een complete set klaar, plus enkele reserve-exemplaren.
- Maak de werkplekken minstens 60 minuten voor aanvang gereed. Zet stoelen, tafels, een getouw, goede verlichting en gereedschap zo neer dat de docent eenvoudig kan rondlopen.
- Sorteer katoenen, wollen en linnen garens vooraf per tafel. Een duidelijk gelabelde indeling voorkomt dat deelnemers tijdens de uitleg zoeken naar geschikt inslaggaren.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld het programma, starttijd, bereikbaarheid, wat deelnemers zelf meenemen en hoe je met dieetwensen omgaat.
- Zet koffie, thee en gekoelde catering pas vlak voor de ontvangst klaar. Houd waterkokers en verlengsnoeren buiten de looproute en plaats afvalbakken op minstens twee zichtbare plekken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een weefworkshop organiseren?
- Leg de datum, locatie en docent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de workshop het aantal werkplekken en materialen kunt bepalen.
- Hoeveel weefgetouwen heb ik nodig voor een weefworkshop?
- Reken op 1 tafelweefgetouw per deelnemer. Controleer daarnaast minimaal 7 dagen vooraf of elk getouw bruikbaar is en of er voldoende voorbereide scheringdraden, weefnaalden en spoelen zijn.
- Wanneer richt ik de werkplekken in voor een weefworkshop?
- Richt de ruimte ongeveer 60 minuten voor aanvang in. Leg materialen per tafel klaar, test de verlichting en controleer of kabels geen looppaden blokkeren.
- Wat moet ik deelnemers vooraf sturen voor een weefworkshop?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen van tevoren. Neem daarin de starttijd, locatie, het programma, benodigdheden en een contactmogelijkheid voor dieetwensen of andere vragen op.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!