Sjoelmiddag organiseren: checklist en planning
Een sjoelmiddag staat of valt met genoeg speelruimte, goed materiaal en een indeling die wachtrijen voorkomt. Regel de locatie en sjoelbakken eerst, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen. Op de dag zelf controleer je de bakken, zet je ze waterpas en leg je scorekaarten en prijzen klaar. Met deze checklist houd je ook de ontvangst, koffie, hapjes en sjoelrondes overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Locatie reserveren
Sjoelbakken reserveren
Prijzen en scorekaarten regelen
Boodschappenlijst opstellen
Boodschappen doen
2 personen
Sjoelbakken en schijven controleren
2 personen
Scorekaarten voorbereiden
Prijzen inpakken
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Sjoelbakken opstellen
2 personen
Sjoelbakken waterpas zetten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
Buffettafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Muziek en verlichting testen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Spelregels uitleggen
Deelnemers indelen
2 personen
Sjoelrondes begeleiden
3 personen
Scores bijhouden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Sjoelbakken tussentijds schoonmaken
Finaleronde begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Nazorg
Sjoelbakken demonteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Buffettafelaantal 2
- Inschrijftafel
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Sjoelbakkenaantal 6
- Sjoelschijvenaantal 120
- Sjoelbakhoezenaantal 6
- Waterpassenaantal 2
- Reserve sjoelschijvenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Vorkenaantal 50
- Theelepelsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Bluetoothspeaker
Keuken
- Waterkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Dienbladenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Prijzenaantal 6
- Scorekaartenaantal 100
- Pennenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de sjoelbakken zodra de locatie vaststaat en controleer ze uiterlijk een week vooraf. Test ook de schijven en leg reserve sjoelschijven klaar; ontbrekende of beschadigde schijven ontdek je liever niet bij de eerste ronde.
- Werk de deelnemerslijst twee tot drie dagen voor de middag bij en noteer dieetwensen apart. Gebruik die lijst voor de indeling, naamkaartjes en het aantal kopjes, glazen en borden.
- Plan per sjoelronde extra tijd voor uitleg, scorekaarten invullen en doorschuiven. Zet de sjoelbakken zo neer dat deelnemers elkaar niet hinderen en houd bij elke bak een vrije loopruimte.
- Zet de inschrijftafel bij de ingang en de buffettafel buiten de speelroute. Leg koffie, thee, water en hapjes vooraf klaar, maar koel dranken pas op tijd zodat ze bij ontvangst koud zijn.
- Test muziek, verlichting en alle verlengsnoeren vóór de deelnemers komen. Zet koffiezetapparaten en waterkokers op een veilige plek en controleer of stekkerdozen niet overbelast raken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel sjoelbakken heb ik nodig voor een sjoelmiddag?
- Reken bij voorkeur met één sjoelbak per 4 tot 6 deelnemers per ronde. Voor 24 deelnemers heb je dus ongeveer 4 tot 6 bakken nodig, afhankelijk van de gewenste wachttijd en het aantal rondes.
- Hoe lang duurt een sjoelmiddag?
- Plan voor ontvangst en uitleg ongeveer 30 minuten en reken daarna 20 tot 30 minuten per sjoelronde. Voor drie rondes kom je, inclusief pauze en prijsuitreiking, meestal uit op 2,5 tot 3,5 uur.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een sjoelmiddag versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de middag, zodat je de deelnemersindeling, dieetwensen, hapjes en het materiaal kunt afronden.
- Hoe zet ik sjoelbakken goed klaar?
- Zet de bakken minimaal 30 minuten voor aanvang neer en controleer ze met een waterpas. Houd rondom elke bak voldoende ruimte vrij voor spelers en begeleiders en leg scorekaarten en schijven vooraf op hun plek.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!