Zo organiseer je een wandeltocht met afsluitende borrel
Begin niet met de borrel, maar met de route en de logistiek eromheen. Verken het parcours vooraf, regel start- en eindlocatie en controleer toestemming, parkeren en een alternatieve route. Daarna leg je aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten vast. In de laatste week bereid je routepijlen, deelnemersinformatie, verlichting, EHBO en de borrel voor. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen of dat warme soep, servies en zitplaatsen pas na afloop geregeld zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route selecteren
- 2
Route vooraf verkennen
2 personen
- 3
Alternatieve route bepalen
- 4
Startlocatie reserveren
- 5
Eindlocatie reserveren
- 6
Parkeermogelijkheden controleren
- 7
Toestemming voor route controleren
- 8
Uitnodigingen versturen
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Noodcontacten verzamelen
- 12
Deelnemerslijst opstellen
- 13
Weersverwachting controleren
- 14
Deelnemersinformatie versturen
- 15
Routekaarten afdrukken
- 16
Deelnemersnummers maken
- 17
Routepijlen voorbereiden
2 personen
- 18
Boodschappenlijst controleren
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Versproducten gekoeld bewaren
- 21
Materialen verzamelen
2 personen
- 22
EHBO-set controleren
- 23
Walkietalkies opladen
- 24
Lantaarns en lampen opladen
Event
- 25
Startpunt klaarzetten
3 personen
- 26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 27
Routepijlen plaatsen
2 personen
- 28
Rustpunten inrichten
2 personen
- 29
Eindlocatie inrichten
3 personen
- 30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 31
Dranken koud zetten
2 personen
- 32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 33
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 34
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 35
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
- 36
Wandeltocht begeleiden
4 personen
- 37
Voorste groep begeleiden
- 38
Achterste groep begeleiden
- 39
Rustpunt bevoorraden
2 personen
- 40
Water en snacks uitdelen
2 personen
- 41
Deelnemers tellen bij rustpunt
2 personen
- 42
Routepijlen controleren
- 43
Verlichting bij eindpunt plaatsen
2 personen
- 44
Soep en brood klaarzetten
3 personen
- 45
Finishdeelnemers registreren
2 personen
- 46
Soep en brood serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Servies afruimen
2 personen
- 50
Routepijlen verwijderen
2 personen
- 51
Verlichting opruimen
2 personen
Nazorg
- 52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 53
Afval verzamelen
2 personen
- 54
Servies afwassen
2 personen
- 55
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
- 56
Materialen droog en schoon opbergen
2 personen
- 57
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 58
Achtergebleven spullen controleren
- 59
Deelnemers informeren over gevonden spullen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Partytentaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Walkietalkiesaantal 6
- Telefoonopladersaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 4
Verlichting
- Ledlantaarnsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Sportmateriaal
- Reflecterende hesjesaantal 8
- Routepijlenaantal 35
- Pionnenaantal 12
- Koordaantal 2
- Stappentellersaantal 4
EHBO
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
- Wegwerphandschoenenaantal 20
- Tekentangaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Soepkommenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 4
Keuken
- Thermosflessenaantal 6
- Soepkommen met dekselaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 6
- Tangenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Catering
- Waterkannenaantal 6
- Koffiefiltersaantal 100
- Kurkentrekkersaantal 2
- Boodschappen
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Naamstickersaantal 50
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasbakkenaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handveger en blikaantal 2
Tips
- Plan de routeverkenning minimaal 2 weken vooraf en loop het volledige parcours. Noteer smalle doorgangen, ontbrekende bewegwijzering en plekken waar een alternatieve route nodig is.
- Maak de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek definitief. Vermeld starttijd, routeafstand, parkeerinformatie, eindlocatie, noodnummer en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wanneer je routepijlen, pionnen en reflecterende hesjes plaatst. Bij een late of donkere finish heb je opgeladen ledlantaarns, walkietalkies en telefoonopladers nodig.
- Koop verse producten pas 1 dag vooraf en bewaar ze gekoeld in koelboxen. Zet voor de borrel vooraf de soepkommen, herbruikbare bekers, borden en bestek per tafel klaar.
- Maak op de dag zelf een vaste startpost met deelnemerslijst, routekaarten, noodcontacten en EHBO-koffer. Wijs minstens 2 personen aan voor de communicatie onderweg en controleer of alle walkietalkies zijn opgeladen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met route, toestemming en start- en eindlocatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de tocht, zodat je dieetwensen en noodcontacten op tijd verzamelt.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een wandeltocht met borrel?
- Reken na aankomst op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur, naast water bij de start en finish. Voor een groep van 20 personen betekent dat 40 tot 60 drankjes voor de borrel.
- Wanneer moet ik de routepijlen en routekaarten voorbereiden?
- Maak routekaarten en deelnemersnummers uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg de routepijlen en andere markeringen op volgorde klaar en plaats ze op de dag zelf ruim vóór de eerste deelnemers vertrekken.
- Wat moet ik regelen voor veiligheid tijdens een wandeltocht?
- Verzamel uiterlijk 1 week vooraf de noodcontacten en controleer de EHBO-koffer, reddingsdekens, wegwerphandschoenen en tekentang. Zorg daarnaast voor minstens 2 opgeladen telefoons en spreek af wie onderweg bereikbaar blijft.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!