Zo organiseer je een museumavond zonder verrassingen

Een museumavond organiseren begint niet bij de hapjes, maar bij de route door het museum en het programma. Leg eerst datum, zalen, rondleidingen en sprekers vast; daarna volgen reserveringen, vergunningen en de uitnodiging. Werk met één aanmeldformulier waarin je ook dieetwensen verzamelt, zodat deelnemerslijsten en catering op elkaar aansluiten. In de laatste week controleer je kunstwerken, routes en rondleidingsteksten, test je de techniek en leg je ontvangst, bewegwijzering en materialen klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Museumzalen selecteren
2 personen
3
Rondleidingen plannen
2 personen
4
Sprekers en kunstenaars boeken
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Vergunningen controleren
7
Uitnodiging ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Online aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijsten bijwerken
13
Programma publiceren
14
Herinnering versturen
15
Catering bevestigen
16
Rondleidingsteksten controleren
2 personen
17
Kunstwerken en routes controleren
2 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Programma's printen
2 personen
21
Bewegwijzering printen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Materialen verzamelen
2 personen
26
Zalen inspecteren
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen klaarzetten
3 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Buffet opbouwen
3 personen
31
Servies klaarzetten
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Decoratie plaatsen
2 personen
34
Lichtpunten instellen
2 personen
35
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
36
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
37
Kunstworkshop klaarzetten
2 personen
38
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
39
Briefing publieksbegeleiders geven
4 personen
40
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Aanmeldingen afvinken
2 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Eerste rondleiding begeleiden
2 personen
47
Tweede rondleiding begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Kunstworkshop begeleiden
3 personen
51
Lezing begeleiden
2 personen
52
Vragenronde begeleiden
53
Derde rondleiding begeleiden
2 personen
54
Muziek- en lichtprogramma bedienen
55
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
56
Toiletten controleren
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

59
Eindcontrole bezoekersruimtes
2 personen
60
Buffet afruimen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Zalen schoonmaken
3 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Materialen terugbrengen
2 personen
68
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Ovenwantenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-geheugenstickaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Kunststof plantenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Fotolijstenaantal 10
Kleefhakenaantal 30
Tafeldecoratiesaantal 8

Papierwaren

Programmaflyersaantal 120
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 20
A4-presentatiemappenaantal 10

Workshopmateriaal

Tekenpapieraantal 150
Schildersdoekenaantal 40
Acrylverfsetsaantal 10
Penseelsetsaantal 20
Waterbekersaantal 20
Schortenaantal 40
Potlodenaantal 50
Kleurpotlodensetsaantal 10
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 10
Tafelfolieaantal 8

Veiligheid

Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de publieksroute vóór je het programma publiceert. Controleer per zaal hoeveel mensen passen en laat minimaal 15 minuten tussen rondleidingen voor verplaatsing en uitloop.
Open het online aanmeldformulier uiterlijk 3 weken voor de museumavond. Vraag meteen naar dieetwensen en werk de deelnemerslijst minstens 2 keer bij: een week vooraf en 24 uur voor aanvang.
Bevestig catering, stoelen, tafels en ontvangstbalie uiterlijk 7 dagen vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel dranken pas nadat je de definitieve opkomst kent.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoon minimaal 2 dagen vooraf in de echte zaal. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en microfoonstandaards; ontbrekende aansluitingen vallen anders pas bij de opbouw op.
Maak een tijdschema voor de laatste 3 uur: ontvangst en naambadges, bewegwijzering, programma's, techniek, hapjes en dranken. Print de definitieve deelnemerslijst en het programma pas nadat de laatste herinnering is verstuurd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een museumavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zalen, programma en sprekers. Reserveer rondleidingen en controleer vergunningen vroeg, omdat wijzigingen in museumroutes later moeilijk in te passen zijn.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een museumavond?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf. Verstuur 24 tot 48 uur voor aanvang een herinnering met tijd, route, programma en eventuele praktische instructies.
Hoeveel drank heb je nodig voor een museumavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een avond van 3 uur komt dat neer op ongeveer 4 tot 5 drankjes per persoon, afhankelijk van koffie, water en alcoholvrije opties.
Wanneer test je de techniek voor een museumavond?: Test alle apparatuur uiterlijk 2 dagen vooraf in de zaal waar je die gebruikt. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid, stroompunten en batterijen voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.