Zo organiseer je een studiereis zonder losse eindjes

Een studiereis organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met datum, bestemming en haalbaar vervoer. Leg daarna de excursie en route vast, zodat je weet hoeveel tijd er overblijft voor maaltijden en opdrachten. Verzamel vroeg de deelnemersgegevens, dieetwensen, toestemmingen en noodcontacten. Op de reisdag zelf draait alles om een actuele deelnemerslijst, duidelijke vertrektijden en materiaal dat per groep klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en bestemming vastleggen
2 personen
2
Excursie reserveren
3
Vervoer reserveren
4
Programma en route uitwerken
2 personen
5
Deelnemerslijst opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Toestemmingen verzamelen
2 personen
10
Noodcontacten controleren
11
Lunch en diner reserveren
12
Deelnemers indelen
2 personen
13
Begeleiders koppelen
2 personen
14
Route en vertrektijden delen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Naamstickers voorbereiden
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen

Event

22
Routekaarten uitdelen
2 personen
23
Aanwezigheid registreren
3 personen
24
Bagage en materialen laden
4 personen
25
Deelnemers welkom heten
2 personen
26
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
27
Vertrek en reis begeleiden
4 personen
28
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
29
Groepen naar locatie begeleiden
4 personen
30
Excursie begeleiden
4 personen
31
Vragen en opdrachten uitdelen
2 personen
32
Groepsfoto maken
33
Diner begeleiden
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
36
Terugreis begeleiden
4 personen
37
Achtergebleven spullen controleren
2 personen

Nazorg

38
Materialen uitladen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Materialen schoonmaken
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Restanten sorteren
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare tafelsaantal 4
Opvouwbare stoelenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Opladersaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Catering

Lunchboxenaantal 50
Servettenaantal 100
Naamstickersaantal 50
Herbruikbare waterflessenaantal 50
Boodschappen

Kantoor

Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Routekaartenaantal 50
Opdrachtbladenaantal 50

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 4

Tips

Reserveer excursie en vervoer voordat je deelnemers uitnodigt. Plan bij elke verplaatsing minimaal 15 minuten overstaptijd en noteer één alternatief voor vertraging.
Sluit aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor vertrek. Gebruik de definitieve lijst daarna voor dieetwensen, toestemmingen, noodcontacten, groepsindeling en naamstickers.
Maak het programma per uur en deel route, vertrektijden en verzamelpunten minstens 7 dagen vooraf. Zet dezelfde informatie ook op een routekaart voor deelnemers zonder bereik.
Stel lunchpakketten en dranken de dag ervoor samen. Houd koelboxen met koelelementen apart van materialen zoals opdrachtbladen, routekaarten en opladers.
Wijs per groep één begeleider aan en geef die een deelnemerslijst, telefoonnummer en EHBO-koffer. Registreer aanwezigheid bij vertrek, na elke excursie en vóór de terugreis.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiereis organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, bestemming, excursie en vervoer. Reserveer populaire excursies en groepsmaaltijden zo vroeg mogelijk; de deelnemersgegevens kun je daarna verder aanvullen.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een studiereis definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 2 weken voor vertrek definitief. Plan daarna nog 3 tot 5 werkdagen voor het controleren van dieetwensen, toestemmingen, noodcontacten en de groepsindeling.
Hoeveel begeleiding heb je nodig tijdens een studiereis?: Koppel minimaal één begeleider aan elke vaste groep deelnemers. Zorg daarnaast voor één centrale contactpersoon die de totale lijst beheert en bij vertrek en terugkomst de aanwezigheid controleert.
Wanneer deel je het programma en de route van een studiereis?: Deel programma, route, vertrektijden en verzamelpunten minimaal 7 dagen vooraf. Stuur een update binnen 24 uur voor vertrek als de weersverwachting of een vervoersverbinding aanleiding geeft tot een wijziging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.