LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Vredesmars organiseren: checklist en planning

Een vredesmars vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemers. Leg eerst datum, route en locaties vast en regel daarna vergunning, verkeersmaatregelen en hulpdiensten. In de weken voor de mars werk je vrijwilligers, communicatie, rustpunten en bewegwijzering uit. Controleer vlak voor de start de route, het weer, de EHBO-materialen en alle apparatuur voor muziek en toespraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Start- en eindlocatie reserveren

  • Vergunning aanvragen

  • Verkeersplan uitwerken

    2 personen

  • Hulpdiensten informeren

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen openen

  • Route online publiceren

  • Sponsoren benaderen

    2 personen

  • Muziek en toespraken plannen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Route vooraf controleren

    3 personen

  • Rustpunten bepalen

    2 personen

  • Communicatieplan maken

    2 personen

  • Polsbandjes bestellen

  • Drukwerk laten maken

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materialen controleren

    3 personen

  • Routepijlen voorbereiden

    2 personen

  • EHBO-tassen vullen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Startpunt afzetten

    3 personen

  • Route bewegwijzeren

    5 personen

  • Rustpunten inrichten

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Partytenten opzetten

    6 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Vredesvlaggen ophangen

    3 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • EHBO-post inrichten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    6 personen

  • Aanwezigheid registreren

    3 personen

  • Polsbandjes uitdelen

    3 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Mars begeleiden

    8 personen

  • Verkeerskruisingen bewaken

    6 personen

  • Routepijlen controleren

    2 personen

  • Water uitdelen

    4 personen

  • Fruit uitdelen

    3 personen

  • EHBO verlenen

    2 personen

  • Achterblijvers begeleiden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Aankomst begeleiden

    5 personen

  • Rustpunt opruimen

    3 personen

  • Toespraken begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Muziek verzorgen

    2 personen

  • Informatiestand bemannen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Afscheid en bedankwoord verzorgen

  • Deelnemers uitgeleiden

    4 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Verkeersmateriaal verwijderen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur afbouwen

    2 personen

  • Partytenten afbreken

    6 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verwerken

  • Route op schade controleren

    2 personen

  • Restanten gekoeld bewaren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 40
  • Barkrukkenaantal 6
  • Inschrijftafelsaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

  • Accuspeakersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstatievenaantal 2
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Powerbanksaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Handlampenaantal 8

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Veiligheidshesjesaantal 20
  • Zaklampenaantal 10
  • Nooddekensaantal 10
  • Reflecterende armbandenaantal 30

Communicatie

  • portofoonsaantal 10
  • Megafoonaantal 2
  • Telefoonladersaantal 6

Bewegwijzering

  • Routepijlenaantal 40
  • Routestandaardsaantal 20
  • Informatiebordenaantal 8
  • Afzethekkenaantal 12
  • Verkeerskegelsaantal 20
  • Kabelbindersaantal 200
  • Markeerstiftenaantal 12

Decoratie

  • Vredesvlaggenaantal 30
  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Spandoekenaantal 6
  • Bannersaantal 4
  • Tafelkledenaantal 10

Verlichting

  • Ledlampenaantal 12
  • Lichtslingersaantal 6

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 300
  • Herbruikbare bordenaantal 250
  • Herbruikbaar bestekaantal 300
  • Koffiekopjesaantal 150
  • Serveerschalenaantal 20
  • Schenkkanenaantal 8

Keuken

  • Waterkannenaantal 12
  • Thermoskannenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Serveerbestekaantal 12
  • Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

  • Afvalknijpersaantal 6
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsaantal 4
  • Vuilnisgrijpersaantal 6
  • Schoonmaakkar

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en eindlocatie en de vergunning. Een verkeersplan en afstemming met hulpdiensten kunnen extra doorlooptijd vragen.
  • Open de aanmeldingen zodra route en programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de mars. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf met starttijd, route, rustpunten en bereikbaarheid.
  • Plan vrijwilligers per taak en tijdstip: ontvangst, routebegeleiding, rustpunten, verkeer en opruimen. Reken naast de bezetting tijdens de mars op een opbouwploeg die 2 uur eerder begint.
  • Loop de volledige route 1 tot 2 weken vooraf en controleer kruisingen, obstakels, rustpunten en plekken voor routepijlen. Leg bewegwijzering, afzethekken en verkeerskegels op volgorde van gebruik klaar.
  • Test accuspeakers, draadloze microfoons, portofoons en het mengpaneel uiterlijk 1 dag vooraf. Laad powerbanks en telefoonladers op en bewaar EHBO-koffers, veiligheidshesjes en zaklampen op vaste, herkenbare punten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vredesmars organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Plan de vergunning, het verkeersplan en de afstemming met hulpdiensten als eerste, omdat wijzigingen in route of tijd daarna gevolgen hebben voor de rest van de organisatie.
Wanneer moet ik een vergunning voor een vredesmars aanvragen?
Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, idealiter 8 tot 12 weken voor de mars. Controleer bij de bevoegde gemeente welke termijn geldt voor jouw route en verwachte aantal deelnemers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vredesmars?
Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling per taak en locatie. Het benodigde aantal hangt af van route, kruisingen en deelnemers; plan in elk geval aparte mensen voor ontvangst, routebegeleiding, rustpunten, verkeer, EHBO-ondersteuning en opruimen.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een vredesmars?
Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 dagen voor de mars en stuur een korte weer- of route-update op de dag ervoor. Vermeld start- en eindlocatie, route, rustpunten, programma, contactnummer en eventuele wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!