Checklist voor een interreligieuze picknick organiseren
Een interreligieuze picknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en kleedjes meenemen. Je stemt datum en locatie af met religieuze partners, verzamelt dieet- en taalbehoeften en maakt ruimte voor begeleide gesprekken. Plan ook een binnenlocatie als back-up en werk op de dag zelf met een duidelijke opbouwvolgorde. Deze checklist helpt je van eerste reservering tot koude dranken, buffet en naamkaartjes op locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Reservering van locatie maken
Vergunningen controleren
Religieuze partners benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Programma en tijden vastleggen
3 personen
Gespreksbegeleiders vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Taalbehoeften inventariseren
Weersverwachting controleren
Alternatieve binnenruimte bevestigen
Definitieve deelnemerslijst maken
Boodschappen doen
3 personen
Vers fruit wassen
2 personen
Salades en brood voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terrein en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten en parasols plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Allergenen duidelijk markeren
2 personen
Gesprekskaarten klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers kort instrueren
3 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
3 personen
Opening begeleiden
3 personen
Buffet en picknick serveren
5 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en servies verzamelen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
2 personen
Nazorg
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies en materialen schoonmaken
4 personen
Terrein en toiletten schoonmaken
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Parasolsaantal 4
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Picknickkleedjesaantal 20
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 90
- Herbruikbare kommenaantal 90
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffiekopjesaantal 60
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Voedseltangenaantal 10
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudbakkenaantal 20
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 10
Decoratie
- Tafelkleedsetsaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
- Gesprekskaartenaantal 30
- Vlaggetjesslingersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegers en blikkenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Benader religieuze partners voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je rekening houden met religieuze feestdagen, rustmomenten en eetgewoonten voordat deelnemers zich aanmelden.
- Open de aanmeldingen pas nadat programma en tijden vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en taalbehoeften; verwerk dieetmaaltijden later apart, zodat ze niet op het buffet verwisselen.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bevestig dan ook de alternatieve binnenruimte. Partytenten en parasols lossen regen of wind niet altijd voldoende op.
- Plan de opbouw in deze volgorde: terrein en toiletten controleren, tafels en stoelen plaatsen, tenten en parasols opzetten, buffet inrichten en dranken koud zetten. Begin hiervoor minimaal 2 uur voor de ontvangst.
- Maak naamkaartjes en gesprekskaarten vooraf klaar en leg ze per tafel klaar. Dat voorkomt zoeken tijdens de ontvangst en helpt deelnemers sneller contact te maken, ook wanneer niet iedereen dezelfde taal spreekt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een interreligieuze picknick organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en religieuze partners. Open de aanmeldingen ongeveer 4 weken voor de picknick en sluit ze 7 dagen vooraf, zodat je dieetmaaltijden en materiaal kunt plannen.
- Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een interreligieuze picknick?
- Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en controleer ze 7 dagen voor het evenement tegen de definitieve deelnemerslijst. Verpak speciale maaltijden op de voorbereidingsdag apart en label ze duidelijk.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een interreligieuze picknick?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw met een team van 3 tot 4 mensen. Controleer eerst terrein en toiletten, zet daarna meubilair en beschutting neer en richt als laatste het buffet en de dranken in.
- Wanneer controleer ik het weer en de binnenlocatie?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over de buitenopstelling. Bevestig de alternatieve binnenruimte al bij de reservering, zodat je niet op het laatste moment hoeft te zoeken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!