Zo organiseer je een silent disco zonder gedoe

Begin met de datum en locatie, en reserveer daarna direct de silentdiscoapparatuur en catering. Het aantal gasten bepaalt hoeveel koptelefoons, eten, drinken en zitplaatsen je nodig hebt. Verzamel bij de aanmelding ook dieetwensen en muziekvoorkeuren, zodat je het programma en de afspeellijsten op tijd kunt vastleggen. Controleer vóór de start de apparatuur, laad alles op en maak de dansvloer vrij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Silentdiscoapparatuur reserveren
3
Catering reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Muziekvoorkeuren verzamelen
9
Definitief aantal gasten bepalen
10
Cateringhoeveelheden doorgeven
11
Muziekgenres selecteren
2 personen
12
Afspeellijsten samenstellen
2 personen
13
Programma en tijden vastleggen
14
Informatie naar gasten sturen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Apparatuur ophalen
2 personen
18
Afspeellijsten offline opslaan
19
Apparatuur opladen
20
Boodschappen sorteren
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Vloer en entree controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Dansvloer vrijmaken
2 personen
25
Garderobe inrichten
2 personen
26
Buffet- en barzone inrichten
3 personen
27
Decoratie ophangen
2 personen
28
Verlichting plaatsen
2 personen
29
Headphones uitpakken
3 personen
30
Headphones opladen en testen
3 personen
31
Transmitters aansluiten
2 personen
32
Muziekkanalen testen
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen
35
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

36
Welkomstbriefing geven
2 personen
37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Headphones uitdelen
3 personen
39
Gebruik van headphones uitleggen
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Buffet netjes houden
2 personen
43
Headphones tussentijds controleren
2 personen
44
Defecte headphones vervangen
2 personen
45
Muziekkanalen wisselen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Laatste ronde aankondigen
48
Headphones innemen
3 personen
49
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

50
Apparatuur uitschakelen
2 personen
51
Headphones sorteren
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Decoratie verwijderen
2 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
57
Vloer schoonmaken
2 personen
58
Sanitair controleren
59
Locatie afsluiten
2 personen
60
Apparatuur retourneren
2 personen
61
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
62
Gevonden voorwerpen registreren
63
Leveranciersfacturen controleren
64
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 6
Zitbankenaantal 6
Stoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 70
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Silentdiscoheadphonesaantal 70
Audiozendersaantal 3
Audiomixer
Muziekspelersaantal 3
Oplaadstationsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 20

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
LED-lichtslingersaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Kanaalstickersaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare wijnglazenaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsemmersaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Flesopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de silentdiscoheadphones, audiozenders en audiomixer zodra datum en locatie vaststaan. Test de volledige set vooraf en regel reservebatterijen; een lege koptelefoon valt tijdens de avond direct op.
Sluit de gastenlijst op tijd af en geef het definitieve aantal door aan de catering. Verzamel dieetwensen en muziekvoorkeuren al via het aanmeldformulier, niet pas bij binnenkomst.
Maak per kanaal een afspeellijst en sla die offline op. Zo blijft de muziek beschikbaar als de wifi op locatie wegvalt; controleer bovendien vooraf of elke muziekspeler goed werkt.
Plan de opbouw vóór de gasten arriveren: zet statafels, zitbanken en stoelen neer, richt de garderobe in en houd een vrije dansvloer over. Werk kabels weg met kabelbinders en gaffer tape om struikelen te voorkomen.
Controleer op de dag zelf de weersverwachting, haal de apparatuur op en laad alle headphones en zenders volledig op. Zet waterkannen, koelboxen en thermoskannen klaar voordat je de locatie opent.

Veelgestelde vragen

Hoeveel silentdiscoheadphones heb ik nodig?: Reken minimaal één koptelefoon per aangemelde gast. Bestel bij voorkeur 5 tot 10 procent reserve, zodat je bij een defect of onverwachte extra gast niet direct zonder zit.
Wanneer moet ik een silent disco reserveren?: Leg de apparatuur vast zodra de datum en locatie bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Wacht niet tot het definitieve aantal gasten bekend is; dat kun je later nog aanpassen.
Hoe lang duurt de opbouw van een silent disco?: Plan ongeveer 2 uur voor het klaarzetten van de dansvloer, verlichting, tafels, garderobe en apparatuur. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige geluidstest met de audiozenders en afspeellijsten.
Hoeveel drank moet ik inslaan voor een silent disco?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Zet vanaf de start water klaar en koel de voorraad vooraf in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!