Zo organiseer je een wielerwedstrijd
Begin met het wedstrijdconcept, de locatie en het parcours; pas daarna leg je vergunningen, verkeer en vrijwilligers vast. Werk vanaf de wedstrijddatum terug, zodat inschrijvingen, startnummers en communicatie op tijd klaar zijn. Controleer het parcours opnieuw nadat de verkeersmaatregelen zijn uitgewerkt. Op de wedstrijddag draait alles om duidelijke posten, bereikbare communicatie en een vaste volgorde van start, wedstrijdbegeleiding en finish.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdconcept vastleggen
3 personen
- 2
Wedstrijdlocatie reserveren
- 3
Vergunning aanvragen
- 4
Parcours uitwerken
3 personen
- 5
Parcours controleren
3 personen
- 6
Verkeersplan opstellen
2 personen
- 7
Verkeersregelaars werven
2 personen
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
EHBO-contact regelen
- 10
Toiletvoorzieningen reserveren
- 11
Startnummerreeks bepalen
2 personen
- 12
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 13
Inschrijfformulier publiceren
- 14
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 15
Promotie online plaatsen
2 personen
- 16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 17
Dieetwensen verzamelen
- 18
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 19
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
- 20
Wedstrijdinformatie versturen
2 personen
- 21
Startlijst opstellen
2 personen
- 22
Prijzen en medailles bestellen
- 23
Routeborden ontwerpen
2 personen
- 24
Startnummers maken
3 personen
- 25
Vrijwilligershesjes labelen
2 personen
- 26
Materiaal controleren
3 personen
- 27
Boodschappen doen
3 personen
- 28
Dranken koelen
2 personen
- 29
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 30
Catering voorbereiden
4 personen
- 31
Parcours voorinspecteren
3 personen
- 32
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
- 33
Start- en finishzone afzetten
5 personen
- 34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 35
Partytenten opbouwen
4 personen
- 36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 38
Routeborden plaatsen
6 personen
- 39
Bochten en obstakels markeren
4 personen
- 40
Verkeersregelaars posteren
8 personen
- 41
Communicatieapparatuur uitdelen
2 personen
- 42
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 43
Toiletten controleren
2 personen
- 44
Startnummers klaarleggen
2 personen
Event
- 45
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 46
Startnummers uitdelen
3 personen
- 47
Fietsen controleren
2 personen
- 48
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
- 49
Startprocedure toelichten
2 personen
- 50
Wielerwedstrijd starten
4 personen
- 51
Parcoursposten bemannen
12 personen
- 52
Renners en rondes registreren
3 personen
- 53
Dranken serveren
3 personen
- 54
Koffie en thee serveren
2 personen
- 55
Hapjes serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Afvalbakken legen
2 personen
- 58
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
- 59
Finishers opvangen
3 personen
- 60
Uitslag controleren
3 personen
- 61
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 62
Prijsuitreiking houden
3 personen
- 63
Vrijwilligers bedanken
2 personen
- 64
Publiek begeleiden
3 personen
- 65
Parcours vrijgeven
4 personen
- 66
Verkeersregelaars aflossen
4 personen
Nazorg
- 67
Routeborden ophalen
6 personen
- 68
Afzetmaterialen verwijderen
5 personen
- 69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 70
Partytenten afbreken
4 personen
- 71
Servies en materialen afwassen
3 personen
- 72
Catering opruimen
3 personen
- 73
Locatie schoonmaken
5 personen
- 74
Afval afvoeren
3 personen
- 75
Materiaal terugbrengen
4 personen
- 76
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 77
Wedstrijdgegevens archiveren
- 78
Deelnemers uitslag toesturen
- 79
Schade en gevonden voorwerpen registreren
2 personen
- 80
Vergunningstukken archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inschrijftafelsaantal 3
- Buffettafelsaantal 4
- Stoelenaantal 30
- Statafelsaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafonenaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Printer
Sportmateriaal
- Fietsenrekkenaantal 8
- Startnummersaantal 150
- Startnummerhoudersaantal 150
- Pionnenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 60
- Dranghekkenaantal 30
- Routebordenaantal 35
- Pijlbordenaantal 25
- Lintenaantal 10
- Afzetpalenaantal 30
- Reservefietspompenaantal 4
- Fietsreparatiesetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Podiumblokkenaantal 3
- Medaillesaantal 12
- Bekersaantal 6
- Start- en finishlintaantal 2
- Verkeersregelaarshesjesaantal 16
- Werkhandschoenenaantal 12
- Regenschermenaantal 10
- Klembordenaantal 8
- Pennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Stroomkabelhaspelsaantal 3
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
- Veiligheidshandschoenenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerkommenaantal 12
- Schenkkannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 20
- Podiumdoek
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en vraag de vergunning vroeg aan; reken op meerdere weken verwerking en controleer welke verkeersmaatregelen voor jouw parcours nodig zijn.
- Werk het parcours uit met een routekaart, routeborden, pijlborden, pionnen en afzetmateriaal. Loop of fiets de route minstens één keer volledig na voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
- Maak het vrijwilligersrooster per post en tijdsblok. Geef verkeersregelaars vooraf een korte instructie over hun positie, portofooncontact en wat ze doen als een deelnemer of weggebruiker hulp nodig heeft.
- Stel de startnummerreeks vast voordat je de startlijst en nummers laat maken. Houd een kleine reserve aan voor late wijzigingen, beschadigde nummers en deelnemers die van categorie wisselen.
- Test de wedstrijddagtechniek de dag ervoor: laptop, tablets, printer, stopwatches, megafonen, powerbanks en verlengkabels. Leg reservefietspompen, reparatiesets en binnenbanden bij een duidelijk herkenbare hulppost.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst de locatie, werk daarna het parcours en verkeersplan uit en plan vervolgens vergunning, inschrijvingen en vrijwilligers.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een wielerwedstrijd aanvragen?
- Vraag de vergunning minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum aan, tenzij de bevoegde instantie een langere termijn voorschrijft. Voeg het parcours en verkeersplan direct toe om vertraging door aanvullende vragen te voorkomen.
- Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?
- Plan minimaal één verkeersregelaar per kruispunt of risicopunt en tel extra mensen op voor oversteekplaatsen en wisselingen tijdens de wedstrijd. Maak het definitieve aantal pas nadat het parcours volledig is gecontroleerd.
- Wanneer verstuur ik de wedstrijdinformatie en startlijst?
- Verstuur de praktische wedstrijdinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf en de definitieve startlijst 1 tot 2 dagen voor de wedstrijd. Vermeld starttijd, locatie, bereikbaarheid, nummeruitgifte, parcours en contactgegevens.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!