Zo organiseer je een stadswandeling

Een stadswandeling staat of valt met een haalbare route en duidelijke afspraken. Leg eerst het thema, startpunt, eindpunt en de verwachte looptijd vast; regel daarna pauzes, begeleiding en eventuele horeca. Controleer de route op toegankelijkheid en maak een alternatief voor slecht weer of afgesloten straten. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, routekaarten en bereikbaarheid. Op de dag zelf zorgen een herkenbaar startpunt, naamlabels en een bijgewerkte aanwezigheidslijst voor een rustige start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema vastleggen
2 personen
2
Startpunt en eindpunt bepalen
2 personen
3
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
4
Pauzeplekken selecteren
2 personen
5
Restaurant reserveren
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
11
Alternatieve route bepalen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers herinneren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Routekaarten printen
16
Naamlabels voorbereiden
17
Noodcontacten verzamelen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Snacks verdelen
2 personen
20
Tassen met materialen vullen
2 personen
21
Startpunt bewegwijzeren
2 personen
22
Begeleiders instrueren
3 personen
23
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Naamlabels uitdelen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
27
Welkom en route uitleggen
28
Groep verdelen
3 personen
29
Stadswandeling begeleiden
4 personen
30
Route en tempo bewaken
3 personen
31
Groepsfoto maken
32
Dranken uitdelen
2 personen
33
Snacks serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Deelnemers tellen bij stops
3 personen
36
Dinerbezoek begeleiden
3 personen
37
Nazit en drankjes verzorgen
2 personen
38
Eindpunt en vertrek uitleggen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Materialen inpakken
2 personen
41
Startpunt schoonmaken
2 personen
42
Koelboxen legen en reinigen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
45
Routekaarten archiveren
46
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Draagbare megafoon
Telefoonstatievenaantal 2

Verlichting

Hoofdlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 2

Routebegeleiding

Routekaartenaantal 40
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Markeerlintaantal 2
Waterbestendige routehoezenaantal 40

Registratie

Naamlabelsaantal 40
Keycordsaantal 40
Aanwezigheidsformulierenaantal 4
Inschrijfmap

Veiligheid

EHBO-kit
Reflecterende hesjesaantal 6
Noodcontactkaartenaantal 40

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare koffiebekersaantal 40
Servettenhoudersaantal 4
Snackschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalgrijperaantal 2
Handveger en blik
Schoonmaakemmer
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 6

Tips

Plan de route niet alleen op afstand, maar ook op tempo en stops. Reken voor een groep meestal op 2 tot 3 uur wandelen en voeg per uur minstens één korte pauzeplek toe.
Reserveer een restaurant of andere eetplek zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf. Geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen van tevoren door.
Maak naast de hoofdroute één alternatief voor afgesloten straten, slecht weer of deelnemers die minder ver kunnen lopen. Leg beide routes op papier vast en bewaar ze ook op een telefoon.
Stuur deelnemers 3 tot 5 dagen vooraf het startpunt, de begintijd, verwachte eindtijd en contactnummer. Neem voor begeleiders een telefoon, powerbank en noodcontacten mee; bij een grote groep is een draagbare megafoon praktisch.
Leg bij het startpunt de aanwezigheidslijst, naamlabels en routekaarten klaar en wijs het vertrek herkenbaar aan. Tel deelnemers vóór vertrek en na elke langere pauze, zodat niemand ongemerkt achterblijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een stadswandeling meestal?: Plan voor een stadswandeling meestal 2 tot 3 uur, inclusief één of twee pauzes. Voor een route met veel uitleg of een restaurantbezoek komt daar al snel 60 tot 90 minuten bij.
Wanneer moet ik een restaurant reserveren voor een stadswandeling?: Reserveer het restaurant zodra je een eerste deelnemersaantal hebt, bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de wandeling.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een stadswandeling?: Gebruik bij voorkeur één begeleider per 10 tot 15 deelnemers. Bij kruispunten, een lange route of een groep boven de 30 personen plan je extra begeleiding voor voor- en achteraan.
Wanneer controleer ik de route en het weer?: Controleer de route ongeveer 1 week vooraf op toegankelijkheid en werkzaamheden. Bekijk de weersverwachting opnieuw 24 uur voor vertrek en stuur deelnemers alleen een routewijziging als dat nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.