Checklist voor een paardenkampeerweekend organiseren

Een paardenkampeerweekend vraagt om meer voorbereiding dan alleen tenten en een route. Je regelt tegelijk de slaapplaatsen van deelnemers, veilige paddocks, paardenvoer, water, sanitaire afspraken en een programma dat iedereen vooraf kan volgen. Begin enkele weken eerder met aanmeldingen, paardeninformatie en reserveringen. In de laatste week controleer je materiaal, weersverwachting en boodschappen; op de dag zelf werk je van terrein en paardenvoorzieningen naar ontvangst en gezamenlijke opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Paardeninformatie verzamelen
Kampeerplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Programma en route delen
Paardenpassen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kampeerspullen controleren
2 personen
Paardenvoer klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terrein en route markeren
2 personen
Paddocks uitzetten
3 personen
Stallen en voerplaatsen klaarmaken
3 personen
Tenten en campers ontvangen
2 personen
Partytent en tafels opbouwen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Paarden naar paddocks begeleiden
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Paarden verzorgen
4 personen
Buitenrit begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd bereiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Kampvuur begeleiden
2 personen
Ochtendkoffie en ontbijt verzorgen
3 personen
Paarden voeren en verzorgen
4 personen
Buitenrit begeleiden
4 personen
Lunch serveren
3 personen
Paarden en materiaal controleren
3 personen
Vertrek deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Paddocks afbreken
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Paardenmest verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsaantal 3

Kamperen

Picknickdekensaantal 6
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 12
Haringenaantal 80
Tentharinghameraantal 3

Paardenmateriaal

Schrikdraadapparatenaantal 3
Schrikdraadrollenaantal 6
Afrasteringspalenaantal 60
Waterbakken voor paardenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Poetssetsaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Waterdarmenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Gaskookstellenaantal 3
Gasflessenaantal 4

Servies

Bordenaantal 30
Kommetjesaantal 30
Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Pannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Koekenpannenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel bij elke aanmelding niet alleen naam en dieetwensen, maar ook paardeninformatie. Noteer bijvoorbeeld voerbehoefte, benodigde stal- of paddockplek en bijzonderheden voordat je de indeling maakt.
Maak de kampeer- en paardenindeling uiterlijk één week vooraf. Zo kun je paddocks, waterbakken, voerplaatsen en eventuele stallen passend voorbereiden in plaats van deelnemers ter plaatse te laten zoeken.
Deel programma en route minimaal 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld ook waar deelnemers zich melden, waar tenten of campers staan en welke paardenpapieren bij aankomst gecontroleerd worden.
Controleer kampeerspullen en paardenmateriaal in twee rondes: eerst ongeveer 2 weken vooraf en nogmaals de dag voor vertrek. Let vooral op schrikdraadapparaten, afrasteringspalen, waterdarmen, verlengkabels en verlichting.
Plan op de opbouwdag eerst de veilige paardenvoorzieningen en route-markering. Bouw daarna partytent, tafels, koffiepunt en ontvangsttafel op, zodat de ontvangst niet tegelijk met paddocks en materiaaltransport hoeft te gebeuren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardenkampeerweekend organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen, paardeninformatie en reserveringen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de paardeninformatie van deelnemers verzamelen?: Vraag die informatie direct bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 weken voor het weekend. Gebruik de gegevens daarna voor de indeling van paddocks, stallen, voerplaatsen en waterpunten.
Wanneer deel ik de route en het programma?: Stuur route en programma 5 tot 7 dagen vooraf naar alle deelnemers. Geef op de dag zelf bij de ontvangsttafel ook een korte versie of duidelijke verwijzing naar het startpunt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het terrein op te bouwen?: Reserveer minimaal een halve dag voor terreinmarkering, paddocks, stallen, voerplaatsen, tenten, verlichting en de gezamenlijke ruimte. Plan extra tijd als materialen nog naar de locatie gebracht moeten worden of als de ondergrond lastig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.