Checklist pour organiser une Journée des bénévoles
Une Journée des bénévoles réussie repose surtout sur une préparation répartie dans le temps. Commencez par réserver le lieu et envoyer les invitations, puis centralisez les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, vérifiez le matériel, rafraîchissez les boissons et préparez les badges, le buffet et l’accueil. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, les tentes, le café, la sonorisation et le stand d’information avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Réserver le lieu
Récupérer l’accès et la clé
Passer la commande traiteur
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer le panneau d’accueil
Composer la musique
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Aménager le stand d’information
2 personnes
Événement
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer les activités
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
Récupérer la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Organiser le moment d’adieu et de remerciement
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter les clés
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 3
- Nappesqté 8
- Tables de buffetqté 3
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 10
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Enceintes portablesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 50
- Décoration de tableqté 8
- Panneaux de bienvenueqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de travail LEDqté 2
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
Matériel
- Badges nominatifsqté 60
- Marqueurs indélébilesqté 10
- Rouleau de ruban de masquageqté 6
- Chevaletsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 à 10 jours aux bénévoles pour répondre. Utilisez les inscriptions pour connaître le nombre de repas, les besoins alimentaires et le volume de badges à préparer.
- Réservez le lieu avant de commander le traiteur et vérifiez l’accès au moins 48 heures à l’avance. Sans clé, horaires d’ouverture ou point de livraison confirmés, l’installation peut être bloquée dès le matin.
- Préparez les équipements électriques la veille : enceintes, rallonges, multiprises et éclairage. Testez la sonorisation sur place et gardez les lampes de travail LED disponibles si l’installation commence avant le lever du jour.
- Ne laissez pas les boissons et le café au dernier moment. Prévoyez plusieurs glacières pour les boissons, puis installez séparément le point café et thé avec machines à café, bouilloires, thermos et tasses.
- Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’accueil. Les tentes, tables, chaises, buffet, vaisselle, décoration et panneaux de bienvenue prennent plus de temps lorsqu’ils sont montés par plusieurs équipes.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une Journée des bénévoles ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et les badges.
- Combien de temps prévoir pour installer une Journée des bénévoles ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des bénévoles, et davantage si vous montez des tentes ou installez plusieurs espaces. Gardez les 30 dernières minutes pour tester le son, vérifier le buffet et préparer l’accueil.
- Quand commander le traiteur pour une Journée des bénévoles ?
- Passez la commande dès que les inscriptions sont suffisamment fiables, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Confirmez le nombre final de repas et les restrictions alimentaires 48 heures avant la livraison.
- Que faut-il vérifier la veille d’une Journée des bénévoles ?
- Contrôlez l’accès au lieu, les clés, le matériel, les boissons, la vaisselle et les éléments d’accueil. Préparez aussi les badges, le programme, les fruits et légumes et les équipements électriques au plus tard la veille.
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