Zo organiseer je een jubileumklantendag
Begin met het doel van de dag en werk daarna in vaste volgorde: gasten uitnodigen, locatie en catering vastleggen, programma afronden en pas dan de uitvoering detailleren. Bij een jubileumklantendag bepalen aanmeldingen, dieetwensen en presentatietechniek hoeveel werk je werkelijk hebt. Plan de ontvangst apart van het inhoudelijke programma, zodat registratie, naamkaartjes en garderobe niet door elkaar lopen. De laatste week draait vooral om controleren, testen en bijsturen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
- 2
Uitnodigingen ontwerpen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen registreren
- 5
Locatie reserveren
- 6
Catering reserveren
- 7
Programma definitief maken
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Dieetwensen doorgeven
- 11
Herinneringen versturen
- 12
Naamkaartjes maken
2 personen
- 13
Programma's afdrukken
- 14
Cateringbestelling plaatsen
- 15
Boodschappenlijst controleren
- 16
Niet-bederfelijke spullen kopen
2 personen
- 17
Decoratie sorteren
2 personen
- 18
Fotomateriaal selecteren
2 personen
- 19
Muziek afspeellijst maken
- 20
Presentatie controleren
2 personen
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Buitenplan aanpassen
2 personen
- 23
Apparatuur testen
2 personen
- 24
Servies en glaswerk tellen
2 personen
- 25
Verse boodschappen doen
2 personen
- 26
Dranken koelen
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Naamkaartjes klaarleggen
- 29
Cadeaus en prijzen klaarzetten
2 personen
- 30
Locatiesleutels ophalen
- 31
Locatie openen
2 personen
- 32
Ruimtes ventileren
2 personen
- 33
Tafels opstellen
3 personen
- 34
Stoelen plaatsen
3 personen
- 35
Buffet opbouwen
3 personen
- 36
Drankenstation opbouwen
2 personen
- 37
Registratietafel inrichten
2 personen
- 38
Versiering ophangen
3 personen
- 39
Fotowand opbouwen
2 personen
- 40
Licht en muziek instellen
2 personen
- 41
Presentatie aansluiten
2 personen
- 42
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 43
Toiletten controleren
- 44
Ontvangstteam briefen
3 personen
Event
- 45
Gasten registreren
3 personen
- 46
Gasten verwelkomen
2 personen
- 47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Programma aankondigen
- 50
Presentatie begeleiden
2 personen
- 51
Foto's maken
2 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Buffet openen
2 personen
- 54
Buffet serveren
4 personen
- 55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 56
Gebak aansnijden
2 personen
- 57
Koffie en thee serveren
2 personen
- 58
Afscheidsgeschenken uitdelen
2 personen
- 59
Gasten uitzwaaien
3 personen
- 60
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
- 61
Servies tussentijds afruimen
2 personen
Nazorg
- 62
Eindcontrole gastenruimte
2 personen
- 63
Buffet en bar afbreken
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Decoratie verwijderen
2 personen
- 67
Afval wegbrengen
2 personen
- 68
Locatie schoonmaken
3 personen
- 69
Apparatuur inpakken
2 personen
- 70
Voorraad terugpakken
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 72
Sleutels en locatie opleveren
- 73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 74
Restanten koelen en labelen
2 personen
- 75
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Statafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
- Karaffenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 14
- Servettenhoudersaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 4
- Jubileumbanner
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafeldecoratiesaantal 10
- Fotowand
- Fotowandaccessoiresaantal 20
- Naamkaarthoudersaantal 70
- Kaarsenaantal 24
- Slingersaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledkaarsenaantal 24
- Staande lampenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 3
Schoonmaak
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Handschoenenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg locatie en catering vast voordat je het definitieve programma verstuurt. Zo weet je hoeveel zitplaatsen, buffettafels en servies nodig zijn en voorkom je wijzigingen in de laatste uitnodiging.
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de klantendag. Gebruik de definitieve lijst om dieetwensen door te geven, naamkaartjes te maken en de cateringbestelling te controleren.
- Plan voor de ontvangst minstens 30 minuten vóór de start van het programma. Zet de registratietafel klaar met naamkaartjes en houd garderoberekken en afvalbakken zichtbaar maar buiten de looproute.
- Test presentatie, geluidsapparatuur en eventuele fotowand uiterlijk 2 dagen vooraf op de echte locatie. Controleer ook of de presentatie zonder internetverbinding werkt en leg reservekabels klaar.
- Maak 3 dagen vooraf een binnenplan als onderdelen buiten plaatsvinden. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en verplaats statafels, decoratie en catering niet pas tijdens de ontvangst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jubileumklantendag organiseren?
- Begin ongeveer 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en catering. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de datum, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en herinneringen.
- Wanneer moet je de catering voor een jubileumklantendag definitief doorgeven?
- Geef het verwachte aantal gasten en de dieetwensen 7 dagen vooraf door. Controleer de bestelling nogmaals 2 dagen voor het evenement, nadat afmeldingen en late aanmeldingen zijn verwerkt.
- Hoeveel tijd moet je rekenen voor de ontvangst van klanten?
- Reserveer minimaal 30 minuten voor registratie en binnenkomst. Bij meer dan 50 gasten zijn twee personen bij de registratietafel praktisch, zodat de start van het programma niet uitloopt.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een jubileumklantendag?
- Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een volledig binnenplan en controleer de verwachting opnieuw op de dag zelf. Zorg dat je binnen voldoende ruimte hebt voor ontvangst, catering en het programma voordat je buitenopstelling opbouwt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!