Zo organiseer je een premièrefeest zonder last-minute stress

Begin een premièrefeest niet met decoratie, maar met de filmvertoning en de gastenlijst. Zodra je weet hoeveel mensen komen en wanneer de film draait, kun je de locatie, catering, techniek en ruimte-indeling goed plannen. Werk daarna in vaste stappen: uitnodigen en dieetwensen verzamelen, reserveringen bevestigen, techniek testen en pas op het einde boodschappen, dranken en aankleding regelen. De meeste problemen ontstaan doordat ondertitels, leveringen of de ontvangsttafel te laat worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
2 personen
7
Filmvertoning reserveren
8
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
9
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
10
Techniek testen
2 personen
11
Programma afdrukken
12
Naamkaartjes maken
13
Catering bevestigen
14
Leveringen bevestigen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Decoratie inkopen
2 personen
17
Techniek ophalen
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Film en ondertitels controleren
2 personen
22
Registratielijst klaarleggen
23
Weersverwachting controleren

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Leveringen ontvangen
3 personen
26
Vloeren beschermen
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Rode loper leggen
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Fotowand opbouwen
3 personen
33
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
34
Beeldscherm opstellen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Film testen
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Buffet klaarzetten
4 personen
39
Drankenstation inrichten
2 personen
40
Servies klaarzetten
2 personen
41
Naamkaartjes klaarleggen
42
Briefing ontvangstteam
4 personen
43
Briefing cateringteam
4 personen
44
Briefing techniekteam
2 personen
45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Fotomoment begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
51
Openingswoord verzorgen
52
Filmvertoning starten
2 personen
53
Pauzedranken serveren
3 personen
54
Vragenronde begeleiden
2 personen
55
Buffet openen
2 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Gebak serveren
2 personen
58
Afscheidswoord verzorgen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Catering afbouwen
3 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Voorraad controleren
2 personen
69
Materialen sorteren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Loungezetelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 20
Karaffenaantal 12
Champagneglazenaantal 120

Catering

Boodschappen

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Filmsterrenbanneraantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 16
Servetringenaantal 120
Bloemstukkenaantal 12
Tafelnummersaantal 16
Naamkaartjesaantal 120
Pijlbordenaantal 8
Rode loperpaaltjesaantal 8
Tapeaantal 8
Touwaantal 4
Scharenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Beeldscherm
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 2
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlampenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Krattenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Kantoor

Registratieformulierenaantal 120
Pennenaantal 20
Programma'saantal 120
Plakbandaantal 6
Markeerstiftenaantal 8
Klembordenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 6

Tips

Plan eerst de filmvertoning en het locatiebezoek. Controleer tijdens dat bezoek waar het scherm, de stoelen, de registratietafel en de catering komen; zo voorkom je dat bezoekersstromen elkaar kruisen.
Verstuur uitnodigingen zodra de datum, locatie en starttijd vaststaan en houd aanmeldingen bij in één registratielijst. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat de catering niet pas enkele dagen voor de première hoeft te worden aangepast.
Test techniek niet alleen met een stilstaand beeld. Speel de film volledig af met geluid en controleer de ondertitels uiterlijk 48 uur vooraf; controleer ook of kabels, aansluitingen en de bediening op de locatie beschikbaar zijn.
Bevestig leveringen en catering uiterlijk 3 dagen voor het feest. Spreek af wie de levering ontvangt en waar tafels, stoelen, glazen, servies, dranken en decoratie worden geplaatst.
Maak de ontvangst klaar voordat de eerste gasten komen: zet naamkaartjes, programma’s, pijlborden en de registratielijst klaar. Koel dranken minstens 4 uur vooraf en plan op de dag zelf tijd voor het ontvangen van leveringen en het openen van de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een premièrefeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en filmvertoning. Reserveer catering en techniek uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig alle leveringen 3 dagen voor het feest.
Wanneer moet je de film en ondertitels testen?: Doe een volledige test uiterlijk 48 uur voor de première en herhaal een korte controle op de dag zelf. Test beeld, geluid, ondertitels en de aansluiting op de aanwezige apparatuur.
Hoeveel drank heb je nodig voor een premièrefeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast voortdurend water; stem de uiteindelijke hoeveelheid af op de duur van het programma en het aantal gasten.
Wanneer zet je de ontvangsttafel en naamkaartjes klaar?: Zet de registratietafel, naamkaartjes en programma’s minimaal 30 minuten vóór de inloop klaar. Leg de registratielijst op die plek en plaats pijlborden vanaf de ingang, zodat gasten direct weten waar ze zich melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.