Cómo organizar una silent disco sin perder el control
Una silent disco se organiza en un orden concreto: primero aseguras la fecha, el lugar y los auriculares; después cierras inscripciones, música y catering. La cantidad definitiva de invitados determina cuántos auriculares, transmisores, raciones y vasos necesitas. El día del evento, la carga del equipo, las listas sin conexión y la distribución de cables requieren más atención que la decoración. Este plan te ayuda a llegar al montaje con todo comprobado y a evitar problemas durante la fiesta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Reservar equipo de silent disco
- 3
Reservar el catering
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Recopilar preferencias musicales
- 9
Determinar el número definitivo de invitados
- 10
Comunicar las cantidades de catering
- 11
Seleccionar géneros musicales
2 personas
- 12
Preparar las listas de reproducción
2 personas
- 13
Definir el programa y los horarios
- 14
Enviar información a los invitados
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Recoger el equipo
2 personas
- 18
Guardar las listas de reproducción sin conexión
- 19
Cargar el equipo
- 20
Clasificar las compras
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Despejar la pista de baile
2 personas
- 25
Montar el guardarropa
2 personas
- 26
Montar la zona de buffet y bar
3 personas
- 27
Colgar la decoración
2 personas
- 28
Instalar la iluminación
2 personas
- 29
Desembalar los auriculares
3 personas
- 30
Cargar y probar los auriculares
3 personas
- 31
Conectar los transmisores
2 personas
- 32
Probar los canales de música
2 personas
- 33
Enfriar las bebidas
2 personas
- 34
Preparar los aperitivos
3 personas
- 35
Preparar la mesa de registro
2 personas
Evento
- 36
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
- 37
Recibir a los invitados
3 personas
- 38
Repartir auriculares
3 personas
- 39
Explicar el uso de los auriculares
2 personas
- 40
Servir aperitivos
3 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 43
Revisar los auriculares durante el evento
2 personas
- 44
Sustituir los headphones defectuosos
2 personas
- 45
Cambiar canales de música
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Anunciar la última ronda
- 48
Recoger los auriculares
3 personas
- 49
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 50
Apagar el equipo
2 personas
- 51
Clasificar auriculares
3 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 53
Retirar la decoración
2 personas
- 54
Recoger la basura
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
- 57
Limpiar el suelo
2 personas
- 58
Comprobar el sanitario
- 59
Cerrar el recinto
2 personas
- 60
Devolver el equipo
2 personas
- 61
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 62
Registrar objetos perdidos
- 63
Comprobar las facturas de proveedores
- 64
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 6
- Bancoscant. 6
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Auriculares de silent discocant. 70
- Transmisores de audiocant. 3
- Mesa de mezclas
- Músicoscant. 3
- Estaciones de cargacant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bridascant. 50
- Cinta gaffercant. 4
- Baterías de repuestocant. 20
Iluminación
- Barras de luz LEDcant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Pegatinas para el canalcant. 3
- Decoración de mesacant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vino reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Cubos de hielocant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Abridores de botellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva los auriculares, transmisores, mesa de mezclas y estaciones de carga antes de abrir las inscripciones. Calcula un auricular por invitado confirmado y añade un pequeño margen para averías o pérdidas.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de comunicar las cantidades al catering. Hazlo al menos 3 días antes para que el proveedor pueda ajustar raciones y opciones especiales.
- Prepara las listas de reproducción para los géneros elegidos y guárdalas sin conexión el mismo día que cargas el equipo. No dependas de la cobertura del lugar: prueba cada canal con auriculares antes de que lleguen los invitados.
- Define un horario con una hora concreta para la apertura, la comida y el cambio de canales musicales. Envía la información a los invitados con al menos 48 horas de antelación, incluyendo cómo recoger y devolver los auriculares.
- Reserva tiempo para revisar el suelo, la entrada y los cables antes del montaje final. Despeja la pista de baile, fija los cables con cinta gaffer o bridas y coloca el guardarropa cerca de la entrada, no junto a la zona de baile.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos auriculares necesito para una silent disco?
- Calcula un auricular por invitado confirmado y añade entre un 5 y un 10 % de unidades de reserva. Para 50 asistentes, prepara aproximadamente 53 a 55 auriculares y comprueba que todos cargan antes de abrir el recinto.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados para una silent disco?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar el número definitivo de auriculares, comunicar las cantidades al catering y preparar las pegatinas de cada canal sin trabajar con estimaciones.
- ¿Cuánto dura el montaje de una silent disco?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, guardarropa, iluminación, transmisores y estaciones de carga. Añade al menos 30 minutos para probar los canales, revisar los cables y corregir problemas de sonido.
- ¿Qué información debo enviar a los invitados antes de una silent disco?
- Envía los detalles al menos 48 horas antes: hora de llegada, ubicación, programa, canales musicales disponibles y forma de recoger y devolver los auriculares. Indica también si deben llevar algo específico y a quién acudir si un auricular falla.
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