Zo organiseer je een museumrommelmarkt

Begin een museumrommelmarkt niet met de promotie, maar met de ruimte, datum en voorwaarden voor verkopers. Leg eerst openingstijden, zaalindeling, vergunningen en aansprakelijkheid vast. Daarna werf je verkopers, verwerk je aanmeldingen en deel je de stands logisch in. In de laatste weken regel je tafels, catering, betalingen, bewegwijzering en vrijwilligers. Zo voorkom je dat standnummers ontbreken, bezoekers vastlopen of koffie en wisselgeld op de dag zelf niet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
5
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier voor verkopers maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Evenement online publiceren
9
Lokale promotie verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Verkopersbevestigingen versturen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Tafels en stoelen reserveren
14
Afvalinzameling regelen
15
Koffievoorziening reserveren
16
Verkoperslijst bijwerken
17
Standplaatsen indelen
2 personen
18
Standnummers toewijzen
19
Route voor bezoekers uitwerken
2 personen
20
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
21
Prijslijst voor catering maken
22
Contantgeld en wisselgeld bestellen
23
Betaalapparaat testen
24
Vrijwilligers inplannen
2 personen
25
Vrijwilligersinstructies versturen
26
Bezoekersinformatie publiceren
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Materialen controleren
2 personen
29
Verkopers laatste briefing sturen
30
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
31
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
32
Sleutels en toegang regelen
33
Materialen naar locatie brengen
3 personen
34
Ingang en uitgang vrijmaken
2 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
36
Verkopersstands nummeren
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
39
Koffie- en uitgiftepunt inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

42
Verkopers ontvangen
3 personen
43
Verkopers naar stands begeleiden
3 personen
44
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Entree en donaties verwerken
2 personen
47
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
54
Verkopers pauzes opvangen
2 personen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Verkopers uitchecken
3 personen
57
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

58
Kassa definitief afsluiten
2 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
60
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
61
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
65
Materialen terugbrengen
3 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Verloren voorwerpen afhandelen
68
Verkopers informeren over afhandeling
69
Facturen en bonnetjes archiveren
70
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 40
Stoelenaantal 20
Klaptafels voor cateringaantal 3
Kassatafel
Kledingrekkenaantal 6
Krukkenaantal 6
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalapparaat
Kassa
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handlampenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Afwasteilaantal 3
Koelkrattenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Standnummersaantal 40
Prijskaartjesaantal 500
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 4

Catering

Koelvitrine
Drankdispensersaantal 2
Kruidenrekkenaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectiestationsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Kantoor

Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Contantgeldkistjesaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 2
Polsbandjesaantal 500
Bezoekersplattegrondenaantal 500
Verkoperslijstenaantal 50

Tips

Stel verkopersvoorwaarden op voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin minimaal de afmetingen van een stand, opbouw- en afbreektijden, toegestane spullen en de uiterste aanmelddatum.
Werk met één actuele verkoperslijst en verstuur na de inschrijving een bevestiging met standnummer, aankomsttijd en praktische regels. Controleer de indeling minstens 7 dagen vooraf opnieuw.
Maak de bezoekersroute voordat je tafels plaatst. Zet standnummers op de plattegrond en zorg dat entree, kassa, catering en uitgang herkenbaar zijn zonder dat bezoekers tussen tafels vast komen te staan.
Test het betaalapparaat en de kassa uiterlijk 2 dagen vooraf. Bestel contantgeld en wisselgeld op tijd en wijs één persoon aan die tijdens de markt betalingen en kascontrole beheert.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, inclusief opbouw en afsluiting. Stuur instructies minimaal 3 dagen vooraf en leg vast wie de catering, bewegwijzering, afvalinzameling en vragen van verkopers opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een museumrommelmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie, openingstijden, vergunningen en verkopersvoorwaarden; daarna kun je gericht werven en promoten.
Wanneer moet ik verkopers uitnodigen voor een museumrommelmarkt?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken voor de markt. Sluit de inschrijving 2 tot 3 weken vooraf, zodat je standplaatsen, standnummers en bevestigingen nog rustig kunt verwerken.
Hoe deel ik de stands in tijdens een museumrommelmarkt?: Maak de definitieve standindeling uiterlijk 7 dagen voor opening. Houd rekening met looproutes, nooduitgangen, catering en voldoende ruimte voor tafels, stoelen en eventuele kledingrekken.
Wanneer regel ik catering en betaalmiddelen voor de museumrommelmarkt?: Reserveer koffievoorziening en catering minimaal 3 weken vooraf. Test het betaalapparaat 2 dagen voor het evenement en leg contantgeld, wisselgeld, kassamateriaal en een reserveoplossing vóór de opbouw klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.