Zo organiseer je een kerstkamp zonder last-minute gedoe

Een kerstkamp organiseer je in vaste rondes: eerst terrein en deelnemers, daarna maaltijden en materialen, en pas op het einde de opbouw. Begin met het kampterrein reserveren en verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je weet voor hoeveel mensen je slaapplaatsen, eten en servies nodig hebt. Verzamel dieetwensen en noodcontacten meteen bij de aanmelding. Plan de laatste controle uiterlijk een week vooraf; vooral stroom, verlichting, slaapmateriaal en gekoelde voorraad worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Noodcontacten verzamelen
5
Kampterrein reserveren
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Programma afdrukken
8
Kampterrein inspecteren
2 personen
9
Materialen verzamelen
3 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Maaltijd voorbereiden
4 personen
12
Deelnemerspakketten klaarmaken
2 personen
13
Apparatuur opladen
14
Weersverwachting controleren
15
Slaapplekken labelen
2 personen
16
Kerstversiering voorbereiden
2 personen
17
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
18
EHBO-koffers controleren
19
Voorraad gekoeld zetten
2 personen
20
Kampterrein opbouwen
4 personen
21
Tenten opzetten
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Slaapplekken aanwijzen
2 personen
28
Kampregels uitleggen
2 personen
29
Welkomstdranken serveren
3 personen
30
Kerstactiviteiten begeleiden
5 personen
31
Warme maaltijd bereiden
4 personen
32
Buffet opbouwen
3 personen
33
Avondmaaltijd serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies afruimen
3 personen
36
Kerstquiz begeleiden
2 personen
37
Kampvuur begeleiden
3 personen
38
Dessert en chocolademelk serveren
3 personen
39
Avondprogramma afronden
2 personen

Nazorg

40
Keuken schoonmaken
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tenten afbreken
4 personen
43
Versiering verwijderen
2 personen
44
Terrein schoonmaken
4 personen
45
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
46
Materialen schoonmaken
3 personen
47
Materialen inpakken
3 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Kampeermateriaal

Slaaptentenaantal 10
Slaapmattenaantal 50
Slaapzakkenaantal 50
Grondpennenaantal 80
Hameraantal 4

Servies

Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Glazenaantal 60

Keuken

Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Lantaarnsaantal 10

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Sportmateriaal

Spelmaterialen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampterrein zodra de datum vaststaat en inspecteer het uiterlijk één week vooraf. Controleer waar tenten, partytenten, tafels, stoelen en verlichting kunnen staan en waar stroom beschikbaar is.
Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het kerstkamp. Maak daarna de deelnemerspakketten en slaapindeling, met één gelabelde slaapplek per deelnemer en een aparte lijst voor dieetwensen en noodcontacten.
Werk de boodschappen uit op basis van het definitieve aantal deelnemers. Reken servies en bestek per persoon plus ongeveer 10 procent reserve; zet gekoelde producten direct na aankoop in koelboxen.
Laad speakers, microfoon en andere apparatuur uiterlijk de avond ervoor volledig op. Neem per elektrisch apparaat een passende aansluiting mee en leg verlengkabels, stekkerdozen en lantaarns vóór de opbouw klaar.
Plan de opbouw minstens 3 uur vóór ontvangst. Zet eerst tenten en tafels, daarna verlichting en versiering; houd de ontvangsttafel, het programma en het spelmateriaal apart zodat je niet tussen dozen hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de reservering van het kampterrein en de uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor vertrek, zodat je eten, slaapplaatsen en deelnemerspakketten definitief kunt maken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kerstkamp?: Reken voor een kleine groep op minimaal 3 uur opbouw, exclusief reistijd en het inspecteren van het terrein. Bij meerdere slaaptenten, partytenten en lichtslingers is 4 tot 5 uur realistischer.
Wanneer moet je de boodschappen voor een kerstkamp doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse of gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet gekoelde voorraad meteen in koelboxen en controleer of er genoeg thermoskannen en kookpannen zijn.
Hoeveel slaapplaatsen moet je regelen voor een kerstkamp?: Regel één vaste slaapplek per deelnemer en houd minstens 1 extra slaapplaats achter de hand voor een last-minute wijziging. Label slaapmatten, slaapzakken en tentplekken uiterlijk op de dag vóór aankomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.