Oudejaarsfeest organiseren: checklist en planning
Een oudejaarsfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst gasten, locatie en indeling, daarna boodschappen en voorbereiding. Plan dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk een week vooraf, zodat je maaltijden en servies kunt afstemmen. In de laatste 24 uur bereid je hapjes en desserts voor en zet je dranken koud. Op de avond zelf blijven vooral opbouw, verlichting, muziek, koffie en toiletten over. De checklist hieronder bevat 49 taken en 40 spullen om niets op het laatste moment te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Indeling van de ruimte maken
Muziek afspeellijst samenstellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en houdbare voorraad halen
Servies en materialen controleren
Dieetmaaltijden apart markeren
Groente en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
Tafels met tafelkleden dekken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden serveren
Dessert serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Aftellen naar middernacht
Feestmuziek en toast verzorgen
2 personen
Gasten veilig uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Voorraad en spullen controleren
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 60
- Dessertbordjesaantal 60
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Karaffenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
- Ballonnenstandaardsaantal 4
- Slingersaantal 8
- Confettiaantal 4
- Nieuwjaarsnummersaantal 2
- Fotowand
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 10
- Theelichthoudersaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Serveertangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 3
- Thermoskannenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de ruimte in drie zones: een buffet met minimaal één meter loopruimte, een apart koffie- en theepunt en een plek voor jassen. Zo voorkom je opstoppingen bij binnenkomst en tijdens het aftellen.
- Controleer het servies nadat het definitieve aantal gasten bekend is. Reken per gast op één bord, één dessertbordje, één glas en één bestekset, plus minstens 10 procent reserve.
- Zet houdbare voorraad en dranken eerder klaar en koel bederfelijke hapjes pas op het laatste moment. Vul koelboxen en ijsblokjesbakken uiterlijk twee uur voor aankomst van de gasten.
- Test de bluetoothspeaker, verlengsnoeren, stekkerdozen en lichtsnoeren vóór de gasten komen. Leg kabels langs de rand van de ruimte en houd looppaden vrij.
- Markeer dieetmaaltijden afzonderlijk voordat je de hapjes en desserts op schalen legt. Controleer de toiletten twee keer: bij de opbouw en opnieuw vlak voor middernacht.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een oudejaarsfeest versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je het aantal gasten, dieetwensen en boodschappen definitief kunt maken.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een oudejaarsfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende alcoholvrije opties en zet de eerste dranken uiterlijk 2 uur voor aankomst koud.
- Wanneer moet ik hapjes en desserts voor oud en nieuw voorbereiden?
- Bereid hapjes en desserts die goed houdbaar zijn 1 dag vooraf. Leg hapjes pas 30 tot 60 minuten voor het serveren op schalen, zodat ze vers blijven en de keuken niet onnodig vol staat.
- Wat moet ik vlak voor middernacht controleren?
- Controleer ongeveer 30 minuten vooraf de muziek, verlichting, toiletten, dranken en doorgang naar buiten. Zet glazen en nieuwjaarsdecoratie klaar en haal kwetsbare spullen, losse kabels en volle schalen uit de looproute.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!