Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersdag
Een vrijwilligersdag draait om een strak programma én een ontvangst waarbij iedereen snel weet waar hij moet zijn. Regel eerst de locatie, deelnemers en catering; werk daarna toe naar de inrichting en techniek. Verzamel dieetwensen op tijd, stuur het programma vooraf en controleer toegang, materialen en stroom voordat de eerste vrijwilliger arriveert. Met deze checklist houd je overzicht over 49 taken en 37 benodigdheden, van naamkaartjes en buffettafels tot koffie, verlichting en schoonmaak.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Locatie reserveren
Toegang en sleutel ophalen
Cateringbestelling plaatsen
Benodigdheden controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Welkomstbord maken
Muziek samenstellen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels aankleden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Informatietafel inrichten
2 personen
Event
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Activiteiten begeleiden
6 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheid en bedankmoment verzorgen
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Sleutels terugbrengen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 3
- Tafelkledenaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerschalenaantal 10
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
- Tafeldecoratieaantal 8
- Welkomstbordenaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- LED-werklampenaantal 2
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
Materialen
- Naamkaartjesaantal 60
- Watervaste stiftenaantal 10
- Rol schilderstapeaantal 6
- Klapbordenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat de cateringbestelling niet op de laatste dag hoeft te worden aangepast.
- Reserveer de locatie minimaal vier weken vooraf en leg vast wie de sleutel ophaalt. Controleer ook wanneer je naar binnen kunt; opbouw van partytenten, tafels, stoelen en buffet kost al snel 60 tot 90 minuten.
- Stuur het programma minstens vijf dagen vooraf naar alle deelnemers. Zet op de informatietafel een welkomstbord, naamkaartjes en praktische informatie, zodat vrijwilligers bij aankomst niet eerst uitleg hoeven te zoeken.
- Test geluidsinstallatie, draagbare speakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw klaar is. Sluit verlichting en koffie- en theeapparatuur niet pas aan wanneer het programma al begint.
- Plan na afloop minimaal 30 minuten voor opruimen. Houd een bezem, stoffer en blik en voldoende kratten klaar voor servies, glazen en andere spullen, zodat de locatie netjes wordt achtergelaten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersdag organiseren?
- Begin ongeveer vier weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en catering. Leg de laatste week het programma, de dieetwensen, toegang en benodigdheden vast.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een vrijwilligersdag versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur drie weken vooraf. Geef deelnemers daarna nog 7 tot 10 dagen om zich aan te melden en dieetwensen door te geven.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een vrijwilligersdag op te bouwen?
- Reken voor de opbouw op 60 tot 90 minuten, afhankelijk van partytenten, tafels, buffet en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een controle van verlichting, geluid, koffie en ontvangsttafel.
- Wat moet ik klaarzetten voor de ontvangst van vrijwilligers?
- Zet uiterlijk 30 minuten voor aanvang het welkomstbord, naamkaartjes en de informatietafel klaar. Controleer ook de toegang, het programma en de route naar koffie, buffet en toiletten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!