Zo organiseer je een geslaagde spelletjesavond
Begin met de datum, locatie en het aantal spelers; die bepalen hoeveel tafels, stoelen en spellen je nodig hebt. Vraag bij de uitnodiging niet alleen om een aanmelding, maar ook naar dieetwensen en spelvoorkeuren. Plan daarna de tafels en eventuele toernooien, zodat je op de avond zelf niet meer hoeft te schuiven. Controleer spellen, scoreblokken en spelonderdelen uiterlijk een dag vooraf en richt eten, drinken en speeltafels vóór ontvangst van de gasten in.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Spelvoorkeuren inventariseren
- 6
Extra spellen reserveren
- 7
Definitieve gastenlijst maken
- 8
Tafelindeling bepalen
- 9
Speltoernooien plannen
2 personen
- 10
Spellen controleren
2 personen
- 11
Prijslijst en scorekaarten maken
- 12
Boodschappenlijst controleren
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
- 17
Locatie ventileren
- 18
Tafels opstellen
3 personen
- 19
Stoelen klaarzetten
2 personen
- 20
Tafels dekken
3 personen
- 21
Spellen per tafel klaarleggen
3 personen
- 22
Versiering ophangen
2 personen
- 23
Muziek en verlichting testen
2 personen
- 24
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
Event
- 25
Gasten ontvangen
2 personen
- 26
Spelregels toelichten
2 personen
- 27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 28
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Hapjes serveren
2 personen
- 31
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
- 32
Buffet serveren
3 personen
- 33
Servies en afval verzamelen
2 personen
- 34
Finaleronde begeleiden
3 personen
- 35
Winnaars bekendmaken
- 36
Laatste hapjes en drankjes serveren
2 personen
- 37
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 38
Spellen sorteren en inpakken
3 personen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Locatie schoonmaken
3 personen
- 42
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 43
Geleende spellen retourneren
- 44
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 28
- Bijzettafelsaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
Spelmateriaal
- Gezelschapsspellenaantal 18
- Kaartspellenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 12
- Dobbelbekersaantal 6
- Pionnenbakjesaantal 6
- Zandlopersaantal 6
- Scoreblokkenaantal 6
- Potlodenaantal 30
- Prijzenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 30
- Kommetjesaantal 30
- Glazenaantal 36
- Koffiemokkenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeaker
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
Decoratie
- Feestslingersaantal 4
- Tafeldecoratiesaantal 6
- Tafelbordjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem
- Stoffer en blik
- Dweil en emmer
- Microvezeldoekenaantal 8
- Afwasteilaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Serveerbestekaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk een week vooraf de definitieve gastenlijst. Reserveer extra spellen zodra je weet hoeveel tafels je nodig hebt en kies per tafel een alternatief voor spelers die later aansluiten.
- Plan bij een toernooi de rondes vooraf met vaste speeltijden. Leg zandlopers, scoreblokken, potloden en eventuele prijzen per tafel klaar; losse onderdelen terugvinden kost tijdens de avond onnodig veel tijd.
- Zet het buffet en drankpunt niet tussen de speeltafels. Gebruik bij voorkeur een aparte bijzettafel en koelboxen, zodat glazen en hapjes de spelborden niet in de weg staan.
- Controleer spellen minstens één dag vooraf op ontbrekende pionnen, dobbelstenen, kaarten en spelregels. Leg kaartspellen, dobbelstenen en dobbelbekers per spel bij elkaar in plaats van alles in één bak te verzamelen.
- Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor de start in: tafels en stoelen plaatsen, spellen klaarleggen, verlichting en muziek testen en de locatie ventileren. Zo houd je tijd over om gasten persoonlijk te ontvangen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?
- Reken op 1 spel per tafel plus minimaal 2 extra spellen als reserve. Voor 20 gasten aan 4 tafels leg je dus ongeveer 6 spellen klaar, afgestemd op verschillende speelduur en groepsgrootte.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een spelletjesavond?
- Houd per tafel met stoelen ongeveer 4 tot 6 vierkante meter vrij, afhankelijk van het spel. Reserveer daarnaast ruimte voor een buffet, drankpunt en looppaden van minstens 1 meter breed.
- Wanneer moet je de uitnodigingen voor een spelletjesavond versturen?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 3 weken vooraf en vraag om een reactie binnen 7 dagen. Zo heb je nog minstens 1 week om extra spellen te reserveren en de tafelindeling definitief te maken.
- Hoeveel hapjes en drankjes heb je nodig voor een spelletjesavond?
- Voor een avond van ongeveer 3 uur kun je rekenen op 4 tot 6 kleine hapjes per persoon en 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur. Zet daarna per persoon ongeveer 1 drankje per uur klaar, plus water en koffie of thee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!