LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Popfestival organiseren: checklist en planning

Een popfestival organiseren vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je moet vroeg beslissen over locatie, vergunningen, stroom, geluid, veiligheid en de publieksstroom. Daarna volgt de praktische uitvoering: contracten bevestigen, vrijwilligers indelen, leveringen controleren en catering afstemmen op dieetwensen. Met deze checklist zie je welke onderdelen in welke volgorde geregeld moeten worden, zodat je op de festivaldag niet nog achter ontbrekende kabels, koeling of artiesteninformatie aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Festivaldatum vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen aanvragen

  • Artiesten boeken

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Geluidsapparatuur reserveren

  • Podium reserveren

  • Verzekering regelen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Artiestencontracten bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Werkrooster maken

    2 personen

  • Artiesteninformatie versturen

  • Plattegrond maken

  • Nooduitgangen bepalen

    2 personen

  • Stroomplan maken

    2 personen

  • Beveiligingsplan maken

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Leveringen bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Polsbandjes sorteren

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Podium laten plaatsen

    4 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    4 personen

  • Lichtinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Stroom aansluiten

    2 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Bar inrichten

    3 personen

  • Koelingen vullen

    3 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Toiletten bevoorraden

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Entree inrichten

    3 personen

  • Artiestenontvangst voorbereiden

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    4 personen

  • Lichtcheck uitvoeren

    3 personen

  • Briefing medewerkers geven

    4 personen

Event

  • Entree openen

    4 personen

  • Bezoekers controleren

    4 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Podiumprogramma begeleiden

    2 personen

  • Muziek afspelen

    2 personen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Publieksvragen beantwoorden

    2 personen

  • EHBO aanspreekpunt bemannen

    2 personen

  • Artiestenwissels begeleiden

    2 personen

  • Laatste optreden aankondigen

  • Bezoekersuitstroom begeleiden

    4 personen

Nazorg

  • Bar sluiten

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    3 personen

  • Podium en licht afbreken

    4 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval sorteren

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    5 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koelingen legen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Achtergebleven spullen opslaan

    2 personen

  • Borg en sleutels afhandelen

  • Leveranciers afrekenen

  • Artiestenbetalingen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podium
  • Biertafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 80
  • Partytentenaantal 4
  • Barblokkenaantal 3
  • Kleedkamertafelsaantal 3
  • Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 4
  • Podiummicrofoonsaantal 4
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Mengpaneel
  • Monitorboxenaantal 4
  • DI-boxenaantal 4
  • Muziekspeler
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Kabelmattenaantal 12

Verlichting

  • Podiumlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 10
  • Bouwlampenaantal 4
  • Lichtstatievenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 400
  • Wijnglazenaantal 80
  • Bordenaantal 250
  • Besteksetsaantal 250
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveertangenaantal 10

Keuken

  • Koelkastenaantal 3
  • Koelboxenaantal 6
  • IJsblokbakkenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 8
  • Snijplankenaantal 6
  • Koks messenaantal 6
  • Koekenpannenaantal 4
  • Opslagbakkenaantal 20
  • Maatbekersaantal 4

Decoratie

  • Festivalvlaggenaantal 20
  • Ballonnenaantal 100
  • Podiumdoekenaantal 4
  • Pijlenbordenaantal 12
  • Programmapostersaantal 20
  • Tafelkledenaantal 16
  • Naamkaartjesaantal 40
  • Polsbandjesaantal 350

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 16
  • Bezemsetsaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 6
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12
  • Handzeepdispensersaantal 8
  • Handdoekdispensersaantal 8

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Brandblussersaantal 4
  • Afzethekkenaantal 20
  • Markeerlintaantal 4
  • Zaklampenaantal 6
  • Portofoonsaantal 8

Informatie

  • Programmabordenaantal 4
  • Informatietafelsaantal 2
  • Klembordenaantal 8
  • Pennenaantal 24

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin minimaal 6 maanden vooraf met de datum, locatie, vergunningen en artiesten. Vergunningaanvragen en contracten kunnen meerdere weken duren; wacht niet tot het programma al volledig is.
  • Maak uiterlijk 4 weken vooraf één plattegrond met podium, barblokken, biertafels, partytenten, nooduitgangen en backstage. Gebruik die kaart voor leveranciers, vrijwilligers, beveiliging en artiesten.
  • Werk het stroom- en geluidsplan minstens 2 weken vooraf uit. Tel luidsprekers, monitorboxen, microfoons, het mengpaneel, DI-boxen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten per zone.
  • Plan de opbouw met tijdvakken: reserveer minimaal 4 uur voor podium, licht en geluid en houd daarna minstens 1 uur vrij voor een soundcheck. Controleer ook of bouwlampen en lichtstatieven veilig staan.
  • Controleer 2 dagen vooraf alle leveringen en boodschappen. Zet koelkasten en koelboxen op tijd aan, leg ijsblokbakken klaar en tel herbruikbare drinkglazen, borden, besteksets, serveerschalen en serveertangen na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een popfestival organiseren?
Begin idealiter 6 tot 9 maanden vooraf. Leg in de eerste maand de datum en locatie vast en start meteen met vergunningen, verzekering en het boeken van artiesten.
Wanneer moet ik een vergunning voor een popfestival aanvragen?
Vraag de vergunning minimaal 8 tot 12 weken voor het festival aan, of eerder als de gemeente dat voorschrijft. Voeg direct de plattegrond, het beveiligingsplan, het stroomplan en de informatie over nooduitgangen toe.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een popfestival?
Plan minimaal 4 uur voor podium, geluidsapparatuur en verlichting en reserveer daarna 1 uur voor testen en de soundcheck. Zet kabelmatten en stroomvoorziening vóór de publieksinloop op hun plaats.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?
Reserveer de catering uiterlijk 6 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen. Bevestig aantallen, levertijd en koelcapaciteit nogmaals 2 dagen voor het festival.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!