Zo organiseer je een Sinterklaasfeest zonder last-minute stress
Begin met de datum, het tijdstip en de locatie voordat je gasten of Sint en Pieten uitnodigt. Daarna werk je in deze volgorde: aanmeldingen verzamelen, dieetwensen noteren, programma en cadeaus vastleggen en pas dan de boodschappen plannen. Reserveer de locatie en bevestig de komst van Sint en Pieten uiterlijk vier weken vooraf. In de laatste week controleer je de cadeaulijst, label je alle pakjes en verdeel je de opbouwtaken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en tijd bevestigen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Sinterklaas uitnodigen
- 4
Pieten uitnodigen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Programma opstellen
2 personen
- 9
Gedichten en liedjes kiezen
2 personen
- 10
Cadeaulijst controleren
2 personen
- 11
Cadeaus labelen
3 personen
- 12
Reservering bevestigen
- 13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 14
Houdbare boodschappen doen
2 personen
- 15
Verse boodschappen doen
2 personen
- 16
Cadeautafel voorbereiden
2 personen
- 17
Muziek afspeellijst maken
- 18
Naamkaartjes schrijven
2 personen
- 19
Cadeaus naar locatie brengen
2 personen
- 20
Locatie openen
2 personen
- 21
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 22
Tafels opstellen
3 personen
- 23
Stoelen opstellen
3 personen
- 24
Cadeautafel inrichten
2 personen
- 25
Versiering ophangen
3 personen
- 26
Entree versieren
2 personen
- 27
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 28
Muziek testen
- 29
Dranken koud zetten
2 personen
- 30
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 31
Buffet klaarzetten
3 personen
- 32
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 33
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 34
Naamkaartjes neerleggen
Event
- 35
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 36
Gasten verwelkomen
3 personen
- 37
Jassen aannemen
2 personen
- 38
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 39
Sinterklaas aankondigen
- 40
Sinterklaas ontvangen
3 personen
- 41
Openingslied begeleiden
2 personen
- 42
Verhaal van Sinterklaas begeleiden
2 personen
- 43
Spelronde begeleiden
4 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Hapjes bijvullen
2 personen
- 46
Gedichten begeleiden
2 personen
- 47
Cadeaus uitdelen
4 personen
- 48
Foto’s maken
- 49
Dinerbuffet openen
2 personen
- 50
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
- 51
Koffie en thee serveren
2 personen
- 52
Afscheidslied inzetten
2 personen
- 53
Sinterklaas uitzwaaien
3 personen
- 54
Gasten afscheid laten nemen
2 personen
- 55
Jassen teruggeven
2 personen
Nazorg
- 56
Afval verzamelen
3 personen
- 57
Buffet opruimen
3 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 60
Versiering verwijderen
3 personen
- 61
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
- 62
Ruimte schoonmaken
4 personen
- 63
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 64
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 65
Locatie afsluiten
2 personen
- 66
Materialen retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 65
- Kapstokkenaantal 3
- Buffettafelsaantal 3
- Cadeautafel
- Afvalbakkenaantal 5
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Drinkglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 40
- Koffielepelsaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Soeplepelsaantal 4
- Kannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Broodmesaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 5
- Opscheplepelsaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Opladersaantal 3
Decoratie
- Sinterklaasvlaggenaantal 4
- Pietenballonnenaantal 40
- Rood-witte slingersaantal 8
- Jutezakkenaantal 4
- Kunststof mijtersaantal 3
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafellopersaantal 8
- LED-kaarsenaantal 12
- Cadeaulabelsaantal 70
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Spelmateriaal
- Muziekquizkaartenaantal 70
- Bingokaartenaantal 70
- Bingo-markeerstiftenaantal 70
- Dobbelstenenaantal 10
- Pietenmutsenaantal 20
- Hoefijzersaantal 6
- Ringwerpringenaantal 12
- Jutezakken voor spelaantal 4
- Houten blokkenaantal 30
Kantoor
- Pennenaantal 20
- Plakbandaantal 4
- Schrijfpapieraantal 100
- Schaaraantal 4
- Stiftenaantal 2
- Klembordenaantal 4
- Printpapieraantal 100
- Programmafoldersaantal 70
Veiligheid
- Kabelgotenaantal 8
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 3
Tips
- Plan een kort programma van maximaal 90 minuten als er veel jonge kinderen komen. Zet gedichten, liedjes en het cadeaumoment vooraf in een vaste volgorde, zodat niemand tijdens het feest hoeft te zoeken.
- Verzamel dieetwensen meteen met de aanmelding en maak één overzicht. Koop houdbare producten eerder, maar haal verse boodschappen pas één tot twee dagen voor het feest.
- Label cadeaus met naam én volgnummer en leg ze vóór de start op de cadeautafel. Bewaar de cadeaulijst bij één aangewezen begeleider; losse briefjes raken snel kwijt.
- Regel de praktische opbouw niet op het laatste moment. Reserveer minstens 90 minuten voor schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, de cadeautafel inrichten en versiering ophangen.
- Controleer een week vooraf of de locatie alle benodigdheden heeft: servies, drinkglazen, kannen, afvalbakken, koffiezetapparaat of waterkoker en voldoende koelruimte. Neem voor bederfelijke producten een koelbox mee als de koelkastcapaciteit onzeker is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasfeest organiseren?
- Leg datum, tijd en locatie bij voorkeur zes weken vooraf vast. Nodig Sint, Pieten en gasten uiterlijk vier weken van tevoren uit, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wanneer moet je de cadeaus voor een Sinterklaasfeest regelen?
- Controleer de cadeaulijst uiterlijk twee weken voor het feest en koop of verzamel alle cadeaus daarna. Label elk cadeau uiterlijk de avond ervoor en breng ze op tijd naar de locatie.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een Sinterklaasfeest op te bouwen?
- Reken op minimaal 90 minuten voor het openen en schoonmaken van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, de cadeautafel en versiering. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle.
- Wanneer doe je boodschappen voor een Sinterklaasfeest?
- Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse producten één tot twee dagen voor het feest. Controleer de boodschappenlijst opnieuw op de ochtend zelf, vooral voor dieetwensen en gekoelde producten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!