Zo organiseer je een mountainbikekamp
Begin niet met fietsen klaarzetten, maar met de route, kampeerplek en voorwaarden voor deelname. Controleer vooraf of je vergunningen nodig hebt en leg vast hoeveel begeleiders je per groep inzet. Daarna regel je aanmeldingen, noodcontacten, dieetwensen en toestemmingsformulieren. In de laatste week draait alles om controle: weersverwachting, fietsen, helmen, tenten, reserveonderdelen en gekoeld eten. Zo voorkom je dat een ontbrekende toestemming of lekke band het kamp op de eerste dag vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Mountainbikeroutes selecteren
2 personen
- 3
Routevergunningen controleren
- 4
Kampeerplek reserveren
- 5
Programma opstellen
2 personen
- 6
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Noodcontacten verzamelen
- 11
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
- 12
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 13
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
- 14
Routekaarten afdrukken
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Deelnemersinformatie versturen
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Fietsen en helmen controleren
3 personen
- 19
Gereedschap en reserveonderdelen pakken
2 personen
- 20
Eten gekoeld opslaan
2 personen
- 21
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
- 22
Terrein en kampeerplek inspecteren
2 personen
- 23
Tenten opzetten
5 personen
- 24
Kookplaats inrichten
3 personen
- 25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 26
Fietsparkeerplaats afzetten
2 personen
- 27
Mountainbikes klaarzetten
3 personen
- 28
Lunch voorbereiden
4 personen
- 29
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Event
- 30
Deelnemers registreren
3 personen
- 31
Bagage en slaapplaatsen verdelen
3 personen
- 32
Campregels uitleggen
2 personen
- 33
Fietsveiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
- 34
Helmen en hesjes uitdelen
2 personen
- 35
Techniekclinic geven
3 personen
- 36
Warming-up begeleiden
3 personen
- 37
Groepsrit begeleiden
5 personen
- 38
Drinkpost bemannen
2 personen
- 39
Fietsen schoonmaken
3 personen
- 40
Diner serveren
4 personen
- 41
Dranken bijvullen
2 personen
- 42
Avondspel begeleiden
3 personen
- 43
Fietsverlichting controleren
2 personen
- 44
Avondroute begeleiden
5 personen
- 45
Avondeten en drinken opruimen
3 personen
- 46
Nachtwacht indelen
2 personen
- 47
Ontbijt voorbereiden
3 personen
- 48
Ontbijt serveren
4 personen
- 49
Tenten en bagage controleren
3 personen
- 50
Tweede groepsrit begeleiden
5 personen
- 51
Pauzevoorziening klaarzetten
2 personen
- 52
Lunchpakket uitdelen
3 personen
- 53
Fietspech verhelpen
2 personen
- 54
Afsluitende fietsvaardigheidstest
4 personen
- 55
Deelnemers afmelden
2 personen
- 56
Bagage en fietsen uitgeven
4 personen
Nazorg
- 57
Tenten afbreken
5 personen
- 58
Fietsen en materiaal inladen
4 personen
- 59
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 60
Keuken schoonmaken
3 personen
- 61
Sanitair schoonmaken
2 personen
- 62
Terrein schoon opleveren
4 personen
- 63
Beschadigingen registreren
2 personen
- 64
Materiaal terugbrengen
3 personen
- 65
Geleende fietsen retourneren
2 personen
- 66
Koelboxen en kookmateriaal reinigen
2 personen
- 67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 68
Deelnemersfoto's delen
- 69
Gevonden spullen teruggeven
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Picknickbankenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Kamperen
- Kampeertentenaantal 12
- Slaapmattenaantal 30
- Slaapzakkenaantal 30
- Kussensaantal 30
- Tentlampenaantal 15
- Haringenaantal 100
- Stormlijnenaantal 24
Sportmateriaal
- Mountainbikesaantal 30
- Fietshelmenaantal 30
- Reflecterende hesjesaantal 30
- Fietshandschoenenaantal 30
- Bidonhoudersaantal 30
- Bidonsaantal 40
- Routepijlenaantal 40
- Lintmarkeringaantal 4
- Pionnenaantal 20
- Springtouwenaantal 6
- Balansplankenaantal 4
- Fietsstandaardsaantal 6
Apparatuur
- Fietspompenaantal 6
- Bandenlichtersaantal 12
- Multitoolsaantal 6
- Reservebinnenbandenaantal 30
- Fietsreparatiestandaardsaantal 2
- Kabelbindersaantal 100
- Fietskettingsmeermiddelaantal 4
- Fietsborstelsaantal 6
- Fietsslotenaantal 15
- Zaklampenaantal 15
- Walkietalkiesaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Gasbrandersaantal 3
- Gasflessenaantal 4
- Kookpannenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Besteksetsaantal 40
- Dienbladenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 10
- Fluitjesaantal 8
- Nooddekensaantal 10
Decoratie
- Welkomstbord
- Routekaartenaantal 35
- Naamkaartjesaantal 35
- Watervaste stiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Afwasbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg routes en kampeerplek eerst vast. Controleer minimaal 6 weken vooraf of voor elke route een vergunning, melding of toestemming nodig is en noteer ook een slechtweeroptie.
- Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Controleer dan per deelnemer de noodcontacten, dieetwensen, toestemmingsformulieren en indeling van groepen en begeleiders.
- Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld vertrektijd, routekaarten, slaapspullen, kleding voor wisselend weer en wanneer deelnemers zich bij de ontvangsttafel melden.
- Plan een materiaalcontrole 1 dag voor vertrek. Controleer iedere fiets en helm en leg per groep fietspompen, multitools, bandenlichters, reservebinnenbanden en kabelbinders klaar.
- Richt de kampeerplek vóór de ontvangst in. Zet tenten, slaapmatten en slaapzakken klaar, controleer haringen en stormlijnen en maak de kookplaats en gekoelde opslag direct bruikbaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbikekamp organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, routes en kampeerplek. Gebruik de laatste 7 dagen voor deelnemersgegevens, groepsindeling en materiaalcontrole.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een mountainbikekamp?
- Deel deelnemers vooraf op in kleine groepen en wijs per groep minimaal één begeleider aan. Bepaal het exacte aantal op basis van groepsgrootte, routezwaarte en het niveau van de deelnemers.
- Wanneer moet ik vergunningen voor mountainbikeroutes controleren?
- Controleer dit meteen nadat je de routes hebt geselecteerd, idealiter 6 weken voor het kamp. Sommige toestemmingen of meldingen hebben een verwerkingstermijn, waardoor wachten tot de laatste week risico geeft.
- Wat moet ik de dag voor een mountainbikekamp controleren?
- Controleer de weersverwachting, fietsen, helmen, tentmateriaal, routekaarten en reserveonderdelen. Zet daarnaast het eten gekoeld klaar en leg het materiaal per groep of activiteit bij elkaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!