Zo organiseer je een sauna-uitje zonder gedoe

Begin een sauna-uitje niet met boodschappen, maar met de reservering en de groepsgrootte. Daarna leg je aanmeldingen, dieetwensen, vervoer en het diner vast. De meeste problemen ontstaan doordat saunaregels, handdoeken en terugreis pas op de dag zelf worden geregeld. Werk daarom met een definitieve deelnemerslijst en deel vooraf wat iedereen moet meenemen. Op de dag zelf draait alles om rustig verzamelen, compleet inchecken en voldoende tijd tussen de saunarondes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Sauna reserveren
5
Diner reserveren
6
Vervoer afstemmen
7
Chauffeurs indelen
8
Contactgegevens controleren
9
Saunaregels delen
10
Aanmeldingen definitief maken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Handdoeken controleren
13
Badjassen en slippers klaarleggen
14
Snacks portioneren
2 personen
15
Waterflessen vullen
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Telefoons en powerbanks laden
18
Bevestiging en route printen
19
Auto's inladen
3 personen

Event

20
Groep verzamelen
2 personen
21
Naar de sauna vertrekken
3 personen
22
Groep inchecken
2 personen
23
Handdoeken uitdelen
2 personen
24
Dagprogramma toelichten
25
Eerste saunarondes begeleiden
2 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Rust- en drinkpauze houden
29
Tweede saunarondes begeleiden
2 personen
30
Diner gebruiken
31
Groep verzamelen voor vertrek
2 personen
32
Naar huis vertrekken
3 personen

Nazorg

33
Materialen uitladen
3 personen
34
Koelboxen schoonmaken
2 personen
35
Handdoeken wassen
2 personen
36
Afval sorteren en weggooien
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Badtextiel

Badhanddoekenaantal 12
Handdoekenaantal 12
Badjassenaantal 12
Saunaslippersaantal 12

Persoonlijke spullen

Waterdichte tasjesaantal 12
Toilettassenaantal 12
Herbruikbare waterflessenaantal 12
Oordopjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 2
Koelelementenaantal 8
Thermosflessenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 4

Keuken

Herbruikbare bekersaantal 24
Herbruikbare bakjesaantal 12
Herbruikbaar bestekaantal 24
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 2
Voedselcontainersaantal 6

Veiligheid

EHBO-set

Documentatie

Geprinte reserveringsbevestigingenaantal 2
Noodcontactkaartenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sauna en het diner zodra je een richtaantal hebt. Vraag deelnemers daarna binnen 7 dagen om zich aan of af te melden, zodat je geen tafel of entree voor afwezigen vastlegt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef ze uiterlijk 3 dagen voor het diner door. Controleer ook of snacks en boodschappen geschikt zijn voor de hele groep.
Maak de terugreis net zo concreet als de heenreis: wijs per auto een chauffeur aan, controleer contactgegevens en spreek één verzameltijd af. Zo blijft niemand achter na de laatste saunaronde.
Leg badhanddoeken, handdoeken, badjassen en slippers per persoon klaar en neem een kleine reserve mee. Waterflessen, waterdichte tasjes en een EHBO-set worden vaak vergeten totdat iemand ze nodig heeft.
Laad telefoons en powerbanks de avond ervoor op en print reserveringsbevestigingen, route en noodcontactkaarten. Deel de saunaregels vóór vertrek, niet pas bij de receptie, zodat de eerste ronde rustig kan beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sauna-uitje reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je met een grotere groep gaat of ook een diner wilt. Bevestig het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Hoeveel handdoeken neem je mee naar de sauna?: Reken minimaal 2 handdoeken per persoon: één om op te zitten en één om af te drogen. Neem daarnaast voor iedere deelnemer een badjas en slippers mee; controleer dit 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een sauna-uitje definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 3 dagen voor het uitje definitief. Geef dan ook dieetwensen, vervoersindeling en het aantal dinerplaatsen door aan de betrokken reserveringen.
Hoeveel water heb je nodig tijdens een sauna-uitje?: Plan minstens 1 herbruikbare waterfles van 750 milliliter per persoon en vul koelboxen of thermosflessen vooraf. Zet tijdens de dag na elke saunaronde een drinkmoment van 10 tot 15 minuten in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.