LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Warme Truiendag organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een geslaagde Warme Truiendag draait om meer dan alleen een dikke trui aantrekken. Je regelt vooraf een geschikte ruimte, een duidelijke route, lagere verwarming en genoeg vrijwilligers voor ontvangst, buffet en kledingruil. In de laatste week controleer je de voorraad, verzamel je dieetwensen en maak je de boodschappen definitief. Op de dag zelf staan soep, koffie en thee klaar, terwijl informatieborden bezoekers naar de juiste plek leiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Ruimte reserveren

  • Verwarmingsafspraak maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Voorraad en materialen controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst definitief maken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materialen ophalen

    2 personen

  • Soep en dranken koel zetten

    2 personen

  • Informatieborden voorbereiden

    2 personen

  • Aanmeldlijst en badges maken

    2 personen

  • Ruimte en route controleren

    2 personen

Event

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Kledingruilrek opstellen

    2 personen

  • Buffet en uitgiftepunt inrichten

    3 personen

  • Soep en brood voorbereiden

    4 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Versiering en informatie ophangen

    2 personen

  • Verlichting en apparatuur testen

    2 personen

  • Verwarming lager zetten

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Ontvangsttafel bemannen

    2 personen

  • Bezoekers welkom heten

    2 personen

  • Programma en klimaatdoel toelichten

  • Kledingruil begeleiden

    2 personen

  • Klimaatinformatie toelichten

    2 personen

  • Soep en brood serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet en tafels schoonhouden

    2 personen

  • Afval gescheiden inzamelen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Overgebleven eten veilig verpakken

    2 personen

  • Materialen en decoratie afbouwen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    4 personen

  • Verwarming terugzetten

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Kledingruilrestanten wegbrengen

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 100
  • Kledingrekkenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 2
  • Kapstokkenaantal 4

Servies

  • Soepkommenaantal 120
  • Bordenaantal 120
  • Mokkenaantal 120
  • Glazenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Informatiebordenaantal 6
  • Pijlbordenaantal 8
  • Naamstickersaantal 120
  • Kledinghangersaantal 150
  • Waslijnknijpersaantal 100

Apparatuur

  • Soepketelsaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 3
  • Koelboxenaantal 3
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 4
  • Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Schoonmaakemmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 3
  • Opslagbakkenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de verwarmingsafspraak uiterlijk een week vooraf vast. Spreek af wanneer de verwarming lager gaat en controleer op de dag zelf of de ruimte niet alsnog te warm is.
  • Verzamel dieetwensen met de aanmelding en geef de aantallen door voordat je boodschappen doet. Zet soep, brood en dranken pas klaar nadat je de voorraad opnieuw hebt geteld.
  • Plan minimaal twee mensen bij de ontvangsttafel tijdens het eerste uur. Zij controleren de aanmeldlijst, delen naamstickers uit en verwijzen bezoekers met pijlborden naar het buffet en kledingrek.
  • Zet de kledingruil op een aparte plek met kledingrekken, hangers en knijpers. Label vooraf waar ingeleverde kleding komt en voorkom dat de route naar de soepuitgifte wordt geblokkeerd.
  • Test verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren vóór de deuren opengaan. Houd stekkerdozen en snoeren uit looproutes en plaats afvalbakken zowel bij het buffet als bij de uitgang.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik Warme Truiendag organiseren en de ruimte reserveren?
Leg de datum, het programma en de ruimte minimaal 4 weken vooraf vast. Zo houd je nog tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en een afspraak over de verwarming.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor Warme Truiendag?
Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 2 voor buffet en dranken en 1 voor de kledingruil tijdens het drukste uur. Bij meer dan 30 bezoekers is een extra reservepersoon praktisch.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor soep en dranken?
Maak de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor het evenement. Zet gekoelde soep en dranken daarna direct koel en controleer op de ochtend zelf opnieuw de hoeveelheden.
Hoe richt ik een kledingruil op Warme Truiendag in?
Zet het kledingrek minimaal 30 minuten voor aanvang klaar, met hangers en een duidelijk informatiebord. Plaats de kledingruil buiten de buffetroute en wijs één vrijwilliger aan die de plek tijdens het eerste uur beheert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!