Checklist voor een goed georganiseerde spelletjesavond
Een spelletjesavond loopt vooral vast als de indeling, spelregels of materialen pas op het laatste moment worden geregeld. Leg eerst locatie, datum en tijden vast en verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je weet voor hoeveel mensen je eten, drinken, tafels en spellen nodig hebt. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen. Controleer de spellen vooraf en richt verschillende speelhoeken in, zodat de eerste ronde direct kan beginnen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelleninventaris maken
2 personen
Spellen reserveren
Boodschappenlijst opstellen
Boodschappen doen
2 personen
Spellen controleren
2 personen
Prijzen en scorekaarten klaarleggen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Spellen en spelregels klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en bar klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Spelgroepen indelen
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
Warme snacks serveren
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
Scorestanden bijwerken
Finalespellen klaarzetten
2 personen
Finales begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste ronde begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Spellen sorteren en inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Buffettafel
- Kapstokkenaantal 2
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 18
- Kaartspellenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 30
- Spelfichesaantal 300
- Zandlopersaantal 6
- Scorebord
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
- Speelkaarthoudersaantal 12
- Prijzenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 40
- Kommenaantal 12
- Besteksetsaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Openersaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Apparatuur
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Vlaggenlijnaantal 3
- Tafelbordjesaantal 8
Registratie
- Naamkaartjesaantal 40
- Pennenaantal 20
- Scorekaartenaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de eerste speelronde uiterlijk 30 minuten na ontvangst van de gasten. Leg per speelhoek het spel, de spelregels, scorekaarten en eventuele zandlopers of spelfiches klaar.
- Maak de spelleninventaris minstens 7 dagen vooraf. Controleer of elk spel compleet is en reserveer ontbrekende of extra spellen voordat de boodschappen en tafelindeling definitief zijn.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak de boodschappenlijst daarna pas definitief. Zet hapjes, serveerschalen, tangen en servies minimaal 30 minuten voor ontvangst klaar.
- Zet drankjes minstens 2 uur vooraf koud en houd een aparte plek vrij voor water, koffie en thee. Met koelboxen, thermoskannen, een koffiezetapparaat en waterkokers voorkom je opstopping bij de bar.
- Richt de ruimte minimaal 60 minuten vooraf in: tafels en stoelen plaatsen, spelhoeken maken, verlengsnoeren veilig leggen en de ontvangsttafel klaarzetten. Loop daarna elke speeltafel langs voordat gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesavond organiseren?
- Leg datum, locatie en tijden bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken van tevoren, zodat je op tijd weet hoeveel spellen, stoelen, hapjes en drankjes nodig zijn.
- Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesavond?
- Plan minimaal 1 spel per speelhoek en houd 1 tot 2 extra spellen achter de hand. Voor een avond met 12 gasten zijn bijvoorbeeld 3 speelhoeken met elk een spel plus 1 reserve praktisch.
- Wanneer moet ik de ruimte voor een spelletjesavond klaarzetten?
- Begin minstens 60 minuten voor de ontvangst met tafels, stoelen en speelhoeken. Leg spellen, spelregels en scoremateriaal uiterlijk 30 minuten vooraf klaar en controleer daarna elke tafel.
- Hoeveel eten en drinken moet ik regelen voor een spelletjesavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet daarnaast voortdurend water klaar. Plan hapjes voor de hele avond op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!