Cómo organizar una jornada de clientes por aniversario

Una jornada de clientes por aniversario necesita más coordinación que una celebración interna: debes controlar las inscripciones, las preferencias alimentarias y el flujo de llegada. Empieza por la lista de invitados y la reserva del lugar; después cierra el catering y el programa antes de preparar la decoración. La semana del evento, confirma asistentes, prueba el equipo y adapta el plan si la actividad es exterior. El día anterior, revisa cantidades, nombres, vajilla y productos frescos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Registrar inscripciones
5
Reservar el lugar
6
Reservar el catering
7
Definir el programa final
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comunicar necesidades dietéticas
11
Enviar recordatorios
12
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
13
Imprimir programas
14
Realizar el pedido de catering
15
Comprobar la lista de la compra
16
Comprar suministros no perecederos
2 personas
17
Clasificar la decoración
2 personas
18
Seleccionar material fotográfico
2 personas
19
Crear lista de reproducción
20
Comprobar la presentación
2 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Adaptar el plan exterior
2 personas
23
Probar el equipo
2 personas
24
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
25
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Preparar tarjetas con nombres
29
Preparar regalos y premios
2 personas
30
Recoger las llaves del recinto
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Ventilar los espacios
2 personas
33
Montar mesas
3 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Montar el buffet
3 personas
36
Montar el puesto de bebidas
2 personas
37
Montar la mesa de registro
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Montar el photocall
2 personas
40
Configurar la luz y la música
2 personas
41
Conectar la presentación
2 personas
42
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
43
Comprobar los baños
44
Informar al equipo de recepción
3 personas

Evento

45
Registrar a los invitados
3 personas
46
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Anunciar el programa
50
Coordinar la presentación
2 personas
51
Tomar fotos
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Abrir el buffet
2 personas
54
Servir el bufé
4 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Cortar el pastel
2 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Repartir regalos de despedida
2 personas
59
Despedir a los invitados
3 personas
60
Recoger la basura durante el evento
2 personas
61
Retirar la vajilla entre turnos
2 personas

Seguimiento

62
Control final del espacio de invitados
2 personas
63
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Llevar la basura
2 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Empacar el equipo
2 personas
70
Recoger el stock
2 personas
71
Recoger objetos perdidos
72
Entregar las llaves y el local
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Enfriar y etiquetar los restos
2 personas
75
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Jarrascant. 12

Decoración

Mantelescant. 14
Porta-servilletascant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 4
Banner de aniversario
Arreglos floralescant. 8
Decoraciones de mesacant. 10
Photowall
Accesorios para el photocallcant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 70
Velascant. 24
Guirnaldascant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 24
Lámparas de piecant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 3

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Guantescant. 6
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados con tiempo suficiente para encargar el catering según las inscripciones reales. Envía la invitación y registra las respuestas en una sola lista, incluyendo las necesidades dietéticas.
Define el programa final antes de imprimirlo y preparar la presentación. Reserva un margen de 15 minutos entre la llegada de clientes, el inicio y los cambios de actividad.
Prepara la recepción como un punto independiente: coloca la mesa de registro, las tarjetas con nombres y los programas juntos. Así evitas buscar materiales mientras llegan los invitados.
Cuenta la vajilla y la cristalería antes de comprar o recibir el catering. Comprueba por separado platos de cena, platos de postre, tazas, vasos, copas y cubiertos para cada comensal previsto.
Deja la compra de productos frescos para el final, pero no la retrases hasta el mismo día si el montaje empieza temprano. Prueba el equipo y revisa el pronóstico entre 24 y 48 horas antes para ajustar cualquier parte exterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de clientes por aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para preparar invitados, lugar, catering e invitaciones. Reserva los últimos 7 días para confirmaciones, preferencias dietéticas, impresión y comprobaciones.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para el catering?: Fija el cierre entre 7 y 10 días antes del evento, según el plazo del proveedor. Después, comunica las necesidades dietéticas y conserva una pequeña lista de cambios de última hora.
¿Qué debo comprobar el día anterior a la jornada?: Revisa el programa, la presentación, el equipo, la previsión meteorológica y las cantidades de vajilla y cristalería. También deja clasificada la decoración y confirma que los productos frescos llegarán a tiempo.
¿Cuántos vasos y copas necesito por cliente?: Calcula como mínimo un vaso para agua y una copa por persona, más un 10% de reserva para roturas, cambios o asistentes adicionales. Ajusta la cantidad si el catering prevé varios servicios o bebidas diferentes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.