Zo organiseer je een huisdierenfotowedstrijd
Begin niet met de fotostations, maar met de wedstrijdregels en het programma. Leg vast wie mag deelnemen, hoeveel dieren per deelnemer zijn toegestaan, hoe de jury beoordeelt en wanneer inschrijven sluit. Regel daarna de locatie, jury, fotografen en het aanmeldformulier, zodat je op tijd weet hoeveel dieren en mensen komen. Besteed extra aandacht aan dierenveiligheid, een noodcontact bij de dierenarts en een logische indeling van fotostations, wachtruimte en publieksgedeelte.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Juryleden benaderen
- 4
Juryleden bevestigen
- 5
Aanmeldformulier maken
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Wedstrijd online publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Dierenaantallen inventariseren
- 11
Dierveiligheidsregels versturen
- 12
Noodcontact dierenarts regelen
- 13
Prijzen bestellen
- 14
Fotografen bevestigen
- 15
Programma definitief maken
2 personen
- 16
Plattegrond maken
- 17
Deelnemerslijst afdrukken
- 18
Stembiljetten afdrukken
- 19
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 20
Certificaten voorbereiden
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Dranken koud zetten
2 personen
- 23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Fotostations opbouwen
3 personen
- 26
Achtergronden en decoratie plaatsen
2 personen
- 27
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 28
Catering klaarzetten
2 personen
- 29
Dierenrustplek inrichten
2 personen
- 30
Techniek testen
2 personen
Event
- 31
Jurybriefing geven
2 personen
- 32
Fotografen instrueren
2 personen
- 33
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 34
Dieren registreren
2 personen
- 35
Wedstrijddeelnemers fotograferen
4 personen
- 36
Dranken en hapjes serveren
3 personen
- 37
Dranken bijvullen
2 personen
- 38
Dierenwater controleren
2 personen
- 39
Publieksstemmen uitdelen
2 personen
- 40
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
- 41
Stemmen tellen
3 personen
- 42
Winnaars bekendmaken
2 personen
- 43
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
- 44
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 45
Afval verzamelen
3 personen
- 46
Servies afwassen
2 personen
- 47
Locatie schoonmaken
4 personen
- 48
Decoratie en materialen afbreken
4 personen
- 49
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
- 50
Materialen terugbrengen
3 personen
- 51
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 52
Foto's veilig opslaan
- 53
Winnaars informeren
- 54
Wedstrijdfoto's publiceren
2 personen
- 55
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Fotocamera'saantal 3
- Statiefaantal 3
- Laptopaantal 2
- Fotoprinter
- Mobiele pinapparaat
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Geheugenkaartenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Fotografieachtergrondenaantal 3
- Wedstrijdbanneraantal 2
- Richtingsbordenaantal 10
- Dierenvlaggetjesaantal 3
- Prijslintjesaantal 12
- Fotopropsaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsboxenaantal 2
Dierenbenodigdheden
- Waterbakkenaantal 8
- Voerbakkenaantal 4
- Hondenriemenaantal 6
- Dierenhekkenaantal 4
- Dierenmattenaantal 8
- Reismandenaantal 4
- Poepzakdispensersaantal 4
- Dierenspeeltjesaantal 10
- Dierenhanddoekenaantal 12
- Drinkflesjes voor dierenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handdesinfectieaantal 4
- Desinfectiesprayaantal 3
- Papieren handdoekdispenseraantal 2
Papierwaren
- Registratiemappenaantal 3
- Naamkaartjesaantal 80
- Pennensetsaantal 8
- Klembordenaantal 6
- Printerpapieraantal 2
- Stembiljetbussenaantal 3
- Enveloppenaantal 40
- Certificaatmappenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de inschrijving minimaal 7 dagen voor de wedstrijd en verwerk daarna de aanmeldingen in één deelnemerslijst. Zo kun je naambadges, stembiljetten en certificaten op aantallen voorbereiden in plaats van op de dag zelf te improviseren.
- Vraag bij de aanmelding niet alleen de naam van de eigenaar, maar ook het aantal dieren, hun soort en eventuele dieetwensen. Gebruik die informatie om snacks en drank voor mensen te plannen en om drukke momenten bij de fotostations te voorkomen.
- Stuur de dierveiligheidsregels uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle deelnemers. Vermeld daarin onder meer hoe dieren worden vervoerd, waar ze moeten wachten en welk telefoonnummer van de dierenarts beschikbaar is bij een noodgeval.
- Test de fotocamera's, statieven, geheugenkaarten, fotoprinter, laptop en verlengkabels vóór de opbouw. Neem minstens één reservegeheugenkaart en een opgeladen powerbank mee; een lege batterij of volle kaart legt een fotostation direct stil.
- Maak de plattegrond vóór je tafels en stoelen neerzet. Houd afzetpalen en richtingsborden klaar voor wachtrijen en plaats de fotostations zo dat dieren niet door het publiek of langs de catering hoeven te lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren organiseer je een huisdierenfotowedstrijd?
- Begin ongeveer 6 weken vooraf met de wedstrijdregels, locatie, jury en fotografen. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de datum en sluit die minimaal 7 dagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst en materialen kunt afronden.
- Hoeveel dieren kunnen er per uur op de foto?
- Plan per fotostation ongeveer 8 tot 10 dieren per uur als er ook tijd is voor wisselen en rustig positioneren. Met twee fotostations verdubbel je die capaciteit, maar houd extra ruimte voor dieren die angstig of onrustig reageren.
- Wanneer stuur je de veiligheidsregels naar deelnemers?
- Stuur de regels uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd en herhaal de belangrijkste punten bij aankomst. Zet het noodcontact van de dierenarts ook op de deelnemerslijst en bij de ontvangsttafel.
- Wat moet je op de dag zelf als eerste doen?
- Kom minimaal 2 uur voor de start aan. Zet eerst tafels, stoelen, afzetpalen en fotostations neer, test daarna camera, printer en microfoon en leg pas vervolgens deelnemerslijsten, badges en stembiljetten klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!