Checklist voor een lampionnenoptocht organiseren

Een lampionnenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen uitdelen. Je regelt vooraf de route, vergunningen, verkeersveiligheid, vrijwilligers en een plek voor ontvangst. Op de dag zelf moeten deelnemers weten waar ze vertrekken, moeten lampionnen en lichtjes gecontroleerd zijn en moet de route duidelijk verlicht en gemarkeerd zijn. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar de opbouw en afsluiting, zonder de praktische details op het laatste moment te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en vertrekpunt vastleggen
2 personen
Vergunning en meldingen regelen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziek en geluidsset reserveren
Verkeersregelaars reserveren
Locatie voor ontvangst reserveren
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Lampionnen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Lampionnen uitgiftepunt inrichten
3 personen
Ontvangsttent opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Verkeersposten markeren
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Lampionnen uitdelen
4 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Optocht begeleiden
10 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Muziek tijdens optocht verzorgen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Lampionnen innemen
3 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Routepijlen weghalen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Decoratie

Lampionnenaantal 120
Lampionstokjesaantal 120
LED-theelichtjesaantal 150
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Thermometer
Krattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 12
Regenschermenaantal 10

Kantoor

Inschrijfformulierenaantal 150
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 150
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4

Tips

Leg de route en het vertrekpunt uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer de route daarna bij daglicht én in het donker op smalle stukken, losse tegels, kruisingen en plekken waar extra verlichting nodig is.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen niet pas na het versturen van de uitnodigingen. Vraag verkeersregelaars en vrijwilligers vroeg genoeg aan en geef iedere post een duidelijke plek op de route.
Plan de lampionuitgifte vóór de start met een aparte tafel en reservevoorraad. Controleer lampionnen, stokjes en LED-theelichtjes vooraf; neem ook reservebatterijen en zaklampen mee voor uitval of zoekgeraakte materialen.
Stuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de optocht. Vermeld het vertrekpunt, startuur, verwachte duur, kledingadvies, wat kinderen zelf meenemen en waar de ontvangst na afloop plaatsvindt.
Bouw de ontvangstlocatie op voordat de eerste groep vertrekt. Zet tafels, stoelen, partytenten, dranken en hapjes klaar en test geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en portofoons vóór de deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, vertrekpunt, vergunningen en verkeersmaatregelen. De uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd; plan de definitieve deelnemersinformatie ongeveer 3 tot 5 dagen voor de optocht.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij het uitgiftepunt, 1 bij de ontvangst en per verkeerspost minstens 1 persoon. Bij een route met 4 verkeersposten heb je dus al minstens 6 vaste vrijwilligers nodig, naast eventuele begeleiders voor de groep.
Hoeveel lampionnen en lichtjes moet ik inkopen?: Voorzie 1 lampion, 1 lampionstokje en 1 LED-theelichtje per aangemelde deelnemer. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserve mee; bij 80 deelnemers zijn dat 88 exemplaren van elk onderdeel.
Wanneer controleer je de route van een lampionnenoptocht?: Controleer de route minimaal 2 keer: eerst bij daglicht tijdens de voorbereiding en opnieuw op de dag zelf zodra het donker wordt. Kijk vooral naar verlichting, afzettingen, kruisingen en de zichtbaarheid van routepijlen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.