Checklist voor een medische lezing organiseren
Een medische lezing vraagt meer voorbereiding dan alleen een spreker en een zaal. Je moet inschrijvingen, dieetwensen, presentatiebestanden en audiovisuele techniek op elkaar afstemmen. Plan de locatie en spreker eerst, werk daarna het programma en de communicatie uit en controleer op de dag zelf vooral de presentatie, microfoon en registratie. Met deze checklist houd je ook kleine zaken bij de hand, zoals naamkaartjes, bewegwijzering, water en verlengkabels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Spreker vastleggen
Programma samenstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentatie ontvangen
Techniek testen
2 personen
Catering inkopen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting instellen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Spreker ontvangen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Lezing introduceren
Lezing begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spreker bedanken
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Presentatiebestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Registratietafel
- Spreektafel
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoon
- Luidsprekeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Laserpointer
- Presentatieklikker
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Opscheptangenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelkledenaantal 8
- Bewegwijzeringsbordenaantal 6
- Pijlbordhoudersaantal 6
- Notitieblokkenaantal 60
- Balpennenaantal 60
- Klembordenaantal 4
Schoonmaak
- Handdesinfectieaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 8
- Bezem
- Vuilnisgrijper
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de presentatie uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf vast en test het bestand op de laptop die je tijdens de lezing gebruikt. Controleer ook of video, geluid en lettertypen correct werken.
- Plan de registratie minimaal 30 minuten vóór aanvang. Leg de deelnemerslijst en naamkaartjes bij de registratietafel en hang bewegwijzering op vanaf de ingang tot aan de zaal.
- Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoon en luidspreker vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Houd minstens twee verlengkabels en een extra stekkerdoos beschikbaar voor een andere opstelling.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal cateringporties uiterlijk 2 werkdagen vooraf door. Koel dranken op tijd en zet koffie, waterglazen en servies klaar vóór de ontvangst.
- Maak de zaalindeling pas definitief nadat de presentatieruimte is ingericht. Controleer of elke deelnemer zicht heeft op het scherm, de spreker niet voor de projectie staat en de looproute naar registratie vrij blijft.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een medische lezing organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van de locatie en het vastleggen van de spreker. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie definitief zijn, zodat je voldoende tijd hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een medische lezing op te bouwen?
- Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor zaalcontrole, stoelen en tafels, registratie, presentatie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten vóór aanvang zonder opbouwwerk voor de ontvangst van deelnemers.
- Wanneer moet ik de techniek van een medische lezing testen?
- Test alle apparatuur uiterlijk 1 werkdag vooraf als dat kan en herhaal de controle op locatie minimaal 60 minuten vóór de lezing. Controleer afzonderlijk de laptop, beamer, microfoon, luidspreker, kabels en presentatieklikker.
- Wanneer moet ik catering voor een medische lezing regelen?
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bevestig aantallen en keuzes uiterlijk 2 werkdagen vóór de lezing. Zet koffie, water, hapjes en servies klaar voordat de registratie opent.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!