Zo organiseer je een stadsfestival zonder last-minute chaos
Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je het programma en de reserveringen vast. Een stadsfestival vraagt daarnaast om een duidelijke bezoekersroute, voldoende vrijwilligers en een plan voor techniek, catering en slecht weer. Werk met één plattegrond waarop podia, tenten, tafels, toiletten, ingangen en noodroutes staan. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat leveranciers en vrijwilligers niet in de laatste week nog moeten worden aangepast.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Reserveringen maken
- 4
Programma samenstellen
2 personen
- 5
Optredens bevestigen
- 6
Vrijwilligers werven
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Leveranciers bevestigen
- 11
Plattegrond uitwerken
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
- 13
Route en parkeerinformatie delen
- 14
Weersverwachting controleren
- 15
Noodnummers afdrukken
- 16
Plattegrond afdrukken
- 17
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 18
Tafelaanduidingen maken
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
- 22
Koelproducten opslaan
2 personen
- 23
Materialen verzamelen
3 personen
- 24
Apparatuur opladen
- 25
Tenten opbouwen
4 personen
- 26
Afzetlint plaatsen
2 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen opstellen
4 personen
- 29
Podiumzone vrijmaken
2 personen
- 30
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
- 31
Microfoons testen
2 personen
- 32
Verlichting plaatsen
3 personen
- 33
Stroomkabels afplakken
2 personen
- 34
Versiering ophangen
3 personen
- 35
Informatiebord plaatsen
- 36
Ingang bewegwijzeren
2 personen
- 37
Eetkraam inrichten
3 personen
- 38
Drankenstation inrichten
2 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 41
Broodjes beleggen
3 personen
- 42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 44
Toiletten controleren
2 personen
- 45
EHBO-koffer klaarleggen
Event
- 46
Vrijwilligers inchecken
2 personen
- 47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 48
Programma zichtbaar ophangen
2 personen
- 49
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 50
Informatie verstrekken
2 personen
- 51
Hapjes serveren
4 personen
- 52
Dranken uitgeven
3 personen
- 53
Koffie en thee schenken
2 personen
- 54
Optredens begeleiden
2 personen
- 55
Muziek afspelen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Hapjes bijvullen
2 personen
- 58
Afvalbakken legen
2 personen
- 59
Tafels schoonhouden
2 personen
- 60
Toiletten tussentijds controleren
- 61
Voorraad controleren
- 62
Laatste ronde aankondigen
- 63
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Nazorg
- 64
Stroom uitschakelen
2 personen
- 65
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
- 66
Afval verzamelen
4 personen
- 67
Servies verzamelen
3 personen
- 68
Meubilair afbouwen
5 personen
- 69
Decoratie verwijderen
3 personen
- 70
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 71
Tenten afbreken
4 personen
- 72
Terrein schoonmaken
5 personen
- 73
Servies afwassen
3 personen
- 74
Materialen inventariseren
2 personen
- 75
Materialen schoonmaken
3 personen
- 76
Apparatuur opladen
- 77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 78
Gevonden voorwerpen registreren
- 79
Restvoorraad opslaan
2 personen
- 80
Afval afvoeren
2 personen
- 81
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 10
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Transportkarrenaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Kommetjesaantal 80
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
- Schenk kannenaantal 10
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Tafelkledenaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Stoepbordenaantal 6
- Wegwijspijlenaantal 12
- Naambadgesaantal 80
- Badgehoudersaantal 60
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Mengpaneel
- Speakerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Lampstatievenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Serveertangenaantal 10
- Keukenschortenaantal 8
- Handdoekenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilniscontainersaantal 4
- Handdesinfectiehoudersaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Drankdispensersaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Buffetbakkenaantal 12
- Broodmandenaantal 6
- Voorraadkrattenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
- Kassadozenaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Menukaartenaantal 12
- Prijskaartstandaardsaantal 12
- Boodschappen
Tips
- Leg de plattegrond uiterlijk twee weken vooraf vast. Teken niet alleen het podium en de partytenten in, maar ook wegwijspijlen, buffettafels, koelboxen, parkeerinformatie en een vrije noodroute.
- Bevestig optredens, leveranciers en reserveringen uiterlijk vier weken voor het festival schriftelijk. Controleer daarbij wie podiumdoeken, actieve speakers, microfoons, het mengpaneel en speakerstatieven levert.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok in plaats van met één algemene lijst. Reken voor ontvangst, catering, techniek, opbouw en opruimen op aparte bezetting, zodat niemand tijdens een optreden tegelijk bij de ingang en het podium nodig is.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventaris daarna af. Tel borden, kommetjes, vorken, messen, lepels, herbruikbare drinkglazen en koffiekopjes per eet- en drinkmoment; materialen die pas op de dag zelf worden geteld, ontbreken vaak juist dan.
- Maak de opbouwvolgorde afhankelijk van het weer en de stroomvoorziening. Bouw eerst tenten en basisinrichting op, laad apparatuur vooraf op en leg noodnummers, plattegronden, naambadges en tafelaanduidingen geprint klaar. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor aanvang.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een stadsfestival organiseren?
- Begin minimaal zes maanden vooraf met datum, locatie en vergunningen. Leg programma, optredens en leveranciers bij voorkeur vier tot acht weken voor het festival vast, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
- Wanneer moet je een vergunning voor een stadsfestival aanvragen?
- Controleer de vergunningseisen direct nadat de locatie is gekozen en vraag de vergunning aan volgens de termijn van je gemeente. Houd minimaal acht tot twaalf weken ruimte aan; een aanvraag in de laatste maand laat weinig tijd voor aanvullende voorwaarden.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een stadsfestival?
- Maak aparte bezetting voor ontvangst, catering, techniek, opbouw en opruimen. Als praktische start kun je per taakblok minstens twee vrijwilligers plannen en voor een festival met meerdere zones per zone een aanspreekpunt toevoegen.
- Wanneer maak je de plattegrond en route-informatie voor een stadsfestival?
- Werk een eerste plattegrond vier weken vooraf uit en maak de definitieve versie uiterlijk twee weken voor het festival. Deel route- en parkeerinformatie daarna meteen; druk de plattegrond en noodnummers uiterlijk de dag ervoor af.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!