Checklist voor een schaapscheerdersfeest organiseren

Een schaapscheerdersfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en catering. Je moet de scheerders, dierenarts, vrijwilligers en bezoekersplanning op elkaar afstemmen, terwijl het terrein veilig blijft voor dieren en publiek. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna naar uitnodigingen, materialen en opbouw toe. Controleer in de laatste week het weer, de stroompunten, het gereedschap en de boodschappen. Zo staat de schaapscheerplek klaar voordat de eerste bezoekers komen en blijven dieren, eten en publieksstromen overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Schaapscheerders bevestigen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Dierenarts informeren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Catering bestellen
Gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Voorraad naar locatie brengen
3 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Schaapscheerplek afzetten
3 personen
Dierenverblijf klaarmaken
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Dieren rustig verzamelen
3 personen
Scheerapparatuur klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Schaapscheerdemonstratie begeleiden
4 personen
Dierenwelzijn toelichten
Wol demonstreren
2 personen
Kinderen begeleiden
3 personen
Dierenverblijf toezicht houden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Barbecue bedienen
3 personen
Barbecuegerechten serveren
3 personen
Vegetarische opties serveren
Muziek verzorgen
Licht controleren
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
Dieren terugbrengen
3 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Dierenverblijf reinigen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Wolweegschaal
Wolkrattenaantal 6
Schaapsscheermachinesaantal 3
Scheermessenaantal 12
Olie voor scheermachinesaantal 4
Reserve scheermachine
Gereedschapskistenaantal 2
Brandblussersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Barbecuespatelsaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Koelcontainersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Aluminium schalenaantal 10

Dierenmateriaal

Hekpanelenaantal 20
Schapenhalstersaantal 12
Drinkbakkenaantal 6
Voerbakkenaantal 6
Hooinettenaantal 4
Strobalenaantal 12
Hooiaantal 4
Drinkwaterbakkenaantal 6
Rubberen stalmattenaantal 8
Wolzakkenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Lichaamstemperatuurmeter

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Afwasteilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de schaapscheerplek ruim vóór de opbouw vast en zet die duidelijk af. Houd dierenverblijf, bezoekersroute en catering uit elkaar, zodat publiek niet tussen de schapen en het gereedschap loopt.
Informeer de dierenarts zodra datum en programma vaststaan, niet pas op de dag zelf. Plan daarnaast één verantwoordelijke voor het dierenverblijf en één persoon die tijdens het scheren het publiek begeleidt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf in de cateringbestelling. Tel daarna servies, bekers en stoelen opnieuw; bij een buffet zijn opscheplepels en serveerbladen snel vergeten.
Test stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw. Controleer ook koffiezetapparaten, waterkokers, mobiele speakers en microfoon afzonderlijk, zodat één defect apparaat niet het hele programma vertraagt.
Controleer het terrein de dag vóór het feest en nogmaals op de ochtend zelf. Maai waar nodig, verwijder obstakels en zet partytenten, parasols en verlichting pas definitief neer nadat je de weersverwachting hebt bekeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een schaapscheerdersfeest organiseren en plannen?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig de schaapscheerders en informeer de dierenarts direct daarna, omdat hun beschikbaarheid het programma bepaalt.
Hoeveel weken van tevoren verstuur ik uitnodigingen voor een schaapscheerdersfeest?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je catering, stoelen en servies kunt bijstellen.
Wat moet ik de dag voor een schaapscheerdersfeest controleren?: Controleer de weersverwachting, het terrein, de schaapscheerplek, het dierenverblijf, gereedschap en alle stroompunten. Zet dranken koud en breng voorraad en materialen bij voorkeur de avond ervoor naar de locatie.
Hoe richt ik een schaapscheerdersfeest veilig in?: Zet de schaapscheerplek en het dierenverblijf af voordat bezoekers arriveren en houd een duidelijke looproute vrij. Laat minimaal één vrijwilliger toezicht houden bij de dieren en wijs iemand aan voor publieksinformatie en vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.