Popfestival organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location, Bühne und Tonanlage möglichst mehrere Monate vor dem Festival. Ohne bestätigte Maße, Zufahrten und Stromanschlüsse lassen sich Lageplan und Technikplanung nicht verlässlich fertigstellen.
• Schließe Künstlerverträge nicht nur mündlich ab. Verschicke spätestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin alle Künstlerinformationen mit Auftrittszeit, Anreise, Backstage-Ablauf und Ansprechpartner.
• Plane Sicherheit und Strom getrennt, aber aufeinander abgestimmt. Markiere Notausgänge im Lageplan und prüfe vor der Veranstaltung, ob Verlängerungskabel, Kabelmatten, Lichtstative und Baustrahler tatsächlich vor Ort sind.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl der Catering-Portionen mindestens 5 bis 7 Tage vorher weiter. Kühlung, Eiswürfel und wiederverwendbare Trinkgläser werden dabei häufig zu spät eingeplant.
• Bestätige alle Lieferungen 48 bis 72 Stunden vor dem Festival. Kontrolliere besonders Bühne, Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Monitorboxen und DI-Boxen und lege fest, wer die Anlieferung entgegennimmt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Popfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Künstlerbuchungen. Technik, Catering und Helferplan sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival feststehen.

Welche Genehmigungen braucht ein Popfestival?

Das hängt von Gelände, Besucherzahl, Ausschank und Veranstaltungszeiten ab. Kläre die zuständigen Stellen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin und prüfe zusätzlich Versicherung, Lärmschutz, Fluchtwege und Sicherheitsauflagen.

Wie viele Helfer braucht man für ein Popfestival?

Eine feste Zahl gibt es nicht; plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich und besetze Aufbau, Einlass, Bar, Backstage, Technikunterstützung und Abbau in Schichten. Erstelle den Dienstplan 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige ihn nochmals 3 Tage vor dem Festival.

Wann soll ich den Wetterbericht für das Popfestival prüfen?

Prüfe die Vorhersage 7 Tage vorher für die Grundentscheidung und erneut 48 sowie 24 Stunden vor Beginn. Bei Partyzelten, Bühnenbeleuchtung, elektrischen Geräten und Außenkabeln muss dann klar sein, wer bei Regen oder starkem Wind entscheidet.