Cómo organizar un debate electoral sin dejar cabos sueltos
Un debate electoral se organiza mejor de atrás hacia delante: primero aseguras fecha, lugar y candidatos, y después cierras el formato, el público y la producción. El moderador y las reglas deben estar definidos antes de abrir las inscripciones, porque condicionan la duración y las preguntas. La técnica merece una prueba completa, no solo una comprobación rápida el mismo día. También conviene reservar tiempo para prensa, acreditaciones, registro y catering, elementos que suelen quedarse para el final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Contactar a los candidatos
2 personas
- 3
Definir los temas del debate
3 personas
- 4
Contratar al moderador
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones a la prensa
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar preguntas de los visitantes
2 personas
- 11
Comprobar la información de los candidatos
2 personas
- 12
Redactar las normas del debate
2 personas
- 13
Definir el programa final
2 personas
- 14
Reservar técnica
- 15
Reservar mobiliario
- 16
Pedir el catering
2 personas
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Preparar la lista de prensa
- 19
Enviar indicaciones
- 20
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 21
Imprimir tarjetas de preguntas
- 22
Imprimir el programa
- 23
Imprimir la lista de inscritos
- 24
Probar la técnica
2 personas
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Preparar catering no perecedero
2 personas
Evento
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Comprobar la sala
2 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Montar las mesas de debate
3 personas
- 31
Conectar la técnica
2 personas
- 32
Colocar la pantalla de presentación
2 personas
- 33
Colocar las acreditaciones
- 34
Montar la mesa de registro
2 personas
- 35
Montar la mesa de catering
2 personas
- 36
Recibir a los candidatos
2 personas
- 37
Instruir al moderador
2 personas
- 38
Probar los micrófonos
2 personas
- 39
Registrar a los visitantes
3 personas
- 40
Repartir el programa
2 personas
- 41
Indicar a los visitantes la sala
2 personas
- 42
Abrir el debate
- 43
Presentar a los candidatos
- 44
Moderar las rondas de debate
2 personas
- 45
Recoger preguntas del público
2 personas
- 46
Servir las bebidas
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
- 48
Servir aperitivos
2 personas
- 49
Coordinar a la prensa y a los candidatos
2 personas
- 50
Anunciar el cierre
- 51
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 52
Recoger objetos perdidos
- 53
Despedir a los candidatos
2 personas
Seguimiento
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Desconectar la tecnología
2 personas
- 56
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 57
Lavar la vajilla
2 personas
- 58
Recoger la basura
2 personas
- 59
Limpiar la sala
3 personas
- 60
Comprobar los baños
- 61
Cerrar el recinto
2 personas
- 62
Devolver los materiales
2 personas
- 63
Archivar fotos y grabaciones
- 64
Enviar mensaje de agradecimiento
- 65
Publicar el informe
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesas para el debatecant. 4
- Mesa de registro
- Mesas de cateringcant. 3
- Taburetescant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 5
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Memorias USBcant. 2
- Baterías de repuestocant. 20
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Pancartas con nombrescant. 10
- Manteles individualescant. 7
- Señales direccionalescant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Carteles de candidatoscant. 10
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a candidatos o prensa. Comprueba que la sala permite colocar las mesas del debate, el registro, las sillas y el catering sin bloquear entradas ni salidas.
- Define los temas, las reglas y el programa antes de abrir el formulario de inscripción. Indica cuánto dura cada bloque, cómo se recogen las preguntas y qué límites tendrá cada intervención.
- Contrata al moderador con margen suficiente para revisar el formato y la información de los candidatos. Entrégale las preguntas recopiladas y las normas definitivas al menos 3 días antes.
- Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes: micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, portátil, proyector, pantalla, cables y baterías de repuesto.
- Cierra el registro y el catering con una cifra realista de asistentes. Imprime la lista de inscritos, las identificaciones, las tarjetas de preguntas y el programa el día anterior, y asigna voluntarios a registro, prensa y sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un debate electoral?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite confirmar candidatos, contratar al moderador, cerrar los temas, abrir inscripciones y reservar la técnica y el mobiliario.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un debate electoral?
- Ábrelas cuando ya estén confirmados el lugar, la fecha, el formato y la duración, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Mantén el formulario activo hasta 2 o 3 días antes para ajustar sillas, catering y registro.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica del debate?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación breve 2 horas antes de empezar. Prueba cada micrófono, altavoz, conexión HDMI, proyección y batería de repuesto.
- ¿Cuánto catering necesito para un debate electoral?
- Calcula una ración por persona inscrita y añade un margen del 10 al 15 % para prensa, candidatos, voluntarios y acompañantes. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones, como máximo 3 días antes.
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