Checklist para organizar una conferencia médica
Organizar una conferencia médica exige coordinar el contenido, los asistentes y la sala sin dejar la parte técnica para el último momento. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del lugar y la contratación del ponente hasta el registro, el catering y la prueba del proyector y el micrófono. También ayuda a cerrar los detalles que suelen olvidarse: preferencias dietéticas, tarjetas identificativas, señalización y copias de la lista de participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Contratar al ponente
Elaborar el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Recibir la presentación
Probar la técnica
2 personas
Comprar catering
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Configurar la iluminación
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colgar señalización
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Recibir al ponente
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Presentar la conferencia
Moderación de la charla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Agradecer al ponente
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger la sala
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Archivar los archivos de la presentación
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbrico
- Altavozcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Puntero láser
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas para servircant. 4
- Teterascant. 2
- Papeleracant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 8
- Carteles de señalizacióncant. 6
- Soportes para paneles de flechascant. 6
- Bloc de notascant. 60
- Bolígrafoscant. 60
- Portapapelescant. 4
Limpieza
- Desinfectante de manoscant. 4
- Paños de microfibracant. 8
- Escoba
- Pinza recoge basura
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma al ponente antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y registrar las preferencias dietéticas.
- Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes. Imprime la lista de participantes y prepara las tarjetas de nombre el día anterior, no durante el registro.
- Recibe la presentación con antelación y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico y el altavoz al menos 60 minutos antes de la llegada del público.
- Calcula el catering según el número confirmado de asistentes y deja las bebidas enfriándose antes de abrir la sala. Comprueba también tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras y termos.
- Llega con tiempo para colocar sillas, mesas, la mesa de registro y la mesa de oradores. Coloca los carteles y las flechas antes de abrir, y reserva 15 minutos para una última revisión de la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia médica?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar al ponente y elaborar el programa. Reserva las 2 últimas semanas para invitaciones, inscripciones y logística.
- ¿Cuándo debo enviar el recordatorio de una conferencia médica?
- Envíalo entre 48 y 72 horas antes del evento. Así todavía puedes corregir la lista de participantes, las tarjetas de nombre y las cantidades del catering.
- ¿Cuánto antes hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de que lleguen los asistentes. Comprueba también cables alargadores, regletas, el portátil, el clic de presentación y el puntero láser.
- ¿Qué debo preparar el día anterior a una conferencia médica?
- Deja listas las tarjetas de nombre, la señalización, la presentación recibida y la lista provisional de participantes. Revisa también el material, el catering previsto y la disponibilidad de sillas, mesas y equipos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!