Zo organiseer je een schaapscheerdersfeest

Begin met de vaste onderdelen: leg datum en programma vast, bevestig de schaapscheerders en controleer of de locatie geschikt is voor publiek, dieren en stroom. Regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers, zodat je weet hoeveel eten, drinken, stoelen en servies nodig zijn. Plan de dierenarts en maak een aparte werkwijze voor de schaapscheerplek en het dierenverblijf. In de laatste week controleer je weer, boodschappen, gereedschap en aansluitingen; op de dag zelf richt je eerst terrein en dierenruimte in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Schaapscheerders bevestigen
3
Locatie en terrein controleren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Dierenarts informeren
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Catering bestellen
12
Gereedschap controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Voorraad naar locatie brengen
3 personen
16
Terrein maaien en controleren
2 personen
17
Schaapscheerplek afzetten
3 personen
18
Dierenverblijf klaarmaken
3 personen
19
Stroompunten controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Decoratie ophangen
3 personen
24
Verlichting ophangen
3 personen
25
Informatieborden plaatsen
2 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
3 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
4 personen
30
Barbecue voorbereiden
3 personen
31
Dieren rustig verzamelen
3 personen
32
Scheerapparatuur klaarzetten
2 personen
33
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

34
Bezoekers ontvangen
3 personen
35
Programma toelichten
36
Schaapscheerdemonstratie begeleiden
4 personen
37
Dierenwelzijn toelichten
38
Wol demonstreren
2 personen
39
Kinderen begeleiden
3 personen
40
Dierenverblijf toezicht houden
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Barbecue bedienen
3 personen
47
Barbecuegerechten serveren
3 personen
48
Vegetarische opties serveren
49
Muziek verzorgen
50
Licht controleren
51
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
52
Dieren terugbrengen
3 personen

Nazorg

53
Restanten veilig opbergen
2 personen
54
Servies verzamelen
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Barbecue schoonmaken
2 personen
57
Keuken schoonmaken
3 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Dierenverblijf reinigen
3 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Verlichting afbouwen
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voedsel verwerken
67
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Wolweegschaal
Wolkrattenaantal 6
Schaapsscheermachinesaantal 3
Scheermessenaantal 12
Olie voor scheermachinesaantal 4
Reserve scheermachine
Gereedschapskistenaantal 2
Brandblussersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Barbecuespatelsaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Koelcontainersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Aluminium schalenaantal 10

Dierenmateriaal

Hekpanelenaantal 20
Schapenhalstersaantal 12
Drinkbakkenaantal 6
Voerbakkenaantal 6
Hooinettenaantal 4
Strobalenaantal 12
Hooiaantal 4
Drinkwaterbakkenaantal 6
Rubberen stalmattenaantal 8
Wolzakkenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Lichaamstemperatuurmeter

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Afwasteilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de schaapscheerplek niet pas tijdens de opbouw. Zet haar vooraf duidelijk af en houd een vrije route tussen dierenverblijf, scheerders en publiek; zo voorkom je dat bezoekers in de werkzone komen.
Maak de telling van aanmeldingen leidend voor catering en zitplaatsen. Controleer dieetwensen uiterlijk een week vooraf en zet buffettafels, servies en afvalbakken op logische plekken voordat het eten arriveert.
Controleer stroompunten vóór je koffiezetapparaten, waterkokers, verlichting en geluidsapparatuur aansluit. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat bezoekers er niet over lopen en test microfoon en speakers vóór de ontvangst.
Houd een reserveplan voor regen en wind klaar met partytenten, parasols en een droog onderkomen voor dieren en materialen. Controleer de weersverwachting opnieuw de dag ervoor; wacht niet tot de eerste bui met opbouwen.
Laat op de opbouwdag minstens één persoon eindverantwoordelijk zijn voor dieren en één voor bezoekers. Controleer vóór opening het maaiveld, de afzetting, informatieborden, wolweegschaal en wolkratten, zodat ontbrekende spullen nog bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaapscheerdersfeest organiseren?: Leg de datum, locatie en schaapscheerders bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest, zodat catering en vrijwilligersplanning kunnen worden aangepast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schaapscheerdersfeest?: Reken voor een klein feest op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor ontvangst en catering, één voor terrein en afval en één voor de dieren- en scheerzone. Bij meer dan ongeveer 50 bezoekers is een extra publieksbegeleider verstandig.
Wanneer moet ik de dierenarts informeren voor een schaapscheerdersfeest?: Informeer de dierenarts zodra datum en programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef uiterlijk een week voor het feest de definitieve tijden en contactgegevens van de verantwoordelijke door.
Hoe bereid ik het terrein voor op een schaapscheerdersfeest?: Maai en controleer het terrein uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf. Zet de schaapscheerplek en het dierenverblijf vóór de opbouw af, controleer stroom en ondergrond en plaats informatieborden voordat bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.