Zo organiseer je een schrijfworkshop

Begin met de docent, de locatie en het doel van de schrijfworkshop. Werk daarna het programma en de schrijfopdrachten uit, zodat je weet hoeveel tijd, tafels en materiaal nodig zijn. Regel aanmeldingen vroeg en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf draait alles om een ingerichte ruimte, duidelijke ontvangst en schrijfmateriaal dat vóór binnenkomst klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Deelnemerslijst bijwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie reserveren
6
Docent bevestigen
7
Programma uitwerken
8
Schrijfopdrachten voorbereiden
9
Hand-outs afdrukken
10
Naambadges maken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Deelnemers herinneren
13
Ruimte controleren
2 personen
14
Tafels opstellen
2 personen
15
Stoelen klaarzetten
2 personen
16
Schrijfmateriaal verdelen
2 personen
17
Hand-outs klaarleggen
18
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
19
Dranken koud zetten
20
Hapjes klaarzetten
2 personen
21
Aanmeldtafel inrichten

Event

22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Naambadges uitdelen
24
Workshop openen
25
Schrijfvormen toelichten
26
Eerste schrijfopdracht begeleiden
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Pauze begeleiden
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Tweede schrijfopdracht begeleiden
31
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
32
Diner serveren
2 personen
33
Servies verzamelen
2 personen
34
Derde schrijfopdracht begeleiden
35
Teksten laten voordragen
36
Feedbackronde begeleiden
37
Workshop afsluiten
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
2 personen
43
Materialen inpakken
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
45
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Aanmeldtafel
Afvalbakkenaantal 3

Stationery

Notitieboekenaantal 24
Balpennenaantal 30
Potlodenaantal 24
Gummenaantal 24
Puntenslijpersaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Schrijfmappenaantal 24

Apparatuur

Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Stiften voor flip-overaantal 8
Laptop
Projector
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Lepelsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Dweilmop

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshop in blokken van 45 tot 60 minuten en reserveer per schrijfopdracht extra tijd voor uitleg en uitwisseling. Zo loopt een oefening niet meteen uit en houd je ruimte voor vragen.
Maak de deelnemerslijst minstens twee keer bij: direct na elke aanmelding en opnieuw 48 uur voor de workshop. Controleer dan ook dieetwensen en eventuele afmeldingen.
Leg per deelnemer een notitieboek, twee balpennen en een naamkaartje klaar. Zet daarnaast reservepennen, potloden, gummen en puntenslijpers op één vaste tafel.
Test laptop, projector, flip-over, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 60 minuten vóór de start. Controleer ook of de hand-outs goed leesbaar zijn en in de juiste volgorde klaarliggen.
Zet koffie, thee, water en hapjes pas klaar nadat tafels en stoelen staan. Gebruik thermoskannen en een koelbox, zodat de ontvangst niet wordt onderbroken door laatste boodschappen of gesjouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schrijfworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je genoeg tijd hebt om aanmeldingen en materiaal te regelen.
Hoeveel deelnemers zijn geschikt voor een schrijfworkshop?: Voor persoonlijke feedback werkt een groep van 8 tot 16 deelnemers meestal goed. Bij meer dan 16 deelnemers heb je extra begeleiding of kleinere tafels nodig om de schrijfopdrachten bespreekbaar te houden.
Wanneer moet je de schrijfopdrachten en hand-outs maken?: Werk het programma en de schrijfopdrachten uiterlijk 2 weken vooraf uit. Druk de hand-outs 3 tot 5 dagen voor de workshop af en leg per deelnemer één exemplaar klaar, plus enkele reservekopieën.
Wat moet je op de dag van een schrijfworkshop als eerste doen?: Controleer de ruimte 90 tot 60 minuten vóór aanvang. Zet eerst tafels, stoelen en de aanmeldtafel goed, test daarna de apparatuur en verdeel vervolgens schrijfmateriaal, hand-outs en naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.