Straatfeest organiseren: checklist en planning
Een straatfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en eten op straat zetten. Je moet vergunningen, straatafsluiting en geluidsmelding vroeg regelen en bewoners tijdig informeren. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, leveringen en een praktisch verkeersplan. Op de dag zelf draait het om koelen, klaarzetten, stroom controleren en de straat veilig opbouwen. Gebruik deze checklist om te zien wat eerst moet en welke details vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Vergunning aanvragen
Straatafsluiting aanvragen
Geluidsmelding indienen
Afvalinzameling regelen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Bewonersbrief opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Programma printen
Bewegwijzering printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Marinades voorbereiden
2 personen
Servies sorteren
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Straat afzetten
4 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Eten uitserveren
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorziening controleren
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdrankjes schenken
3 personen
Programma toelichten
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue bereiden
4 personen
Barbecue serveren
4 personen
Salades aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Verlichting controleren
Geluidsniveau controleren
Laatste ronde aankondigen
Muziek uitschakelen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten veilig opbergen
3 personen
Barbecue laten afkoelen
2 personen
Straat grof reinigen
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Servies grondig afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Straat fijn reinigen
4 personen
Straatafzetting verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Borgmaterialen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 8
- Buffetrekkenaantal 4
- Tafelkleedclipsaantal 40
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 80
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Aluminium schalenaantal 20
- Keukenkrattenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Barbecueaantal 2
- Barbecuegereedschapaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 20
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 200
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 10
- Pijlbordenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 100
Sportmateriaal
- Buitenspellenaantal 6
- Stoepkrijtaantal 12
- Springtouwenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalknijpersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Dweilenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met de vergunning, straatafsluiting en geluidsmelding. Controleer ook of afvalinzameling en een verkeersplan apart moeten worden geregeld.
- Stuur de bewonersbrief en uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en het aantal deelnemers uit, zodat je boodschappen en tafelschikking niet hoeft te gokken.
- Plan leveringen op een tijdstip waarop iemand aanwezig is en bevestig ze 3 tot 5 dagen vooraf. Zet koelboxen en ijscontainers klaar voordat dranken en gekoelde ingrediënten aankomen.
- Maak het programma, de bewegwijzering en naamkaartjes minimaal 2 dagen vooraf. Print extra exemplaren van het programma en houd tape of bevestigingsmateriaal bij de hand voor buitengebruik.
- Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting, stroomvoorziening en opbouwruimte. Bouw partytenten eerst op, zet daarna tafels en stoelen neer en plaats luidsprekers zo dat doorgangen vrij blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een straatfeest organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met vergunningen, straatafsluiting en geluidsmelding. Verstuur de bewonersbrief en uitnodigingen ongeveer 3 weken voor het feest, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Heb ik een vergunning nodig voor een straatfeest?
- Dat hangt af van je gemeente en de omvang van het feest, maar controleer dit minimaal 6 weken vooraf. Een afsluiting van de straat, muziek en gebruik van de openbare ruimte kunnen afzonderlijke meldingen of aanvragen vereisen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een straatfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan daarnaast water voor de hele duur van het feest en koel de dranken uiterlijk 2 uur vooraf.
- Wanneer zet ik de straat af voor het feest?
- Zet de straat pas af binnen het tijdvak dat met de gemeente is afgesproken en houd doorgangen vrij voor hulpdiensten. Controleer 1 tot 2 uur voor aanvang of de afzetting, bewegwijzering en verkeersroute goed staan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!