Zo organiseer je een verkiezingsdebat zonder verrassingen
Begin met de inhoud en leg daarna pas de praktische uitvoering vast. Bevestig eerst datum en locatie, benader kandidaten en bepaal de debatonderwerpen. Leg vervolgens de rol van de moderator, de debatregels en het programma vast, zodat alle deelnemers dezelfde informatie krijgen. Regel techniek, aanmeldingen, pers en catering ruim op tijd. Test op de dag zelf alle microfoons, laptop, beamer en kabels voordat het publiek binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Kandidaten benaderen
2 personen
- 3
Debatonderwerpen vaststellen
3 personen
- 4
Moderator vastleggen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Persuitnodigingen versturen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vragen van bezoekers verzamelen
2 personen
- 11
Kandidateninformatie controleren
2 personen
- 12
Debatregels opstellen
2 personen
- 13
Programma definitief maken
2 personen
- 14
Techniek reserveren
- 15
Meubilair reserveren
- 16
Catering bestellen
2 personen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Perslijst voorbereiden
- 19
Routebeschrijving versturen
- 20
Naambadges maken
2 personen
- 21
Vragenkaartjes afdrukken
- 22
Programma afdrukken
- 23
Aanmeldlijst afdrukken
- 24
Techniek testen
2 personen
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Event
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Zaal controleren
2 personen
- 29
Stoelen opstellen
4 personen
- 30
Debattafels opstellen
3 personen
- 31
Techniek aansluiten
2 personen
- 32
Presentatiescherm plaatsen
2 personen
- 33
Naambadges klaarleggen
- 34
Registratietafel inrichten
2 personen
- 35
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 36
Kandidaten ontvangen
2 personen
- 37
Moderator instrueren
2 personen
- 38
Microfoons testen
2 personen
- 39
Bezoekers registreren
3 personen
- 40
Programma uitdelen
2 personen
- 41
Bezoekers naar zaal verwijzen
2 personen
- 42
Debat openen
- 43
Kandidaten introduceren
- 44
Debatrondes begeleiden
2 personen
- 45
Publieksvragen verzamelen
2 personen
- 46
Dranken serveren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
- 48
Hapjes serveren
2 personen
- 49
Pers en kandidaten begeleiden
2 personen
- 50
Afsluiting aankondigen
- 51
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
- 52
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 53
Kandidaten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 55
Techniek afkoppelen
2 personen
- 56
Meubilair afbreken
4 personen
- 57
Servies afwassen
2 personen
- 58
Afval verzamelen
2 personen
- 59
Zaal schoonmaken
3 personen
- 60
Toiletten controleren
- 61
Locatie afsluiten
2 personen
- 62
Materialen retourneren
2 personen
- 63
Foto's en opnames archiveren
- 64
Bedankbericht versturen
- 65
Verslag publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 110
- Debattafelsaantal 4
- Registratietafel
- Cateringtafelsaantal 3
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 5
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-sticksaantal 2
- Reservebatterijenaantal 20
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Decoratie
- Naambordjesaantal 10
- Tafelkleedjesaantal 7
- Richtingsbordenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 4
- Kandidatenbordenaantal 10
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg debatonderwerpen, spreektijden en interruptieregels uiterlijk twee weken vooraf schriftelijk vast. Laat kandidateninformatie en namen controleren voordat je programma’s en naambadges afdrukt.
- Plan de techniek niet als laatste onderdeel. Test draadloze microfoons, geluidsmixer, luidsprekers, laptop, beamer, HDMI-kabels en reservebatterijen minimaal 60 minuten voor aanvang.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Verwerk aanmeldingen dagelijks in de laatste week en druk de aanmeldlijst pas op de dag zelf af.
- Verzamel publieksvragen vooraf én bij de registratie. Print vragenkaartjes en wijs één persoon aan die de vragen sorteert, zodat de moderator niet tijdens het debat hoeft te zoeken.
- Maak aparte tijdsloten voor opbouw, registratie, debat en catering. Zet registratietafel, debat- en cateringtafels op tijd klaar en stuur de routebeschrijving uiterlijk 24 uur vooraf naar bezoekers, kandidaten en pers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een verkiezingsdebat organiseren?
- Begin minimaal zes weken vooraf met datum, locatie, kandidaten en moderator. Leg onderwerpen, regels en het programma uiterlijk twee weken voor het debat definitief vast.
- Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de techniek van een verkiezingsdebat?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor opbouw en controle, inclusief microfoons, geluidsmixer, luidsprekers, laptop en beamer. Doe daarnaast 30 minuten voor aanvang een korte eindtest in de zaal.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een verkiezingsdebat?
- Verstuur publieksuitnodigingen zodra datum, locatie en aanmeldformulier klaar zijn, bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Persuitnodigingen stuur je uiterlijk twee weken voor het debat en een herinnering 48 uur vooraf.
- Hoeveel vragen moet je voorbereiden voor een verkiezingsdebat?
- Bereid per gepland debatonderwerp minimaal twee vragen voor en verzamel daarnaast publieksvragen. Houd een reserve van 5 tot 10 vragen achter de hand voor uitval, tijdwinst of een onverwachte wending.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!