Schilderworkshop organiseren: checklist en planning
Een schilderworkshop staat of valt met een goede voorbereiding van ruimte, materialen en deelnemers. Begin met de locatie, docent en uitnodigingen; werk daarna toe naar een complete deelnemerslijst en een gecontroleerde boodschappenlijst. Op de dag zelf moeten verf, penselen, doeken en beschermfolie klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Deze checklist helpt je de 44 taken in de juiste volgorde af te werken, van aanmelding tot demonstratie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst maken
Schilderdocent bevestigen
Locatie en zaal reserveren
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Schildermaterialen klaarzetten
2 personen
Werkvoorbeelden selecteren
Naamkaartjes schrijven
Deelnemers herinneren
Werktafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Schilderdoeken verdelen
2 personen
Verf en penselen klaarzetten
2 personen
Beschermfolie op tafels leggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Informatietafel inrichten
Ontvangstruimte controleren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden bij start
3 personen
Verf en water aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werkstukken laten drogen
2 personen
Werkstukken presenteren
Groepsfoto maken
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Verf en penselen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Vloer en tafels schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven werkstukken uitdelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Informatietafel
- Droogrekkenaantal 4
Creatief materiaal
- Schilderdoekenaantal 24
- Acrylverfsetsaantal 24
- Penselensetsaantal 24
- Mengpalettenaantal 24
- Waterbakjesaantal 24
- Schortenaantal 24
- Schildersmessenaantal 12
- Potlodenaantal 30
- Gummenaantal 24
- Tekenpapieraantal 50
- Werkvoorbeeldenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 30
Apparatuur
- Easelsaantal 24
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Fotocamera
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Koelboxenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 30
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerbladenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Welkomstbord
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Vloertrekkersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de materiaalcontrole uiterlijk één week vooraf. Tel per deelnemer een schilderdoek, een verfset, een penselenset, een mengpalet en een waterbakje; leg extra exemplaren apart voor beschadiging of vergeten materiaal.
- Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen voor de workshop een herinnering. Vraag daarin opnieuw naar dieetwensen en vermeld het startuur, zodat je de deelnemerslijst en de koffie- en theervoorraad op tijd kunt afronden.
- Zet werktafels zo neer dat iedere deelnemer voldoende elleboogruimte heeft en controleer vóór de opbouw alle verlengsnoeren en stekkerdozen. Plaats easels en droogrekken zo dat looproutes en de ontvangstruimte vrij blijven.
- Leg beschermfolie, schorten en tafelkleden klaar voordat je verf opent. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer te schuiven met natte materialen en voorkom je vlekken op tafels en kleding.
- Richt de informatietafel en ontvangstruimte minimaal 30 minuten voor aanvang in. Leg naamkaartjes zichtbaar klaar, zet koffie en thee klaar en plaats werkvoorbeelden bij de plek waar je de schildertechniek demonstreert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?
- Begin minstens 4 weken vooraf met de locatie, schilderdocent en uitnodigingen. Plan de materiaalcontrole en het verzamelen van dieetwensen uiterlijk 1 week voor de workshop.
- Hoeveel schildermaterialen heb ik per deelnemer nodig?
- Reken per deelnemer op 1 schilderdoek, 1 acrylverfset, 1 penselenset, 1 mengpalet en 1 waterbakje. Leg daarnaast enkele extra penselen en doeken klaar voor schade of ontbrekende materialen.
- Wanneer zet ik de tafels en stoelen klaar voor een schilderworkshop?
- Stel werktafels en stoelen minimaal 60 minuten voor aanvang op. Leg daarna beschermfolie, schorten, doeken, verf en penselen klaar, zodat de ontvangst en naamkaartjes het laatste halfuur kunnen gebeuren.
- Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een schilderworkshop?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, verdeeld over koffie, thee en koude dranken. Zet koffie en thee kort voor de start klaar en houd extra water beschikbaar tijdens het schilderen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!