Checklist voor een goed georganiseerd jeu-de-boulestoernooi
Een jeu-de-boulestoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen banen en boules reserveren. Je moet op tijd weten hoeveel teams meedoen, een speelbaar schema maken en deelnemers duidelijke informatie sturen. Regel daarnaast schaduw, drank, scoreformulieren en een plan voor wisselend weer. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je op de dag zelf vooral deelnemers kunt ontvangen en het toernooi kunt begeleiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
Jeu-de-boulesbanen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afsluiten
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdformulieren printen
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
Terrein en banen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijving en betaling afhandelen
2 personen
Toernooiregels toelichten
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
Pauze en baanwissel begeleiden
2 personen
Derde speelronde begeleiden
4 personen
Finales begeleiden
3 personen
Einduitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
Nazorg
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Banen en terrein schoonmaken
3 personen
Keuken en bar schoonmaken
3 personen
Materialen tellen en inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Inklaptafelaantal 6
- Stoelaantal 60
- Barkrukaantal 6
- Afvalbakaantal 6
Sportmateriaal
- Jeu-de-boulesetaantal 12
- Doelballenaantal 12
- Meetlintaantal 4
- Scorebordaantal 6
- Kegelsaantal 12
- Baanmarkeringaantal 12
- Reserveboulesaantal 4
Servies
- Herbruikbaar drinkglasaantal 80
- Koffiekopaantal 50
- Bordaantal 80
- Besteksetaantal 80
- Serveerschaalaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Koelboxaantal 4
- IJsblokjesbakaantal 2
- Snijplankaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Tangenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare geluidsinstallatie
- Microfoon
- Verlengsnoeraantal 3
- Stekkerdoosaantal 3
- Telefoonopladeraantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 6
- Tafelloperaantal 6
- Prijzenbekersaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoeraantal 4
Schoonmaak
- Afwasbakaantal 2
- Sponsaantal 6
- Theedoekaantal 12
- Handzeepdispenseraantal 3
- Bezemaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de deelnemerslijst enkele dagen voor het toernooi vast. Maak daarna pas de teams en het wedstrijdschema, zodat je niet op het laatste moment opnieuw hoeft te puzzelen.
- Reserveer per speelronde een baan en plan extra tijd voor uitleg, wisselen en eventuele beslissende werprondes. Zet doelballen, meetlinten, scoreborden en reserveboules vooraf per baan klaar.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal waar partytenten komen te staan. Denk ook aan een droge plek voor wedstrijdformulieren, prijzen en de registratietafel.
- Zet drank minimaal enkele uren voor de start koud en maak het buffet vóór ontvangst van de deelnemers klaar. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding, niet pas op de speeldag.
- Wijs vrijwilligers één duidelijke taak toe, zoals registratie, scoreverwerking of bar. Test de geluidsinstallatie en microfoon vóór de eerste deelnemers arriveren en leg verlengsnoer en stekkerdoos veilig weg.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jeu-de-boulestoernooi organiseren?
- Leg datum, locatie en banen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het toernooi, zodat je teams en het wedstrijdschema tijdig kunt maken.
- Hoeveel jeu-de-boulesbanen heb ik nodig voor een toernooi?
- Dat hangt af van het aantal teams en de speelduur. Plan per gelijktijdige wedstrijd één baan en houd minstens 15 minuten extra per ronde aan voor uitleg, wisselen en het invullen van wedstrijdformulieren.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor jeu de boules maken?
- Maak het schema direct nadat de deelnemerslijst is gesloten, meestal 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Zo kun je rekening houden met het definitieve aantal spelers en teams.
- Wat moet ik bij slecht weer regelen voor een jeu-de-boulestoernooi?
- Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 4 uur voor de start. Zet partytenten klaar voor registratie, catering en pauzes, en bepaal vooraf wanneer je het programma aanpast of uitstelt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!