Zo organiseer je een speurtocht als teamuitje
Begin minimaal vier weken vooraf met het aantal deelnemers, de route en het gewenste tempo. Reserveer daarna de pauze- en picknickplek, werk de opdrachten uit en leg de scoreverdeling vast. Test de route zelf voordat je kaarten en formulieren print; zo ontdek je ontbrekende aanwijzingen, onduidelijke opdrachten en plekken waar teams kunnen verdwalen. Op de dag zelf draait alles om complete teamsets, een duidelijke registratie en een startpunt dat al klaarstaat voordat de eerste deelnemers aankomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Teams samenstellen
2 personen
- 5
Route uitzetten
2 personen
- 6
Opdrachten bedenken
2 personen
- 7
Opdrachten controleren
2 personen
- 8
Picknicklocatie reserveren
- 9
Pauzeplek reserveren
- 10
Scoreverdeling vastleggen
- 11
Routekaarten printen
- 12
Opdrachtkaarten printen
- 13
Antwoordformulieren printen
- 14
Teamsets samenstellen
2 personen
- 15
Materialen inkopen
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Route vooraf testen
2 personen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Elektronica opladen
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Transportboxen inpakken
2 personen
Event
- 22
Startpunt opbouwen
4 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 24
Routeborden plaatsen
2 personen
- 25
Deelnemers registreren
2 personen
- 26
Spelregels uitleggen
2 personen
- 27
Teamsets uitdelen
2 personen
- 28
Teams laten starten
2 personen
- 29
Controleposten bemannen
4 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Binnenkomende teams registreren
2 personen
- 32
Antwoorden nakijken
3 personen
- 33
Broodmaaltijd voorbereiden
3 personen
- 34
Eten en drinken serveren
3 personen
- 35
Scores bekendmaken
- 36
Winnaar bekendmaken
- 37
Groepsfoto maken
- 38
Materialen afbouwen
4 personen
- 39
Afval verzamelen
3 personen
Nazorg
- 40
Servies afwassen
2 personen
- 41
Locatie schoonmaken
3 personen
- 42
Materialen sorteren
2 personen
- 43
Geleende materialen retourneren
- 44
Verloren voorwerpen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 24
- Tafelkledenaantal 4
Spelmateriaal
- Clipboardsaantal 12
- Routekaartenaantal 12
- Opdrachtkaartenaantal 12
- Antwoordformulierenaantal 30
- Scoreformulierenaantal 6
- Enveloppenaantal 30
- Balpennenaantal 30
- Teamlintenaantal 6
- Pionnenaantal 12
- Touwrollenaantal 2
- Prijzenaantal 3
Apparatuur
- Megafoon
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
Verlichting
- Led-lantaarnsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Catering
- Koelboxenaantal 3
- Waterdispensersaantal 2
- Thermoskannenaantal 2
- Herbruikbare bekersaantal 30
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbaar bestekaantal 30
- Servertangenaantal 4
- Boodschappen
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Reflecterende hesjesaantal 4
Decoratie
- Startvlaggenaantal 2
- Routebordjesaantal 12
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Tips
- Maak teams pas nadat de aanmeldingen binnen zijn en verwerk dieetwensen meteen voor de picknick. Stuur de uitnodigingen uiterlijk vier weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer tien dagen voor het teamuitje.
- Plan de route eerst op tijdsduur en pauzemomenten, niet alleen op afstand. Test de volledige route zeven tot tien dagen vooraf en controleer onderweg ook bereikbaarheid, routeborden en plekken waar opdrachten kunnen verdwijnen.
- Geef elk team een complete set met routekaarten, opdrachtkaarten, antwoordformulieren, een clipboard en meerdere balpennen. Leg de sets per team klaar in een envelop, zodat de uitgifte bij de registratie minder dan vijf minuten duurt.
- Print de kaarten en formulieren uiterlijk twee dagen vooraf en neem minstens één extra set per drie teams mee. Controleer vóór het printen of opdrachten, antwoorden en scoreformulieren dezelfde nummering gebruiken.
- Bouw het startpunt minimaal 45 minuten vóór aanvang op en laad elektronica en powerbanks de avond ervoor op. Zet dranken koel, leg de EHBO-koffer zichtbaar klaar en controleer de weersverwachting nogmaals op de ochtend zelf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een speurtocht voor een teamuitje organiseren?
- Begin vier tot zes weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en de route. Reserveer de pauze- en picknickplek zodra de datum vaststaat en test de route zeven tot tien dagen vóór het uitje.
- Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht voor een teamuitje nodig?
- Reken op ongeveer één opdracht per tien tot vijftien minuten looptijd. Voor een speurtocht van twee uur kom je daarmee uit op 8 tot 12 opdrachten, inclusief tijd voor verplaatsen en antwoorden invullen.
- Hoeveel tijd moet je rekenen voor de voorbereiding op de dag zelf?
- Plan minimaal 45 minuten voor het startpunt, de tafels en stoelen, routeborden en registratie. Zorg dat teamsets, startvlaggen en de megafoon dan al klaarliggen, zodat deelnemers niet op materiaal hoeven te wachten.
- Hoeveel reserve materiaal neem je mee voor een speurtocht?
- Neem één extra teamset per drie teams mee en minstens 10 procent extra balpennen en formulieren. Laad bovendien alle elektronica volledig op en neem powerbanks, oplaadkabels en reservebatterijen mee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!