Checklist voor een goed georganiseerde trouwtaartproeverij
Een trouwtaartproeverij draait niet alleen om verschillende smaken kiezen. Je moet vooraf de datum, locatie, leverancier, gasten en dieetwensen vastleggen, zodat er op de dag zelf genoeg proefstukken en zitplaatsen zijn. Plan ook de proefvolgorde en regel menukaartjes, allergeneninformatie en stemformulieren voordat de uitnodigingen eruit gaan. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat vaak pas te laat wordt geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijd vastleggen
Locatie voor proeverij vastleggen
Taartleverancier selecteren
2 personen
Proefsmaken samenstellen
2 personen
Offertes voor taarten aanvragen
Budget voor proeverij bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Allergieën registreren
Definitief aantal gasten bepalen
Taartproeverij reserveren
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Menukaartjes ontwerpen
Allergenenkaart maken
Stemformulieren maken
Muziek voor ontvangst kiezen
Proefstukken bestellen
Dranken en hapjes inkopen
2 personen
Servies en glaswerk controleren
Decoratie controleren
Koelruimte vrijmaken
Taartlevering bevestigen
Gastenlijst afdrukken
Route en parkeergegevens delen
Proefstukken ophalen
2 personen
Proefstukken gekoeld bewaren
Locatie ventileren
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Proeftafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
Koffie en thee klaarzetten
Servies klaarzetten
2 personen
Menukaartjes plaatsen
Allergeneninformatie plaatsen
Stemformulieren klaarleggen
Achtergrondmuziek testen
Ontvangsttafel inrichten
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Jassen aannemen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Proeverij uitleggen
Eerste proefronde serveren
2 personen
Tweede proefronde serveren
2 personen
Derde proefronde serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
Dranken bijvullen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Vragen aan taartenmaker begeleiden
Stemformulieren ophalen
Favoriete smaak bespreken
2 personen
Taartontwerp bespreken
2 personen
Prijsopties noteren
Bestelgegevens vastleggen
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
Overgebleven taart verpakken
2 personen
Koelproducten terugplaatsen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afval scheiden
Servies afwassen
2 personen
Werkbladen schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Vloer vegen en dweilen
2 personen
Koelboxen leegmaken
Locatie eindcontroleren
2 personen
Afval naar container brengen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
Taartkeuze schriftelijk bevestigen
Bestelling bij leverancier plaatsen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Kledingrek
- Bijzettafelsaantal 2
- Tafelkleedtafels
Servies
- Gebaksbordenaantal 30
- Koffiekopjesaantal 30
- Theeglazenaantal 30
- Wijnglazenaantal 30
- Waterglazenaantal 30
- Gebaksvorkjesaantal 30
- Theelepelsaantal 30
- Taartscheppenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekannenaantal 2
- Theepottenaantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Serveertangenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Bluetoothspeaker
- Laptoptas
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Taartmessenaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Keukenweegschaal
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Vershoudbakkenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Decoratie
- Tafellopersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Kaarsenaantal 24
- Kaarshoudersaantal 12
- Menukaartstandaardsaantal 8
- Naamkaartjesaantal 24
- Welkomstbord
- Decoratieve taartstandaardsaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
- Ballonnenaantal 30
Papierwaren
- Menukaartjesaantal 24
- Allergenenkaartjesaantal 12
- Stemformulierenaantal 24
- Pennenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 6
- Naamstickersaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Sponzenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de proeverij minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast. Vraag offertes aan bij meerdere taartleveranciers en geef meteen het verwachte aantal gasten, de gewenste datum en eventuele allergieën door.
- Stel de proefsmaken samen voordat je proefstukken bestelt. Reken per smaak op één klein proefstuk per aanwezige gast en plan niet meer dan 5 tot 6 smaken achter elkaar; daarna worden verschillen moeilijker te beoordelen.
- Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk 10 dagen voor de proeverij. Zet deze informatie niet alleen op een gastenlijst, maar ook op een duidelijke allergenenkaart naast de betreffende taart.
- Controleer de locatie minstens één week vooraf op tafels, stoelen, koelruimte en stroompunten. Koffiezetapparaten, waterkokers en een Bluetoothspeaker kunnen extra stekkerdozen of verlengsnoeren nodig hebben.
- Zet stemformulieren, menukaartjes en de proefvolgorde de dag ervoor klaar. Voorzie per deelnemer één formulier en houd na afloop direct de voorkeursmaak, opmerkingen en afgesproken vervolgstap bij.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een trouwtaartproeverij organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Reserveer de taartleverancier zodra je weet hoeveel gasten deelnemen en welke proefsmaken je wilt testen.
- Hoeveel taarten proef je tijdens een trouwtaartproeverij?
- Plan meestal 4 tot 6 smaken per proeverij. Neem per smaak één klein proefstuk per aanwezige gast en zet water en neutrale hapjes klaar om tussendoor te kunnen resetten.
- Hoeveel gasten nodig je uit voor een trouwtaartproeverij?
- Beperk de groep bij voorkeur tot 4 tot 8 personen, zodat iedereen gericht kan proeven en stemmen. Bepaal het definitieve aantal uiterlijk 10 dagen vooraf, zodat je genoeg proefstukken en servies bestelt.
- Wanneer geef je allergieën door aan de taartleverancier?
- Geef allergieën direct door bij het aanvragen van de offerte en bevestig ze nogmaals uiterlijk 10 dagen voor de proeverij. Vraag om afzonderlijk gemarkeerde proefstukken en een allergenenkaart op tafel.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.