Zo organiseer je een platenbeurs

Een platenbeurs staat of valt met een logische volgorde: leg eerst datum en locatie vast, regel daarna standhouders en werk pas vervolgens de bezoekerscommunicatie uit. Reserveer genoeg tijd voor aanmeldingen, de standindeling en het testen van betalingen. Op de dag zelf draait veel om een snelle opbouw, een duidelijke looproute en een goed gemarkeerde laad- en loszone. Vergeet ook koffie, verlichting en toiletbenodigdheden niet: juist die praktische zaken worden vaak pas ontdekt wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Standhouders uitnodigen
2 personen
3
Evenement online aankondigen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Standhouders bevestigen
7
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
8
Route en parkeren doorgeven
9
Benodigde materialen controleren
2 personen
10
Contant geld regelen
11
Betaalwijze testen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Laad- en loszone markeren
2 personen
18
Tafels en rekken plaatsen
4 personen
19
Standnummers ophangen
2 personen
20
Ingang en kassa inrichten
2 personen
21
Geluidsset plaatsen
2 personen
22
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Toiletbenodigdheden aanvullen
25
Entree en looproute controleren
2 personen
26
Standhouders ontvangen
3 personen
27
Standhouders naar plaats verwijzen
3 personen
28
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

29
Kassa openen
2 personen
30
Bezoekers verwelkomen
3 personen
31
Entree innen en registreren
2 personen
32
Standhouders ondersteunen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes aanvullen
36
Afvalbakken legen
2 personen
37
Toiletten tussentijds controleren
38
Looproutes vrijhouden
39
Muziekprogramma afspelen
40
Laatste bezoekers informeren
2 personen
41
Kassa sluiten
2 personen
42
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

43
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
44
Tafels en rekken afbreken
4 personen
45
Geluidsset afkoppelen
2 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Afval afvoeren
2 personen
50
Materialen inventariseren
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Kassaopbrengst storten
53
Standhouders bedanken
54
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 4
Stoelenaantal 12
Kassatafel
Kledingrekkenaantal 6
Transportkaraantal 2
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Betaalterminalaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoon
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelcontainersaantal 2

Decoratie

Standnummersaantal 30
Richtingsbordenaantal 8
Ingangsbanner
Tafelkledenaantal 24
Pijlenstickersaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 4

Kantoor

Kassa
Geldkist
Polsbandjesaantal 250
Printpapieraantal 2
Pennenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Clipboardmappenaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf met het uitnodigen van standhouders. Geef bij de uitnodiging meteen de beschikbare standruimte, opbouwtijd, route en parkeerinformatie door, zodat je minder losse vragen krijgt.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en wijs standplaatsen pas toe nadat je de indeling hebt gecontroleerd. Houd ruimte vrij voor looproutes, de ingang, de kassa en een laad- en loszone; plak standnummers daarna zichtbaar op de tafels of rekken.
Test de betaalterminal en andere betaalwijze minimaal 3 dagen voor de beurs. Leg contant wisselgeld klaar en controleer op de ochtend zelf stroom, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations voordat de standhouders arriveren.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: locatie openen, laad- en loszone markeren, tafels en rekken plaatsen, standnummers ophangen en daarna pas de ingang en kassa inrichten. Reken voor de laatste controle minstens 30 minuten vóór opening.
Koel dranken en richt het koffiepunt vóór de bezoekersstroom in. Controleer ook de voorraad herbruikbare bekers, koffiekopjes, toiletbenodigdheden en afvalmogelijkheden; deze raken sneller op dan je tijdens de voorbereiding verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Dan heb je tijd om standhouders uit te nodigen, aanmeldingen te verwerken, de standindeling te maken en bezoekersinformatie minstens 2 weken voor de beurs te versturen.
Hoe deel ik de stands op een platenbeurs in?: Maak eerst een plattegrond met tafels, rekken, ingang, kassa en looproutes. Houd doorgaans minimaal 1 meter vrije loopruimte aan en reserveer daarnaast ruimte voor laden en lossen, zodat bezoekers en standhouders elkaar niet hinderen.
Wanneer moet ik de betaalterminal testen voor een platenbeurs?: Test de betaalterminal minimaal 3 dagen vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer ook stroom, internetverbinding en een alternatief betaalmiddel; zo kun je problemen oplossen voordat de eerste verkoop begint.
Hoe lang duurt de opbouw van een platenbeurs?: Plan minimaal 2 uur voor het plaatsen van tafels en rekken, het ophangen van standnummers, het aansluiten van verlichting en geluidsset en het inrichten van de ingang. Houd daarna nog 30 minuten over voor een controle van route, kassa en toiletten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.