Checklist voor een Tiny Forest plantdag
Een Tiny Forest plantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen zaailingen en scheppen klaarzetten. Bevestig eerst de locatie, datum en toestemming en werk daarna toe naar een duidelijke indeling van plantvakken en vrijwilligers. Op de dag zelf moeten ontvangst, veiligheidsinstructie, plantdemonstratie, gereedschap en catering tegelijk soepel lopen. Deze checklist helpt je bepalen wat je vooraf regelt, wat je de dag ervoor controleert en wat direct voor de start klaar moet staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Plantlocatie en datum bevestigen
Benodigde toestemming controleren
Reserveringen voor materiaal maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
Plantplan en vakken markeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Plantmateriaal ophalen
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Eten en drinken gekoeld opslaan
2 personen
Deelnemerslijst en badges printen
Event
Locatie en toegang controleren
2 personen
Afzettingen en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Partytenten en tafels opstellen
4 personen
Ontvangst- en infobalie inrichten
2 personen
Gereedschap per plantvak klaarleggen
4 personen
Plantmateriaal per vak verdelen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Plantdemonstratie geven
2 personen
Plantvakken begeleiden
8 personen
Bomen en struiken planten
30 personen
Bodem rond planten aandrukken
6 personen
Planten water geven
6 personen
Gereedschap innemen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en soep serveren
4 personen
Afval tijdens programma verzamelen
2 personen
Bedankwoord en groepsfoto verzorgen
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Gereedschap schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoon achterlaten
4 personen
Herbruikbaar servies afwassen
3 personen
Materiaal naar opslag vervoeren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Jonge aanplant nabesproeien
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 30
- Picknickbankenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbare soepkommenaantal 70
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Soepketelsaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
Gereedschap
- Spadesaantal 20
- Scheppenaantal 12
- Harkenaantal 8
- Kruiwagensaantal 4
- Emmersaantal 12
- Gieteraantal 8
- Werkhandschoenenaantal 40
- Meetlintenaantal 4
- Houten plantstokkenaantal 20
Plantmateriaal
- Boom- en struikzaailingenaantal 100
- Bosplantenaantal 180
- Compostaantal 3
- Houtsnippersaantal 10
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsbrillenaantal 20
- Werkjassenaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Decoratie
- Infobordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Naamstickersaantal 80
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasteilenaantal 3
- Handvegers en blikkenaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de vrijwilligers niet alleen voor het planten: wijs vooraf ook mensen aan voor registratie, de infobalie, koffie en thee, materiaalverdeling en opruimen. Zo blijven ontvangst en plantvakken tegelijk bemand.
- Controleer minimaal 48 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wie partytenten, afzettingen en bewegwijzering plaatst. Leg bij regen ook een droge plek vast voor eten, drinken en de veiligheidsinstructie.
- Verdeel gereedschap en boom- en struikzaailingen per plantvak voordat deelnemers arriveren. Reken per vak op een vaste set spades, scheppen, harken, emmers en gieters, zodat vrijwilligers niet tussendoor hoeven te zoeken.
- Haal plantmateriaal en gereserveerd materiaal op tijd op en controleer elk gereedschap vóór vertrek naar de locatie. Reserveer minstens 30 minuten vóór de ontvangst voor het opstellen van tafels, tenten, kabels en de infobalie.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en houd eten en drinken gekoeld tot het uitserveren. Zet herbruikbare bekers, borden, bestek en soepkommen bij één uitgiftepunt klaar en wijs iemand aan voor aanvullen en afwas.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Tiny Forest plantdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de plantlocatie en datum te bevestigen, toestemming te controleren, materiaal te reserveren, uitnodigingen te versturen en vrijwilligers in te delen.
- Hoeveel tijd moet ik op de plantdag zelf uittrekken voor de opbouw?
- Plan minimaal 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst. In die tijd plaats je afzettingen en bewegwijzering, zet je tenten en tafels op, richt je de registratiebalie in en verdeel je gereedschap en plantmateriaal per vak.
- Wanneer controleer ik het weer voor een Tiny Forest plantdag?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik de uitkomst om tenten, verlichting, extra bescherming en de opstelling van eten en drinken aan te passen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Tiny Forest plantdag?
- Maak minimaal 5 aparte rollen: ontvangst en registratie, veiligheidsinstructie, plantdemonstratie, materiaalverdeling en catering. Voeg per actief plantvak minstens 2 begeleiders toe, afhankelijk van het aantal deelnemers en de grootte van de locatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!