Checklist voor een goed georganiseerde literatuurpicknick
Een literatuurpicknick vraagt om meer dan boeken en picknickkleden. Je regelt tegelijk een programma, leesoptredens, catering, zitplaatsen en geluid voor deelnemers die buiten samenkomen. Begin met de locatie en het programma, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en werk pas dan de boodschappen en materialen af. In deze checklist staat de voorbereiding in een logische volgorde, inclusief punten die vaak te laat gebeuren: leesfragmenten printen, routeborden maken, dranken koelen en de geluidsapparatuur testen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Leesoptredens bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Boeken selecteren
2 personen
Leesfragmenten printen
Naambadges voorbereiden
Routeborden maken
Materialen inpakken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Picknickmanden vullen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Leeshoek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Leesrondes begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boekentafel aanvullen
Avondverlichting aanzetten
Laatste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Buffet en bar afbreken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende boeken retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Picknicktafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Picknickkledenaantal 12
- Buffettafelsaantal 2
- Registratietafel
Servies
- Bordenaantal 60
- Kommetjesaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Messenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveermandenaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 2
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Boekentafelstandaardsaantal 6
- Boeken voor leeshoekaantal 30
- Programmapostersaantal 6
- Naambadgehoudersaantal 60
- Pennenaantal 20
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasteilaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Handvegeraantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de leesoptredens uiterlijk 3 weken vooraf vast. Zo kun je het programma publiceren, uitnodigingen versturen en deelnemers tijdig informeren over de locatie en aanvang.
- Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen vooraf af. Gebruik die lijst om dieetwensen te controleren en het aantal broodjes, stuks fruit, snacks, bekers en zitplaatsen te bepalen.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg bij twijfel extra bescherming, koelboxen en een alternatief voor de leeshoek klaar voordat je vertrekt.
- Print leesfragmenten en bereid naambadges minimaal 1 dag vooraf voor. Maak ook routeborden; op een buitenlocatie vinden deelnemers de registratie- of leeshoek anders niet vanzelf.
- Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw. Inspecteer de locatie, laad tafels en stoelen uit, spreid de kleden uit en test microfoons, speakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste lezer begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een literatuurpicknick organiseren?
- Reserveer de locatie en leg het programma 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de picknick.
- Hoeveel eten moet ik voorzien voor een literatuurpicknick?
- Reken per deelnemer op 2 broodjes, 1 stuk fruit en 1 tot 2 snacks. Tel daarnaast 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en controleer dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een literatuurpicknick op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw. Reserveer ongeveer 30 minuten voor locatie-inspectie en uitladen, 45 minuten voor tafels, stoelen en kleden en 30 minuten voor de leeshoek en geluidstest.
- Wanneer moet ik de geluidsapparatuur testen?
- Test draadloze microfoons en draagbare speakers uiterlijk 30 minuten vóór de eerste leesoptreden. Controleer tegelijk de verlengkabels en stekkerdozen, zodat je nog tijd hebt om een storing op te lossen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!