Zo organiseer je een ontspannen theemiddag
Begin met de locatie en het aantal gasten, want daarvan hangen je tafels, stoelen, servies en hoeveelheden af. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk de aanmeldingen en vraag meteen naar dieetwensen. Werk vervolgens het programma en menu uit en leg de tafelschikking vast. Op de dag zelf zet je eerst de ruimte en ontvangst klaar, daarna bereid je thee, koffie, taart en broodjes voor. Zo voorkom je dat serveren en ontvangen tegelijk op je afkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Aanmeldingen bevestigen
- 6
Programma en menu maken
2 personen
- 7
Tafelschikking bepalen
- 8
Boodschappenlijst controleren
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Leveringen controleren
- 11
Thee en koffie klaarzetten
- 12
Taart en broodjes voorbereiden
2 personen
- 13
Naamkaartjes maken
- 14
Ruimte controleren
2 personen
- 15
Tafels opstellen
3 personen
- 16
Stoelen plaatsen
2 personen
- 17
Tafels dekken
3 personen
- 18
Decoratie ophangen
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 21
Hapjes op schalen leggen
2 personen
- 22
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
- 23
Gasten ontvangen
3 personen
- 24
Thee en koffie serveren
3 personen
- 25
Hapjes serveren
2 personen
- 26
Dranken bijvullen
2 personen
- 27
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 28
Gasten begeleiden bij vertrek
2 personen
Nazorg
- 29
Tafels afruimen
3 personen
- 30
Servies afwassen
2 personen
- 31
Afval sorteren
2 personen
- 32
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 33
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 34
Overgebleven eten bewaren
- 35
Materialen controleren
2 personen
- 36
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Serveerbuffetaantal 2
- Kapstok
Servies
- Theekopjesaantal 50
- Schoteltjesaantal 50
- Theelepelsaantal 55
- Gebaksbordjesaantal 55
- Gebaksvorkjesaantal 55
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Melkkannetjesaantal 4
- Suikerkommenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparaataantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Taartscheppenaantal 3
- Serveerkaraffenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
- Menukaartenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 6
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Afwasborstelsaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en bevestig ze opnieuw nadat het menu is vastgesteld. Zo hoef je op de middag zelf niet te raden welke taart of broodjes iemand wel of niet kan eten.
- Controleer de boodschappenlijst vóór je gaat inkopen en controleer leveringen zodra ze binnenkomen. Let vooral op thee, koffie, melk, suiker, water en voldoende taart- en broodjesporties.
- Zet waterkokers, het koffiezetapparaat en thermoskannen vóór de ontvangst op hun plek en test verlengsnoeren vooraf. Een losse stroomaansluiting of te korte kabel merk je anders pas wanneer de eerste gasten binnenkomen.
- Dek de tafels ruim vóór aanvang met kopjes, schoteltjes, theelepels, gebaksbordjes en vorkjes. Leg serveertangen en taartscheppen bij de schalen; die worden vaak vergeten omdat ze niet op de boodschappenlijst staan.
- Maak de ontvangsttafel en naamkaartjes af voordat je de thee en koffie bereidt. Gasten kunnen dan meteen hun jas kwijt, hun plek vinden en water pakken terwijl jij de warme dranken afmaakt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een theemiddag voor te bereiden?
- Plan minimaal 2 uur op de dag zelf voor tafels, stoelen, servies, decoratie en ontvangst. Begin 60 tot 90 minuten vóór binnenkomst met thee, koffie, taart en broodjes, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te snijden of te zoeken.
- Wanneer vraag je dieetwensen voor een theemiddag?
- Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vóór de theemiddag. Bevestig daarna per gast wat er wordt geregeld, vooral bij taart, broodjes en melk of andere toevoegingen.
- Hoeveel thee en koffie moet ik voorbereiden voor een theemiddag?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 koppen drank per persoon en houd daarna per persoon nog 1 kop achter de hand. Zet water en extra koffie of thee niet allemaal vooraf klaar: warme dranken verliezen snel kwaliteit.
- Wanneer zet je de tafels voor een theemiddag klaar?
- Stel tafels en stoelen uiterlijk 90 minuten vóór de ontvangst op, zodat je nog ruimte kunt aanpassen. Dek daarna de tafels en plaats naamkaartjes; controleer ten minste 30 minuten vóór aanvang of elke zitplaats servies en bestek heeft.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!